Kassenbuch führen für Gastronomen – Fiskalisierung 2020

Die Fiskalisierung 2020 steht vor der Tür! Erfahre hier alle wichtigen Infos zum Thema Kassenbuch führen in der Gastronomie.

Denn Buchhaltung in der Gastronomie ist nicht nur enorm wichtig, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Dabei unterteilt sich die gesamte Buchhaltung in unterschiedliche Bereiche. Und einer davon ist eben die Kassenbuchführung. Was genau darunter zu verstehen ist und worauf Du als Gastronom beim Führen eines Kassenbuchs zu achten hast, erfährst Du hier.

Kassenbuch führen – Das erwartet Dich in diesem Artikel:

1. Kassenbuch führen: Was ist das eigentlich?
2. Ab wann ist das Führen eines Kassenbuchs Pflicht?
3. Das Kassenbuch richtig führen: Die wichtigsten Informationen zum Führen eines Kassenbuchs.
4. Die Form des Kassenbuchs: Schriftlich oder digital, was ist besser? Und ist ein Kassenbuch mit Excel noch erlaubt?
5. Programme und Softwares für Dein Kassenbuch: Tipps, wie Du Dir die Kassenbuchführung erleichtern kannst. Das iPad-Kassensystem von orderbird zum Beispiel hat ein integriertes Kassenbuch.
6. Fünf typische Fehler beim Kassenbuch führen: Was Du bei der Führung Deines Kassenbuchs vermeiden solltest.
7. Kassenbuch führen leicht gemacht: Unsere Checkliste für Dein Kassenbuch

Wer eine Geschäftskasse mit Bargeld hat, ist dazu verpflichtet ein Kassenbuch zu führen.

Kassenbuch führen: Was ist das eigentlich?

Das Kassenbuch ist ein wichtiger Bestandteil der ordnungsmäßigen Buchführung. Voraussetzung für das Führen eines Kassenbuchs ist eine Geschäftskasse. Und da Du als Unternehmer und Gastronom dazu verpflichtet bist, eine Kasse zu führen, kommst Du auch an der Kassenbuchführung nicht vorbei. Es handelt sich dabei um ein Dokument, das Dir einen Überblick über den Bestand an Bargeld in Deiner Kasse gibt. Das heißt: Täglich müssen sämtliche Einnahmen und Ausgaben von Bargeld in dem Kassenbuch eingetragen werden. Am Ende jedes Geschäftstages musst Du überprüfen, ob der Betrag in dem Kassenbuch (der Sollbestand) mit dem tatsächlichen Bargeldbestand (dem Istbestand) in Deiner Kasse übereinstimmt. Dieser Vorgang wird Kassensturz genannt. Darüber hinaus muss sich in einem korrekt geführten Kassenbuch jeder einzelne Beleg Deiner Geschäftsvorfälle befinden – hierzu zählen sämtliche Rechnungen oder Quittungen. Nur so kann man Deine täglichen Bargeschäfte, alle Einnahmen und Ausgaben, nachvollziehen. Im Grunde ist das Kassenbuch also eine vereinfachte Form der gesamten Buchführung und soll Dir unter anderem helfen, Deine Finanzen im Augen zu behalten.

In einem ordnungsmäßig geführten Kassenbuch sind alle täglichen Bargeldeinnahmen und -ausgaben eingetragen.

Dabei spielt es keine Rolle, wie groß oder klein Dein Gastronomiebetrieb ist. Ein Kassenbuch sollte auch im eigenen Interesse immer ein Muss sein, wenn Du Dein gastronomisches Geschäft ordnungsgemäß führen möchtest. Denn ein Kassenbuch zu führen ist Pflicht!

Ab wann ist das Führen eines Kassenbuchs Pflicht?

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Unternehmen mit Einnahmen und Ausgaben von Bargeld dazu verpflichtet sind, ein Kassenbuch zu führen. Und da Du als Gastronom täglich mit Barzahlungen arbeitest, gilt dies selbstverständlich auch für Dich. Ziel der Verpflichtung zu einer Kassenbuchführung ist dabei, die Unterschlagung von Bargeldeinnahmen und die damit verbundene Steuerhinterziehung einzudämmen – Stichwort Schwarzgeld.

Das Führen eines Kassenbuchs ist Pflicht – auch in der Gastronomie.

