Ein typisches Problem für Gastronomen – bei der Planung von Veranstaltungen kommt die Frage nach einer Getränkepauschale auf.
Das Menü oder die Buffetvorschläge wurden bereits besprochen, doch egal, ob Firmenfeier, Geburtstagsparty oder gar eine Hochzeitsfeier, am Ende fragen die Kunden häufig nach einer Getränkepauschale.
Getränkepauschale: ein Grenzfall für Gastronomen
Im Normalfall haben die Kunden Sorge, dass sie am Ende der Veranstaltung eine Rechnung erwartet, die sie an ihre finanziellen Grenzen führt. Was bedeutet diese Sorge jedoch für Gastronomen? – einen schwierigen Grenzfall. Sollte die eigene Getränkekarte vergessen werden und eine Art Festpreis angeboten werden? Lohnt es sich, die Kosten für die einzelnen Getränke etwas zu senken, um in Summe mehr vom Jägermeister oder Ramazotti zu verkaufen? Ist eine Pauschale nur für alkoholfreie Softdrinks wie Coca Cola oder Fanta sinnvoll? Oder auch für Wein und Pils? Vielleicht sogar noch für Longdrinks und Cocktails?
Heikles Thema! – denn generell gilt, dass die Getränke sowieso nicht leergetrunken werden, sobald eine Person oder ein Unternehmen die Kosten für eine Festivität übernimmt. Der geladene Gast greift gern zu frischen Drinks. Wenn die eigene Brieftasche stecken bleiben kann, wird das letzte Drittel des mittlerweile handwarmen Getränkes gern stehen gelassen. An der Bar warten ja schon ein kostenloses, neues Pils oder Hefeweizen und ein kalter Gratis-Digestif.
Getränkepauschale clever berechnen
Es empfiehlt sich, keine Pauschale für einen unbegrenzten Zeitraum anzubieten! Das Risiko ist einfach enorm hoch, dass Du dabei als Gastronom Verlust machst. Du weißt schließlich selten genau, wer Deine Gäste sein werden. Manche Besucher sind trinkfester als gedacht. Zudem fragst Du die Kunden vorher eher selten über das Trinkverhalten der Gäste aus, was eine Kalkulation denkbar schwierig werden lässt.
Wir möchten Dir zwei Varianten vorstellen, die Dir als Anhaltspunkte dienen sollen, wie Getränkepauschalen für Dich und Deine Kunden sinnvoll und transparent berechnet werden können.
1. Fester Zeitraum für Getränkepauschale:
Wähle die Getränkepauschale für einen Zeitraum von maximal sechs Stunden. Hier kannst Du Bier der Hausmarke vom Fass und eine Auswahl an alkoholfreien Getränken wie Coca Cola, Saft und Mineralwasser ausschenken. Außerdem kannst Du Heißgetränke sowie einen ausgewählten Rotwein, Weißwein oder eine Rosé ausschenken. Hier sollte der Preis bei ca. 25,00 Euro pro Person liegen, allerdings ist diese Kalkulation abhängig von Deinem individuellen Preisangebot.
Sollte die erste Variante zeitlich überschritten werden, kannst Du die bereits genannte Getränkepauschale verlängern. Dafür wird jede weitere Stunde mit 6,00 Euro pro Person berechnet. Soll die Pauschale zur späteren Stunde auch Spirituosen und Longdrinks enthalten, kalkulierst Du pro Stunde und Gast höhere Getränkepauschalen. Für Bier der Hausmarke (Alkoholfreies, vom Faß oder aus der Flasche), Softdrinks (Coca Cola, Fanta, Sprite), Wein plus Spirituosen wie etwa Ramazotti, Jägermeister, Wodka, Ouzo, Bacardi oder weitere Sorten solltest Du mindestens mit 9,00 Euro pro Person und Stunde abrechnen. Je nach Qualität und Einkaufspreis Deiner Drinks solltest Du die Pauschale anpassen.
Allerdings sind unsere Vorschläge nur Richtlinien. Bei allen Getränkepauschalen gilt es für jeden einzelnen Fall einen negativen Kostenfall und einen positiven Idealfall anzunehmen und daraus eine Mischkalkulation zu erstellen.
