Kassennachschau – Keine Angst vor der Prüfung

Seit dem 1. Januar 2018 prüft das Finanzamt spontan, um Steuerhinterziehung entgegenzuwirken. Ohne entsprechende Vorbereitungen steigt das Risiko, dass die Kassennachschau negative Folgen wie Hinzuschätzungen und Nachzahlungen nach sich zieht. Was bei einer Kassen-Nachschau passiert und wie Du Dich darauf vorbereiten kannst, erfährst Du hier.

Diese Infografik soll Dir einen schnellen Überblick über die möglichen Kassennachschau-Szenarien geben.

Das erwartet Dich in diesem Artikel zum Thema Kassennachschau in der Gastronomie:

Warum gibt es die Kassennachschau?

Wie ist der Ablauf der Kassennachschau?

Was darf der Prüfer im Rahmen der Kassennachschau?

Welche Änderungen ergeben sich bei der Kassennachschau mit der TSE?

Welche Kassen werden bei der Kassennachschau geprüft?

Was passiert, wenn was fehlt?

Was ist das Schlimmste, was bei der Kassennachschau passieren kann?

Wie kannst du Dich auf die Kassennachschau vorbereiten?

Warum gibt es die Kassennachschau?

Die Prüfungsform der Kassen-Nachschau gibt es, um gegen Manipulationen und Steuerhinterziehungen vorzugehen. Die Kassen-Nachschau ist eine weitere Form der betrieblichen Außenprüfung, die unangemeldet in Deinem Unternehmen erfolgen kann. Grundlage für die Kassen-Nachschau ist die Abgabenordnung. Der erste Unterabschnitt über die Führung von Büchern und Aufzeichnungen – genauer der § 146b – beschreibt die Kassen-Nachschau als “Prüfung zur Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben”. Bei der Kassen-Nachschau prüft das Finanzamt seit Januar 2018 also, ob Deine Kasse allen gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob alle steuerpflichtigen Dokumente ordnungsgemäß vorliegen. Wichtig: Laut Gesetz kann die Kassen-Nachschau unangekündigt erfolgen. 

Bei der Kassennachschau handelt es sich um eine Prüfung der Kasse und der gesamten Kassenführung. Das Besondere: Sie muss, anders als die Betriebsprüfung, vorher nicht angemeldet werden.

Wie ist der Ablauf der Kassennachschau?

Typisches Vorgehen:

1. Der Prüfer betritt Deinen Betrieb und zeigt Dir seinen Dienstausweis.
2. Der Prüfer erhält Zugriff auf die Kasse und zu den abgabenrechtlichen Unterlagen.
3. Nun gibt es zwei Möglichkeiten:
   3a. Entspricht alles den Vorgaben? Dann is die Kassen-Nachschau beendet.
   3b. Sind Deine Aufzeichnungen fehlerhaft? Dann musst Du Dich einer umfangreicheren Außenprüfung unterziehen.

Im Normalfall läuft die Kassen-Nachschau so ab, dass der Prüfer in Dein Geschäft kommt und Dir seinen Dienstausweis vorzeigt. Denke daran, dass Du immer Deinen Steuerberater hinzuziehen kannst. Erst danach kann er mit der Prüfung des Kassensystems beginnen. Ihm muss dann Zugriff auf die Kasse gewährt werden, um die TSE-Anbindung und Abrechnungen zu prüfen. Außerdem wird er sich einen Überblick über Deine abgabenrechtlichen Unterlagen verschaffen. Sollte alles den Vorgaben entsprechen, gilt die Kassen-Nachschau als beendet und der Prüfer verlässt Deinen Betrieb wieder. Sind Deine Daten aber mangelhaft, musst Du Dich einer umfangreicheren Außenprüfung unterziehen.

Unbemerktes Vorgehen des Kassenprüfers:

Nicht immer passiert die Kassen-Nachschau jedoch so auffällig. Es ist auch möglich, dass eine sogenannte Beobachtung der Kasse erfolgt. Diese Beobachtung sieht dann so aus, dass der Prüfer quasi “undercover” als Kunde die ersten Informationen sammelt. Er bezahlt und verlangt die Einsicht seines Bons. In diesem Zusammenhang kann er jede öffentlich zugängliche Kasse genauer unter die Lupe nehmen. Sollte die Prüfung über solche Testkäufe hinausgehen und sich auf die Unterlagen und die gesammelten Daten ausweiten, muss der Prüfer jedoch seinen Dienstausweis vorzeigen.

Was darf der Prüfer im Rahmen der Kassennachschau?

Der Prüfer muss sich für die Kassennachschau weder anmelden, noch muss er für diese Art der Außenprüfung zu einer bestimmten Zeit erscheinen. Er kann einfach spontan Deinen Betrieb betreten und von Dir verlangen, ihm Deine Buchhaltung vorzulegen.