Bedenke, dass das Finanzamt jederzeit dazu befugt ist, eine Betriebsprüfung zu machen (Kassennachschau) und Dein Kassenbuch einsehen kann. Deswegen: Achte stets darauf, Dein Kassenbuch richtig zu führen und sämtliche Bargeschäfte täglich festzuhalten. Eine fehlerhafte Kassenbuchführung kann nämlich zu Steuernachzahlungen und Strafverfahren führen.

Achtung: Ist Dein Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, kann es passieren, dass die Prüfer Dich schätzen. Und nicht selten kommt es vor,  dass dies mit etwa 10% der gemeldeten Einnahmen passiert. Werden Fehler im Kassenbuch als vorsätzlich eingestuft, ist es zudem sehr wahrscheinlich, dass dieses Vergehen als Steuerhinterziehung gewertet wird.

Kassenbuch richtig führen

Wenn Du als Gastronom Dein Kassenbuch gemäß der rechtlichen Anforderungen führst, hast Du bei der nächsten Betriebsprüfung nichts zu befürchten. Und im Grunde ist die Kassenbuchführung auch gar nicht so kompliziert!

Wie schon gesagt: Du bist dazu verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben von Bargeld mindestens einmal am Tag – in jedem Fall aber am Ende jedes Geschäftstages – in Deinem Kassenbuch zu dokumentieren. Und dazu zählen auch sämtliche Privatentnahmen und Privateinlagen. Dabei musst Du darauf achten, die Bargeschäfte in Deinem Kassenbuch chronologisch einzutragen. Denke auch immer daran, dass Du für die einzelnen Geschäftsvorfälle einen Beleg hinterlegen musst (Rechnungen oder Quittungen).

Darüber hinaus sollten in Deinem Kassenbuch zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen enthalten sein:

• der Betrag und die Währung der Einnahme oder Ausgabe
• das Datum des einzelnen Geschäftsvorfalls
• die Belegnummer (fortlaufende Nummer)
• der Buchungstext
• die Umsatzsteuer
• die Höhe der Umsatzsteuer als Betrag
• der aktuelle Kassenbestand

Grundsätzlich gilt: Denke nicht nur bei Deinem Kassenbuch, sondern bei Deiner gesamten Buchführung immer daran, dass die Aufzeichnungen nicht nur für Dich sind, sondern in erster Linie für das Finanzamt. Deshalb sollten alle Aufzeichnungen immer übersichtlich und leicht nachvollziehbar sein. Wichtig ist auch die Aufbewahrungspflicht: Du musst das Kassenbuch und die dazugehörigen Unterlagen und Belege sowie die Kassenendsummenbons 10 Jahre lang aufbewahren – auch die Speisekarten bzw. Preislisten sollten von Dir aufbewahrt werden.

Wenn Du Dein Kassenbuch richtig führen willst, müssen die Aufzeichnungen immer laufend, vollständig, zeitnah eingetragen, übersichtlich und nachvollziehbar sein.

Wenn Du sowohl Deiner Kassenführung als auch Deiner Kassenbuchführung ordnungsmäßig nachgehst, ist Deine Kasse jederzeit kassensturzfähig und der Bestand in der Geschäftskasse stimmt mit dem Bestand in Deinem Kassenbuch überein. Und wenn dann mal das Finanzamt an Deiner Tür klopft, hast Du nichts zu befürchten.

Es gibt mittlerweile auch Kassensysteme, die Dir das Führen eines Kassenbuchs in der Gastronomie erleichtern.

Die Form des Kassenbuchs – schriftlich oder digital?

Im Grunde ist es Dir selbst überlassen, ob Du in Deiner Gastronomie Dein Kassenbuch schriftlich oder digital führen möchtest. Du musst jedoch zweierlei beachten:

1. Kassenbuch führen und GoBD

Seit dem 1. Januar 2017 gelten die GoBD-Richtlinien, deren Einhaltung durch die Kassennachschau regelmäßig überprüft wird. Die GoBD besagen, dass Unternehmer, die mit einer digitalen Registrierkasse oder mit einem iPad-Kassensystem arbeiten, alle Kassendaten digital speichern müssen. Diese Anforderung wird rechtlich durchgesetzt, um die nachträgliche Unveränderbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Wenn Du in Deiner Gastronomie also eine digitale Kasse führst, musst Du auch über ein digitales Kassenbuch verfügen.

