Kassenmeldepflicht: Die KassenSichV schreibt vor, dass alle digitalen Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet werden müssen. Hier erfährst Du mehr dazu.

Das erwartet Dich in diesem Artikel zum Thema Kassenmeldepflicht:

KassenSichV 2025: Was ändert sich?

Seit dem ersten 1. Januar 2020 gilt in Deutschland ein neue Kassengesetz:Die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV). Ab 2025 treten jedoch neue Regelungen zu diesem Gesetz in Kraft, die zusätzliche Anforderungen an die Kassensysteme stellen werden. Wenn Du als Gastronom mit einer digitalen Kasse arbeitest, bedeutet das für Dich:
1. Dein Kassensystem muss über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen (kurz: TSE). Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen. (Sihe auch Online-TSE von orderbird)
2. Belegausgabepflicht: Du bist seit dem 1. Januar 2020 dazu verpflichtet, jedem Deiner Gäste einen Beleg zu geben – entweder ausgedruckt oder digital.
3. Kassenmeldepflicht: Ab 2025 gibt es neue Regelungen zur Kassenmeldepflicht, die die bestehende Regelung von 2020 erweitern.
  • Besondere Frist (bis 2025): Ab dem 1. Januar 2020 mussten Kassen, die neu angeschafft oder außer Betrieb genommen wurden, innerhalb eines Monats gemeldet werden. Für Kassensysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2020 in Betrieb waren, galt eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2020 zur Meldung beim Finanzamt.
  • Ab 2025 neue Regelung: Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle neu angeschafften Kassensysteme innerhalb eines Monats nach der Anschaffung dem Finanzamt gemeldet werden. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen spätestens bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.

Die Kassenmeldepflicht ist in § 146a Abs. 4 AO festgelegt und Teil der KassenSichV. Sie gilt für alle digitalen Kassensysteme.

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Infografik zu Kassengesetz zu aktuellen Anforderungen

Wann musst Du der Meldepflicht nachgehen?

Laut Kassensicherungsverordnung gilt: Hast Du eine neue digitale Kasse gekauft oder ein altes Kassensystem außer Betrieb genommen, musst Du sie innerhalb von einem Monat dem Finanzamt melden. Auch wenn Deine Kasse gestohlen wurde oder kaputt geht, muss das Finanzamt darüber informiert werden.

Wichtige Änderungen 2025:

  • Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle neu angeschafften elektronischen Kassensysteme innerhalb von einem Monat nach der Anschaffung gemeldet werden.
  • Für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Bis zu diesem Datum müssen sie dem Finanzamt gemeldet werden.

Tatsächlich wird die Kassenmeldepflicht spätestens ab 2025 verbindlich für alle Betreiber von digitalen Kassensystemen. Halte Dich auf dem Laufenden und nutze das Online-Portal „Mein ELSTER“, um Deine Kassenmeldung vorzunehmen.

Zudem gilt grundsätzlich, dass Kassensysteme dem Finanzamt erst dann gemeldet werden sollten, sobald sie über eine TSE verfügen.

Unser Tipp: Halte Dich auf dem Laufenden. Sobald es einen amtlichen Vordruck gibt, solltest Du der Kassenmeldepflicht nachgehen.
Wenn Du einen Foodtruck hast, musst Du bedenken, dass Du zusätzlich zu der Kassenmeldepflicht immer auch ein Protokoll führen musst: Du musst schriftlich festhalten, wann und wo Deine Kasse im Einsatz war.

Kassenmeldepflicht: Wie gehst Du vor?

Für die Meldung Deiner Kasse wird es einen amtlichen Vordruck geben. Mit Hilfe des Vordrucks musst Du dem Finanzamt folgende Angaben mitteilen:

  • Name und Steuernummer
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems. Also: Was für ein Kassensystem hast Du?
  • Anzahl der verwendeten Kassensysteme: Wie viele digitale Kassen hast Du in Deiner Gastronomie?
  • Seriennummer Deiner Kasse
  • Datum der Anschaffung
  • Datum der Außerbetriebnahme: Sobald Du eine Kasse außer Betrieb nimmst, musst Du auch das dem melden!

Ab dem 1. Januar 2025 wird das Meldeverfahren über „Mein ELSTER“ des Finanzamts laufen. Es gibt die Möglichkeit, die Kasse direkt im ELSTER-Formular einzugeben oder eine XML-Datei hochzuladen.

Eine freundliche Servicekraft bedient einen Gast mit einer iPad-Kasse!

Du arbeitest in Deiner Gastronomie mit einem digitalen Kassensystem? Dann gilt für Dich die Kassenmeldepflicht.

Was passiert, wenn Du der Kassenmeldepflicht nicht nachgehst?

Die Kassensicherungsverordnung dient dem Manipulationsschutz von Grundaufzeichnungen in digitalen Kassensystemen. Denn der Staat hat gerade in der Gastronomie immer wieder mit Steuerhinterziehung zu kämpfen. Die technischen Sicherheitseinrichtung, die Belegausgabepflicht und die Kassenmeldepflicht sind deshalb neue Regelungen, um Manipulationen und Schwarzgeld gesetzlich zu verhindern. Mit der Verpflichtung zur Meldung der Kasse soll sichergestellt werden, dass alle Kassensysteme über eine TSE verfügen, da bei der Meldung auch mitgeteilt wird, welche TSE die Kasse hat. Entsprechend kannst Du davon ausgehen, dass – sobald es entsprechende Vordrucke für die gibt – streng überprüft wird, ob sich alle Betriebe mit digitalen Kassensystemen auch wirklich an die Kassensicherungsverordnung halten und ihre Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden.
Halte Dich an die KassenSichV und die darin eingeschlossene Kassenmeldepflicht. Ein Verstoß gegen die Mitteilungspflicht kann in Zukunft nämlich mit einer Geldbuße bis zu 10.000 Euro geahndet werden.
Du hast weitere Fragen bezüglich der Kassenmeldepflicht oder der Kassensicherungsverordnung? Wir von orderbird helfen Dir gern. Hinterlass uns einfach einen Kommentar! 
Oder bist Du noch auf der Suche nach einem digitalen Kassensystem, das auch 2025 gesetzeskonform ist? Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird bist Du auf der sicheren Seite. Überzeuge Dich noch heute. Fülle einfach kurz das untenstehende Formular aus. In einer Demo stellen wir Dir dann das Kassensystem von orderbird unverbindlich vor.

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