Gastro-Buchhaltung: 5 Zahlen, die jeder Gastronom kennen sollte

10, 2017, 500.000, 35, 6 – das sind fünf Zahlen, die entscheidend für Deine Gastro-Buchhaltung sein könnten. Inwiefern, erfährst Du weiter unten.

Die Buchhaltung gehört nicht zu den Schokoladenseiten der Gastronomie, aber was nutzt das Jammern? Die Buchhaltung muss ja doch gemacht werden. Neben Deinen Verkaufszahlen solltest Du als Gastronom auch einige andere Zahlen im Blick behalten. Manche interessieren Deinen Steuerberater, andere betreffen Dich persönlich. Neugierig? Im Folgenden haben wir für Dich 5 interessante Zahlen aus unterschiedlichen Bereichen der Buchhaltung herausgegriffen.  

1. Buchhaltung – bis zu 10 Jahre

Niemand würde behaupten, dass die Buchhaltung einfach ist. Es wird ein hohes Maß an Sorgfalt und Ordnung verlangt. Sollten sich dennoch Fehler einschleichen oder gar größere Ungereimtheiten auftreten, kann es zu hohen Strafen kommen – im aller schlimmsten Fall sogar bis zu 10 Jahre Freiheitsstrafe, wenn eine massive Steuerhinterziehung nachgewiesen werden kann. Selbstverständlich führt eine lückenhafte Buchhaltung in den meisten Fällen eher zu Geldstrafen, die jedoch auch einer gut funktionierende Gastronomie das Genick brechen können. Deshalb lohnt sich für Dich wirklich, eine fehlerhafte Buchhaltung zu vermeiden. Das Geld kannst Du lieber in das eigene Marketing oder die Inneneinrichtung zu stecken.

2. GoBD – seit 2017

GoBD? Das sind die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, die seit Beginn des Jahres in Deutschland gelten. Jeder Gastronom, der ein elektronisches Kassensystem besitzt, sollte deshalb seit dem 01.01.2017 bei der Archivierung einiges beachten. Folgende Daten und Unterlagen musst du vom Gesetzgeber aus aufbewahren:

• alle Artikel und Warengruppen, die im System hinterlegt sind sowie die dazugehörigen Preise inklusive der Historie
• eine Verfahrensdokumentation: alle Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Stammdaten
• die kompletten Journaldaten
• die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung der Kasse
• eine Dokumentation vom Einsatzort und die Einsatzzeit, sofern die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z. B. Messen oder Märkte)

Das bedeutet auch, dass nach den GoBD elektronisch aufgezeichnete Daten in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Leserlich müssen sie ebenfalls sein. Selbstverständlich ist das allerdings nicht: Viele ältere Kassen können die steuerrelevanten Daten nicht langfristig speichern.

Heutzutage gibt es jedoch digitale Kassensysteme, die Dir neben anderen Vorteilen auch die Archivierung abnehmen. Das erspart Dir und Deinem Buchhalter viel Arbeit und Zeit. Lass Dich zum GoBD-konformen Kassensystem einfach persönlich von ehemaligen Gastronomen beraten.

 4 wichtige Regeln für die Buchhaltung

1. Beginne frühzeitig und sortiere deine Belege jeden Monat!
2. Liefere Deinem Buchhalter vollständige Unterlagen ab!
3. Trenne private und geschäftliche Ausgaben!
4. Bleib ehrlich!

3. Lohn – bis zu 500.000 Euro

Sobald das Restaurant oder das Café größere Ausmaße erreicht, brauchst Du eines ganz sicher – fähiges Personal. Das wiederum möchte bezahlt werden, die Mitarbeiter wollen Lohn. Es wäre sehr einfach, wenn dieser Lohn einfach bar ausgezahlt werden könnte und kein weiterer sonstiger Aufwand wie Steuern oder Versicherungen nötig wären – aber das hieße dann Schwarzarbeit. Neben Lohnabrechnungen, Nachweisen über Meldungen zur Sozialversicherung, Nachweisen über steuerfreie Zuschläge und noch vieles mehr gehört auch die Arbeitserlaubnis zu einem sauberen Anstellungsverhältnis dazu. Im Ernstfall kostet Dich als Gastronom Schwarzarbeit Kopf und Kragen. Bußgelder bis zu 500.00 Euro sind möglich. Deswegen unser Tipp: Achte beim Lohn darauf, dass Du dem Finanzamt jederzeit nachweisen kannst, dass alles mit rechten Dingen zugeht.  