2. Kassenbuch führen und Excel

Über die Jahre hinweg hat sich das Führen von Kassenbüchern in Form von Excel-Tabellen durchgesetzt. Das Problem seit dem Inkrafttreten der GoBD: Die Originaleinträge können in Excel unbemerkt nachträglich geändert werden. Und dies verstößt gegen die Vorschriften. Wenn Du Dein Kassenbuch also elektronisch führen möchtest, darfst Du nicht auf Excel zurückgreifen, sondern solltest über eine entsprechende Kassenbuch-Software verfügen.

Bist Du noch nicht im Besitz einer elektronischen Kasse, kannst Du das Kassenbuch auch schriftlich führen. Und hier kannst Du, wenn Du das gerne möchtest, unter bestimmten Voraussetzungen auch auf Excel zurückgreifen. Du musst dabei Folgendes unbedingt beachten: Du kannst zwar mit Excel eine Vorlage für Dein Kassenbuch erstellen, musst sie jedoch ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und unterschreiben.

Du kannst Dein Kassenbuch nur unter bestimmten Voraussetzungen handschriftlich führen. Mit einem digitalen Kassenbuch bist Du auf der sicheren Seite!

Erfahrungsgemäß lässt sich sagen, dass das Führen eines handschriftlichen Kassenbuchs mit viel Arbeit und Zeitaufwand verbunden ist – sowohl für Dich als Gastronomen als auch für Deinen Steuerberater. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, vorab prüfen zu lassen, ob das Finanzamt die mit Excel erstellten Vorlagen für Dein Kassenbuch auch wirklich akzeptiert. Und auch das ist mit viel Aufwand verbunden.

Du musst Dir also überlegen: Hast Du als Gastronom genug Zeit und Nerven, sämtliche Einträge in das Kassenbuch mit Hand vorzunehmen? Oder möchtest Du lieber auf eine zeitsparende und finanzamtkonforme digitale Lösung zurückgreifen?

Programme und Softwares für Dein Kassenbuch

Wichtig bei der Kassenbuchführung ist es, die Richtlinien des Finanzamts einzuhalten. Und auch wenn man sich einmal die wichtigsten Vorschriften und Schritte eingeprägt hat, so kann das ordnungsgemäße, tägliche Führen eines Kassenbuchs gerade in der Gastronomie lästig sein. Und an stressigen Tagen sind unbemerkte Fehler in Deinem Kassenbuch quasi vorprogrammiert. Glücklicherweise gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Tools, die Dir bei der Kassenbuchführung helfen und die Arbeit erleichtern.

Digitale Kassensysteme mit integriertem Kassenbuch

Du kannst Geld und Zeit sparen, wenn Du von Beginn an über eine digitale Kasse mit integriertem Kassenbuch verfügst. Der Vorteil von Kassenbüchern, die in die Kasse integriert sind, ist: Du musst nicht jeden einzelnen Geschäftsvorfall selbständig in Dein Kassenbuch eintragen. Auch kannst Du sichergehen, dass keine Buchung vergessen wird und in Deinem Kassenbuch alle Beträge genauestens erfasst werden, sofern Du Deine Kasse ordnungsgemäß führst. Darüber hinaus verfügen viele digitale Kassen über ein Kassenzählprotokoll.

Das Kassenzählprotokoll

Am Ende des Geschäftstages musst Du den Kassenbestand genau berechnen und in Dein Kassenbuch eintragen. Dabei muss jeder einzelne Cent- und Scheinbetrag dokumentiert werden. In einem Kassenzählprotokoll trägst Du in die entsprechenden Spalten die genaue Anzahl der ausgezählten Münzen und Geldscheine ein. So kannst Du anschließend ganz einfach den genauen Kassenbestand errechnen. Ein in Dein Kassensystem und Kassenbuch integriertes Zählprotokoll kann Dir diese Arbeit erleichtern: Zum einen kannst Du die einzelnen Rechenschritte schnell und einfach machen und zum anderen kannst Du den errechneten Kassenbestand anschließend problemlos in das Kassenbuch eintragen lassen.

