GDPdU – Digitale Betriebsprüfung für Gastronomen

Die große Unbekannte heißt: GDPdU. Es ist soweit, eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt steht an. Große Freude auf beiden Seiten, denn das kann eine Menge Arbeit bedeuten. Das Finanzamt kann Daten von der Kasse fordern und somit auch die gesamte Datenbank zur Prüfung. GDPdU – was ist das?

Update: Seit dem 01.01.2015 wurden die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) durch die GoBD abgelöst. Mehr zu den GoBD erfährst Du in unserem Artikel zum Thema GoBD-Kassencheck.

Vorsicht! Die Daten, die vor dem 01.01.2015 angelegt wurden, unterliegen weiterhin den GDPdU und den GoBs.

GDPdU – mehr als „Gib Dem Prüfer deine Unterlagen“

Die Abkürzung GDPdU steht für die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. GDPdU bezeichnet dabei eigentlich nur die Technik, mit der bei einer Außenprüfung gearbeitet wird. Sie orientiert sich an OECD-Standards, bei denen ein Mindestbestand exportierter Buchhaltungsdaten vorhanden sein muss. Einprägsamer für das Kürzel steht inzwischen „Gib Dem Prüfer deine Unterlagen“. Doch die GDPdU umfassen weit mehr als die reine Datenüberlassung. Die GDPdU beschreiben, in welcher Form und Struktur die digitalen Buchhaltungsdaten vorliegen und wie sie archiviert werden müssen.

Inzwischen ist die GDPdU unter Gastronomen bekannt als „Gib Dem Prüfer Deine Unterlagen!“

Digitale Betriebsprüfung und digitale Archivierung

Seit dem 01.01.2002 kann die Finanzverwaltung nach dem Paragraph 147 Abs. 6 der Abgabenordnung im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung, alle Unterlagen, die durch ein Datenverarbeitungssystem wie ein Kassensystem erstellt wurden, einsehen und auch nutzen. Das funktioniert durch einen unmittelbaren Datenzugriff, bei dem der Betriebsprüfer direkt anhand Hard- und Software des Steuerpflichtigen in die gespeicherten Buchhaltungsdaten Einsicht erhält. Bei einem mittelbaren Datenzugriff werden die Daten maschinell durch Prüfsoftware ausgewertet. Hauptsächlich werden bei kleinen oder mittleren Unternehmen wie vielen Restaurants, Bars und Cafés bei einer Außenprüfung Datenträger einfach dem Betriebsprüfer zur Auswertung überlassen. Die offizielle Prüfsoftware des Finanzamtes namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ermöglicht die digitale Prüfung der Datenbestände aus verschiedenen Quellen – egal, welche Anzahl und welche Größe. Dafür müssen die Daten GDPdU-konform vorliegen.

Seit dem 01. Januar 2018 gibt es eine neue Prüfung der Finanzbehörde. Die Kassennachschau für Gastronomen hat begonnen!

Was bedeutet das aber jetzt für Dich als Gastronom?

Vereinfacht gesagt, entstehen durch die gesetzliche Regelung rund um GDPdU Anforderungen und Mitwirkungspflichten, auch an Deine Kassenbetriebsführung. Alle relevanten Daten für die Steuer müssen in elektronischer Form GDPdU-konform und den GoBs entsprechend gespeichert werden. Zu den relevanten Daten zählen:

Daten aus der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung, der Kostenrechnung, dem Warenwirtschaftssystem, Daten aus Bankkonten, und jetzt wird es interessant: Daten aus den Kassensystemen. Diese steuerrelevanten Daten müssen für die digitale Betriebsprüfung auswertbar vorliegen. Somit muss jedes Unternehmen in der Gastronomie prüfen, ob es die Anforderungen an die Grundsätze zum Zugriff auf die Daten und zur Prüfung digitaler Daten (GDPdU) erfüllt (Bundesministerium der Finanzen, IV D 2 S-0316 – 136/1 Schreiben vom 16.07.2001).

Zugriffsmöglichkeiten der Betriebsprüfer

• Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung musst Du den Finanzbehörden Deine Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger überlassen. Außerdem zusätzlich noch die Dateistrukturen, Datenfeldern und internen und externen Verknüpfungen.

• mittelbarer Datenzugriff

Hierbei handelt es sich um eine weitere Form des Datenzugriffs, der von einem  Dritten durchgeführt wird. Die Person wird durch Deinen Betriebsprüfer bestimmt.

• unmittelbarer Datenzugriff

Dieser Zugriff bezieht sich auf den Datenzugriff zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Externe Online-Zugriffe durch Finanzbehörden sind nicht möglich.

Bei all den oben genannten Varianten hast Du als Gastronom Mitwirkungspflichten bezüglich des Datenzugriffs. Um Dir das Leben mit den Finanzbehörden leichter zu machen, solltest Du Buchführungssysteme wählen, die Dich als Steuerpflichtigen entlasten. Die GoBD schreiben eine ordentliche Verfahrensdokumentation vor, die Deiner Finanzverwaltung ermöglicht, Deine Zahlen zu überprüfen. GoBs sind die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchhaltung. Die Finanzbehörden bieten Dir die Möglichkeit mit einem einheitlichen Beschreibungsstandard die Prüfbarkeit zu beschleunigen.

Aber wieso ist GDPdU eigentlich wichtig?

Das ist recht simpel zu erklären: Denn neben den Betriebsprüfern arbeiten auch Umsatzsteuersonderprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder mit dieser Software, um Ungereimtheiten und Manipulationen aufzudecken. Dementsprechend müssen alle steuerrelevanten Daten, auch die aus Deinem Gastro-Kassensystem, entsprechend der GDPdU gespeichert und digital archiviert werden. Das führt dazu, dass Du besser gestern als heute mit der Datenspeicherung, die GoBD-konform ist, anfängst.

orderbird liefert mit seinem Kassensystem die Lösung

Alle Daten, die Du mit dem Kassensystem von orderbird werden entsprechend der Richtlinien der GDPdU aufbereitet und gemäß den gesetzlichen Archivierungsvorschriften digital gespeichert. Sie sind im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit durch das Finanzamt abrufbar.

Du willst mehr über unser Kassensystem erfahren, um in Deiner Gastronomie wirklich finanzamtkonform arbeiten zu können? Trag Dich einfach ein und lass Dich kostenlos von uns beraten!