4. Kalkulation – 35 %

35 % ist ein Wert, der sich auf gleich zwei Kostenbereiche in der Gastronomie bezieht. Zum einen ist es die obere gesunde Grenze für den Wareneinsatz und zum anderen musst du in Deiner Kalkulation gut 35 % einrechnen für die Personalkosten. Beide Kostenpunkte sollten natürlich nachvollziehbar in Deinen Büchern und nicht nur in Deiner Preiskalkulation auftauchen. Es hilft Dir enorm, wenn Du Deine Zahlen von überall im Blick hast und dadurch bereits agieren kannst, bevor es zu spät ist.  

Als Chef kannst Du nicht immer vor Ort sein. Mit einer smarten Datenzentrale hast Du Deine Geschäftszahlen auch von zuhause oder während des Urlaubs im Blick. So kannst Du jederzeit nachschauen, welcher Kellner wie viel Umsatz macht. Weichen die Zahlen Deiner Mitarbeiter zu stark ab, ist genaues Hinschauen gefragt: Sind die Tische fair verteilt? Können einige Kellner ihre Prozesse noch optimieren? Faires Feedback verbessert Deinen Betrieb und kurbelt Deinen Umsatz an!

Tipp: Das iPad-Kassensystem von orderbird bietet mit my.orderbird ein Online-Backoffice-Controlling-Tool. Damit können Gastronom jederzeit und von überall erkennen, welche Speisen und Getränke am meisten bestellt werden.

5. Lieferscheine – mindestens 6 Jahre

Ohne den fortlaufenden Einkauf von Waren läuft keine Gastronomie. Neben dem ständigen Abwegen Deinerseits, ob Du irgendwo bessere Produkte zu geringeren Preisen einkaufen könntest, solltest Du auch eine weitere Komponente nicht aus den Augen lassen – die Lieferscheine. Die Aufbewahrung der Lieferscheine ist ein notwendiges Übel, 6 Jahre sind das gesetzliche Minimum.  

Bedenke, nicht auf jedem Lieferschein steht auch zwangsläufig Lieferschein!

Manchmal sind es Rechnungen, die als Lieferscheine gelten oder Frachtbriefe. Generell gilt, dass Du für jeden Geschäftsfall ein Dokument benötigst, das folgendes beinhaltet:

• die Bestätigung des Lieferauftrages
• die Bestätigung der Lieferung
• eine Lieferanzeige
• die Rechnung
• einen Lieferschein
• einen Zahlungsbeleg

Sollte der Lieferschein nicht als Lieferschein ausgewiesen sein und somit als Handelsbrief gelten, dann verändert sich unter Umständen auch die Aufbewahrungsfrist. So ist zum Beispiel eine Rechnung, die den Lieferschein beinhaltet, 10 Jahre aufzubewahren. Beachte auch, dass die Fristen offiziell immer erst zum Ende des Jahres anfangen zu zählen und nicht ab dem eigentlichen Ausstellungsdatum. Zusätzlich sind Verlängerungen seitens des Finanzamtes immer möglich, wenn der Vorgang noch nicht steuerlich abgeschlossen wurde.

Für den Normalfall heißt das beispielsweise:

Der Lieferschein ist vom 30.06.2017, die Aufbewahrungsfrist beginnt jedoch ab dem Jahreswechsel 2017/2018. Also müsste der Lieferschein bis zum Ende des Jahres 2023 als Nachweis aufgehoben werden. Dabei ist es mittlerweile erlaubt, die Lieferscheine elektronisch aufzubewahren. Sie müssen jedoch inhaltlich und bildlich zu 100 % übereinstimmen. Denke immer an eine entsprechende Sicherungskopie auf einem zweiten Speichermedium wie ein Festplatte oder ein USB-Stick, falls es zum Datenverlust kommt.

Die Beweispflicht liegt bei Dir als Steuerpflichtigen. Vorsicht: Solltest Du Deiner Nachweispflicht nicht nachkommen können, weil Du die Aufbewahrungsfristen missachtet hast, kann es zu empfindlichen Bußgeldern in Höhe von 5.000 Euro kommen. Daraus können sich Schätzungen durch das Finanzamt ergeben, die sich auf Höchstbeträge der Branche beziehen können.

Wir hoffen, dass Dir dieser Artikel hilft, Risiken zu vermeiden und Fettnäpfchen zu umgehen. Im besten Fall vergisst Du diese 5 Zahlen vorerst nicht mehr, damit Du und Deine Gastronomie straffrei erfolgreich bleiben. Einen großen Schritt in die richtige Richtung kannst Du machen, wenn Du mit einem finanzamt- und dementsprechend auch GoBD-konformen Kassensystem arbeitest. Teste orderbird, Deinen Steuerprüfer wird es freuen!