Dies ist nur eine Auswahl an digitalen Helfern für das Führen eines Kassenbuchs. Das iPad-Kassensystem von orderbird mit integriertem Kassenbuch zum Beispiel ist sogar ausschließlich auf den gastronomischen Betrieb spezialisiert und verfügt über sämtliche Tools, die Dir die gesamte Buchführung und die Kassenbuchführung im Speziellen erleichtern.

Mit einem digitalen Kassensystem wie orderbird ist die Kassenbuchführung leicht gemacht.

Fünf typische Fehler bei der Kassenbuchführung 

1. Das Kassenbuch rein rechnerisch führen, ohne den Kassenbestand zu zählen.
2. Bei der Führung des Kassenbuchs bare und unbare Zahlungen vermischen.
3. Das Eintragen der Geschäftsvorfälle in das Kassenbuch nicht am selben Tag vornehmen.
4. Einträge im Kassenbuch nachträglich ändern.
5. Das Kassenbuch und die entsprechenden Belege vor der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist entsorgen.

Kassenbuch führen leicht gemacht: Unsere Checkliste für Dein Kassenbuch

Die wichtigsten Grundlagen für das ordnungsgemäße Führen eines Kassenbuchs haben wir für Dich abschließend hier nochmal zusammengefasst:

✔ Einzelaufzeichnungspflicht aller Bargeldbewegungen: In Deinem Kassenbuch müssen täglich sämtliche Bargeschäfte einzeln eingetragen werden. Dazu gehören alle Ausgaben, Einnahmen und Einlagen.

✔ Belegpflicht: Jeder Geschäftsvorfall muss in Deinem Kassenbuch durch einen Beleg nachgewiesen werden.

✔ Kassensturzfähigkeit: Du musst das Geld in Deiner Kasse jederzeit auszählen können. Der Kassenbestand muss dabei zu jedem Zeitpunkt mit dem im Kassenbuch festgehaltenen Bestand übereinstimmen. Dieser darf niemals negativ sein.

✔ Unveränderbarkeit: In Deinem Kassenbuch dürfen Einträge nachträglich nicht verändert oder unkenntlich gemacht werden. Sollte Dir mal ein Fehler in Deinem Kassenbuch unterlaufen sein, musst Du Deine Korrekturen zeitnah und unbedingt verständlich und glaubhaft vornehmen. Der ursprüngliche Eintrag in dem Kassenbuch darf dabei niemals vollkommen entfernen werden.

Achte auf fehlerfreie Aufzeichnungen in Deinem Kassenbuch. Zu viele Korrekturen können bei dem Finanzamt Zweifel an Deiner Kassenbuchführung aufkommen lassen.

✔ Nachvollziehbarkeit: Sämtliche Aufzeichnungen in Deinem Kassenbuch müssen übersichtlich und chronologisch geordnet aufgelistet sein. Wichtig: Ein Kassenbuch muss von einem sachverständigen Dritten – etwa dem Finanzamt – jederzeit in angemessener Zeit problemlos überprüfbar sein.

✔ Registrierkassen und digitale Kassensysteme: Wenn Du mit digitalen Kassen arbeitest, bist Du dazu verpflichtet, ein digitales Kassenbuch zu führen.

✔ Excel: Bei Excel können Einträge nachträglich unbemerkt geändert werden. Deswegen ist das Führen von Kassenbüchern mit Excel verboten! Du darfst lediglich eine mit Excel erstellte Vorlage nutzen, die Du handschriftlich ausfüllst. Voraussetzung hierfür ist, dass Du nicht mit einem digitalen Kassensystem arbeitest.

✔ Aufbewahrungspflicht: Du musst Dein Kassenbuch und alle dem Kassenbuch zugehörigen Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahren.

Das integrierte Kassenbuch von orderbird erfüllt alle rechtlichen Voraussetzungen.

Wenn Du Dir mit der Kassenbuchführung weiterhin unsicher bist und Fragen hast, empfehlen wir Dir, Dich an Deinen Steuerberater zu wenden. Und auch wir von orderbird stehen Dir jederzeit für weitere Fragen rund um das Thema Kassenbuch und Gastronomie zur Verfügung.

Du bist auf der Suche nach einer einfach zu bedienenden und finanzamtkonformen Kasse mit integriertem Kassenbuch? Dann bist Du bei uns genau richtig.  Fülle einfach das untenstehende Formular aus und Du erhältst eine kostenlose Präsentation des orderbird Kassensystems.