Der Finanzbeamte überprüft, ob alle steuerpflichtigen Dokumente korrekt und komplett vorliegen. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation ist also enorm wichtig, um Strafen zu vermeiden. Folgende Punkte werden bei einer Kassen-Nachschau durch das Finanzamt genauer geprüft:

Die zeitliche Zuordnung

Hierzu gehört die Prüfung, ob folgende Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden können:

• Buchhaltungsdaten wie Journal- und Auswertungsdaten
• Kassenbons
• Kassenzettel
• Bedienungsanleitungen für das Kassensystem
• im Trainingsmodus gespeicherte Daten

Die sachliche Zuordnung

In diesem Teil der Kassen-Nachschau wird untersucht, ob Einnahmen und Ausgaben klar getrennt werden und ob alle relevanten Unternehmensdaten ständig elektronisch auswertbar sind. Es handelt sich um eine komplette Verfahrensdokumentation. Dazu gehört auch, dass die Umsätze der Registrierkassen mit den Tagesendsummen übereinstimmen.

Die Vollständigkeit

Dieser Punkt umfasst die komplette Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Außerdem wird überprüft:

• ob Rechnungen nachträglich geändert wurden
• ob alle Z-Bons eine fortlaufende Nummerierung haben
• ob jeder Geschäftsfall ordnungsgemäß erfasst wurde

Kassen-Nachschau: Der Prüfer vertieft sich in die Bücher.

Diese Rechte hat der Prüfer bei einer Kassennachschau:

• Recht auf den Zugriff auf Buchhaltungsdaten, Kassenbons, Kassenzettel, im Trainingsmodus gespeicherte Daten und Bedienungsanleitungen des Kassensystem
• Recht auf Prüfung der folgenden Daten: technische Aufzeichnungen zur Registrierkasse, abgabenrechtliche Unterlagen wie Auswertungs- und Journaldaten

Diese Pflichten hat der Prüfer bei einer Kassennachschau:

• Vorlage eines Dienstausweises
• Aushändigung eines Protokolls nach erfolgter Kassen-Nachschau

An einem Feiertag um 23 Uhr klopft
es an Deiner Tür – ein Betriebsprüfer
bittet Dich, die Ordnungsmäßigkeit Deiner Kassenaufzeichnungen und Kassendaten für eine Kassen-Nachschau nachzuweisen. Ist das erlaubt?

Tatsächlich ist es so, dass die Kassen-Nachschau jederzeit stattfinden kann, sofern Dein Betrieb geöffnet ist. Der Prüfer kann Dein Kassensystem also auch an Feier- und Sonntagen überprüfen. Der vom Finanzamt geschickte Prüfer darf dabei die Räumlichkeiten des Steuerpflichtigen betreten – in erster Linie natürlich die Geschäftsräume, in seltenen Fällen und nur bei begründetem Verdacht die Privaträume.

Welche Änderungen ergeben sich bei der Kassennachschau mit der TSE?

Spätestens seit Ende März 2021 besteht die Pflicht, dass alle elektronischen Kassensysteme mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Die TSE ist eine Sicherheitseinrichtung, die in der KassenSichV geregelt ist und die Vollständigkeit der aufgezeichneten Daten sicherstellt. 

Seitdem ist die Überprüfung der TSE auch Teil der Kassennachschau. Der Prüfer kontrolliert hier, ob eine TSE-Anbindung vorhanden und ordnungsgemäß im Einsatz ist. Anhand des QR-Codes und den darunter folgenden Angaben kann der Prüfer bereits auf dem Bon erkennen, ob Deine Kasse ordnungsgemäß mit einer TSE arbeitet. Fehlen Signatur und Transaktionsdaten gilt die Pflicht als nicht erfüllt und es kommt zu einer vollumfänglichen Außenprüfung.

Welche Kassen werden bei der Kassennachschau geprüft?

Grundsätzlich kann bei der Kassennachschau jeder Betrieb geprüft werden, der mit einer Kasse arbeitet. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du mit einer elektronischen Kasse oder einer offenen Ladenkasse arbeitest. Während der Prüfer bei einer elektronischen Kasse die Übermittlung Deiner digitalen Daten einfordern wird, verlangt er bei offenen Ladenkassen einen Kassensturz. Außerdem wird er einen Blick in die Aufzeichnungen der Vortage werfen und überprüfen, ob die Tageseinnahmen auf den Cent genau stimmen. Offene Ladenkassen stehen allerdings stärker im Fokus der Kassenprüfer, da hier der Schutz vor Manipulation nicht garantiert ist. 

Was passiert, wenn was fehlt?