Einfach anzupassende Kassensysteme können Dir helfen, auch bei solchen Veranstaltungen zu überprüfen, ob Deine Kalkulation aufgeht und was Du beim nächsten Mal verbessern kannst. Lass dich einfach beraten!
2. Staffelung der Getränkepauschale:
Je nach Art des Events und Größe der Gruppe ist es sinnvoll, die Getränkepauschalen in verschiedene Bereiche aufzuteilen. Beispielsweise kannst Du eine Pauschale für die Aperitif-Bar, alkoholfreie Getränke und eine exklusive Pauschale für die gesamte Getränkekarte anbieten. Diese variieren natürlich in ihrer Preiskalkulation. Um sie zu berechnen, kann die Zielkostenkalkulation oder die Aufschlagskalkulation verwendet werden.
Die Zielkostenkalkulation richtet sich nach den Bedürfnissen Deiner Gäste. Es wird mit einem Preis kalkuliert, von dem ausgegangen wird, dass Dein Kunde bereit wäre, diesen zu zahlen. Um eine ungefähre Messgröße zu haben, muss vorher der Marktwert Deines Angebots analysiert werden. Diesen kannst Du ermitteln, indem Du Dich in Deiner unmittelbaren Nachbarschaft umschaust und die Preise Deiner Konkurrenz mit Deinen eigenen vergleichst. Anschließend vergleichst Du den Marktwert mit Deinen eigenen Standardkosten.
Bei der Aufschlagskalkulation gehst Du von den Kosten aus, die bei der Herstellung eines Getränks, beispielsweise eines Cocktails, entstehen und schlägst Deine kalkulatorischen Aufschlagssätze auf Deinen Wareneinsatz auf. Darunter zählen nicht nur Deine Materialkosten, sondern auch Personalkosten, Mietkosten und Abschreibungen. Deine Aufschlagskalkulation kann auch noch modifiziert werden. Zum Beispiel durch fixe Aufschläge und ein- oder mehrstufige Aufschlagsätze, die sich nach Deinen verschiedenen Produktgruppen unterscheiden.
Wenn Du weitere Tipps für Deine Preiskalkulationen brauchst dann schau doch mal hier vorbei: Preiskalkulation in der Gastronomie
Fair, realistisch und übersichtlich
Du solltest Deine Produkte nicht zu geringen Preisen verschenken, aber andererseits die Getränke auch nicht so hoch ansetzen, dass der Kunde sich über den Tisch gezogen fühlt und sich für einen Konkurrenten entscheidet. Überleg Dir, was Du selbst als Gast bezahlen würdest, was Du als Gastronom realistisch verlangen musst und zu welchen Preisen die Konkurrenz ihre Getränkepauschalen anbietet. Eine kurze Recherche im direkten Umfeld ist hier sinnvoll. Das ist zwar zusätzliche Arbeit, lohnt sich aber, um verlustbringende Geschäfte zu vermeiden. Ein durchkalkuliertes Angebot für Feiern wie Hochzeiten hilft Dir, für den Trend hinzu Getränkepauschalen, der auch 2020 anhält, gewappnet zu sein.
Eine übersichtliche und kostendeckende Grundkalkulation musst Du prinzipiell nur einmal aufstellen. Im Kern kannst Du sie immer wieder verwenden. Du musst sie lediglich anpassen, wenn Deine Kosten steigen. Das können sowohl die Getränkepreise sein, als auch die Fixkosten wie Raummiete oder die Kosten für besondere Kundenwünsche. Mit diesen Vorüberlegungen bist Du auf der sicheren Seite, um trotz Getränkepauschale Gewinn zu machen. Schließlich lebt auch der Gastronom nicht vom Brot allein. Denke stets an die Qualitätskontrolle während der Veranstaltung: Zähle zum Beispiel durch, wie viele Gäste wirklich da sind, um die eine oder andere Überraschung zu vermeiden!
Wir wünschen Dir viel Erfolg bei der richtigen Kalkulation Deiner Getränkepauschale. Vielleicht können wir Dir ja auch bei der Optimierung Deines Kassensystems weiterhelfen. Sprich doch einfach mit einem unserer erfahrenen Gastronomen.