Wenn die Kassenunterlagen oder die Verfahrensdokumentation bei der Kassen-Nachschau als unvollständig eingestuft werden, prüft der Betriebsprüfer besonders gründlich. Bei weiteren Mängeln folgt eine ausführlichere Betriebsprüfung, in der alle steuerrelevanten Unterlagen genauestens unter die Lupe genommen werden. Außerdem kann eine fehlerhafte Buchführung zu Bußgeldzahlungen und Schätzungen der Umsätze durch das Finanzamt führen. Eine lückenlose Dokumentation in Deinen Unterlagen und ordnungsgemäße Kassenführung sind also das A und O, um auf die Kassen-Nachschau vorbereitet zu sein.

Wenn etwas fehlt, prüft der Finanzprüfer ausführlicher.

Was ist das Schlimmste, was bei der Kassennachschau passieren kann?

Wenn der Kassenprüfer bei der ausführlicheren Außenprüfung auf weitere Mängel stößt, kann das eine Zahlung von Bußgeldern und Umsatzschätzungen nach sich ziehen. Sind Einnahmen vorsätzlich nicht erfasst worden, kann das im schlimmsten Fall den Vorwurf der Steuerhinterziehung und eine Steuerfahndung zur Folge haben. Dabei drohen außerdem hohe Steuernachzahlungen, wenn die Einnahmen durch die Finanzprüfer geschätzt werden.

Wie kannst Du Dich auf die Kassennachschau vorbereiten?

Große Vorteile bei der Kassen-Nachschau besitzt Du, wenn Du bereits mit elektronischen oder digitalen Kassensystemen arbeitest. Diese Systeme sind meist GoBD-konform und ermöglichen Dir ohne weitere Umstände, die verlangten Nachweise über Deine Kassenführung zu jeder Zeit vorzeigen zu können. Doch egal welches Kassensystem Du benutzt, als Kasseninhaber besitzt Du eine Mitwirkungspflicht. Diese Mitwirkungspflicht umfasst eine Vorlage- und Auskunftspflicht über Deine vollständigen Grundaufzeichnungen und Buchungen der Kassen. Auch Deine Mitarbeiter sollten für den Fall der Fälle vorbereitet sein. Allerdings sollten sie niemals Auskunft geben, ohne dass Du und im besten Fall Dein Steuerberater hinzugezogen werden. So werden unsachgemäße Angaben vermieden. Sofern es nicht zu lange dauert, wird der Prüfer auf die Ankunft des Steuerberaters und des Geschäftsführers warten. Solltest Du Deine Daten an einem anderen Ort oder bei einer dritten Person wie zum Beispiel bei Deinem Steuerberater sichern, muss es jederzeit möglich sein, dass diese Daten dem Betriebsprüfer zugänglich gemacht werden können. Eine mehrtägige Verzögerung führt in den meisten Fällen zur ausführlichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt und sogar zu hohen Strafen von bis zu 25.000 Euro.

Das sogenannte Kassengesetz beinhaltet den seit 2018 gültigen § 146b. Die darin enthaltenen Ordnungsvorschriften bilden die Grundlage für die Nachschau Deiner Kassenführung.

Hinterlege am besten einen gesicherten Datenexport auf einer Festplatte oder einem USB-Stick in Deinem Lokal als absolute Notlösung. Normalerweise sollten die relevanten Kassendaten ja in der Cloud gespeichert sein und so ständig zugänglich sein. Achte darauf, dass die Daten GoBD-konform archiviert wurden und fortlaufend aktualisiert werden. Wenn Du bereits finanzamtkonforme Registrierkassen nach den GoBD verwendest, fällt es Dir nicht schwer, die notwendigen Datenexporte für die Kassen-Nachschau zur Verfügung zu stellen. So bist Du auf der sicheren Seite.

KassenSichV 2020: Kassenprüfung durch TSE leichter prüfbar

Mit der Kassensicherungsverordnung 2020 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ohnehin verschärft. Dieses schreibt nämlich eine technische Sicherheitseinrichtung für alle Kassensysteme vor, die über eine digitale Schnittstelle verfügt. Damit wird unter anderem rechtlich sichergestellt, dass das Finanzamt bei der Kassen-Nachschau problemlos auf sämtliche Kassendaten zugreifen kann. 

Wenn Du die beschriebenen Vorbereitungen triffst, kannst Du einer Kassennachschau entspannt entgegenblicken. Einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung machst Du, wenn Du mit einer finanzamtkonformen Kasse arbeitest. Digitale Kassensysteme helfen Dir dabei, Deiner Nachweispflicht mit wenig Aufwand nachzukommen. Teste orderbird – sowohl Deinen Steuerberater als auch Deinen Kassenprüfer wird es freuen und Du bist jederzeit auf der sicheren Seite. Jetzt eintragen und unverbindliche Präsentation geben lassen!