Seit dem 1. Januar 2018 kann es passieren, dass ein Prüfer des Finanzamtes spontan an Deiner Tür klopft und Rechenschaft fordert – Kassennachschau. 2017 wurden im Rahmen der GoBD die Anforderungen an Registrierkassen erhöht, jetzt ist eine weitere Prüfung durch die Finanzbehörde dazu gekommen. Worauf solltest Du vorbereitet sein?

Die sogenannte Kassennachschau ist eine weitere Form der Kassenprüfung, die unangemeldet in den gastronomischen Räumlichkeiten stattfindet.

Grundlage für die Nachschau der Kassen ist die Abgabenordnung. Der erste Unterabschnitt über die Führung von Büchern und Aufzeichnungen, genauer der § 146b, beschreibt die Kassennachschau als “Prüfung zur Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben”. Bei der Kassennachschau prüft das Finanzamt seit Januar 2018, ob Deine Kasse allen gesetzlichen Anforderungen entspricht oder ob es Ungereimtheiten gibt, ohne dass der Prüfer des Finanzamtes sich anmelden müsste.

Hier kannst Du nachlesen, was das für Dich als Besitzer einer Gastro-Kasse bedeutet und was der Prüfer überhaupt prüfen darf.

Kassennachschau, ein Prüfer des Finanzamtes prüft die Bücher

Kassennachschau: Der Prüfer vertieft sich in die Bücher

Welche Vorbereitungen kannst Du als Gastronom für die Kassennachschau treffen?

Große Vorteile bei der Kassenschau besitzt Du, wenn Du bereits mit elektronischen oder digitalen Kassensystemen, wie zum Beispiel orderbird, arbeitest. Diese Systeme sind meist GoBD-konform und ermöglichen Dir ohne große Umstände, die verlangten Nachweise über Deine Kassenführung zu jeder Zeit vorzeigen zu können.

Egal welches Kassensystem Du benutzt, als Kasseninhaber besitzt Du eine Mitwirkungspflicht. Diese Mitwirkungspflicht umfasst eine Vorlage- und Auskunftspflicht über Deine vollständigen Grundaufzeichnungen und Buchungen der Kassen. Auch Deine Mitarbeiter sollten für den Fall der Fälle von Dir vorbereitet werden. Allerdings sollten sie niemals Auskunft geben, ohne dass Du und im besten Fall Dein Steuerberater hinzugezogen werden, damit unsachgemäße Angaben vermieden werden. Soweit es nicht ewig dauert, wird der Prüfer auf die Ankunft warten. Solltest Du Deine Daten an einem anderen Ort oder bei einer dritten Person sichern, muss es jederzeit möglich sein, dass diese Daten dem Betriebsprüfer zugänglich gemacht werden können. Eine mehrtägige Verzögerung führt in den meisten Fällen zur ausführlichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt und sogar zu hohen Strafen bis zu 25.000 Euro.

Das sogenannte Kassengesetz beinhaltet den seit 2018 gültigen § 146b. Die darin enthaltenen Ordnungsvorschriften bilden die Grundlage für die Nachschau Deiner Kassenführung.

Hinterlege am besten einen gesicherten Datenexport auf einer Festplatte oder einem USB-Stick in Deinem Lokal als absolute Notlösung. Normalerweise sollten die relevanten Kassendaten ja in der Cloud gespeichert sein und so ständig zugänglich. Achte darauf, dass die Daten GoBD-konform archiviert wurden und sie fortlaufend aktualisiert werden. Wenn Du bereits finanzamtkonforme Registrierkassen nach GoBD besitzt, fällt es Dir nicht schwer, die notwendigen Datenexporte für die Kassennachschau zur Verfügung zu stellen. So bist Du auf der sicheren Seite.

 

Was darf der Prüfer im Rahmen der Kassennachschau?

Der Prüfer muss sich für die Kassennachschau weder anmelden, noch muss er für diese Art der Außenprüfung zu einer bestimmten Zeit erscheinen. Er überprüft, ob alle Daten zur Buchführung korrekt und komplett vorliegen. Eine lückenlose Kassenführung ist dementsprechend enorm wichtig, um Strafen zu vermeiden. Folgende Punkte werden bei einer Kassennachschau genauer geprüft:

Die zeitliche Zuordnung

Hierzu gehört die Prüfung, ob Buchhaltungsdaten wie Journal- und Auswertungsdaten, Kassenbons, Kassenzettel, Bedienungsanleitungen für das Kassensystem sowie im Trainingsmodus gespeicherte Daten etc. bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden können.

Die sachliche Zuordnung

Dieser Teil der Kassennachschau untersucht, ob Einnahmen und Ausgaben klar getrennt werden und ob alle relevanten Unternehmensdaten ständig elektronisch auswertbar sind. Es handelt sich um eine komplette Verfahrensdokumentation. Dazu gehört auch, dass die Umsätze der Registrierkassen mit den Tagesendsummen übereinstimmen.

Die Vollständigkeit

Dieser Punkt umfasst die komplette Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Auch die Überprüfung, ob Rechnungen nachträglich geändert wurden, gehört dazu. Desweiteren wird die Aufzeichnung des Trainingsmodus, eine fortlaufende Nummerierung der Z-Bons sowie die Tatsache, ob jeder Geschäftsfall ordnungsgemäß erfasst wurde, geprüft.

Bei einer Kassennachschau besitzt der Kassenprüfer verschiedene Rechte und Pflichten.

Die Rechte bei einer Kassennachschau:

  • Recht auf den Zugriff der oben genannten Daten
  • Recht auf Einsicht der folgenden Datenbestände: technische Aufzeichnungen zur Registrierkasse, abgabenrechtliche Unterlagen wie Auswertungs- und Journaldaten und, sofern vorhanden, Einsicht der Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung

Die Pflichten bei einer Kassennachschau:

  • Vorlage eines Dienstausweises
  • Aushändigung eines Protokolls nach erfolgter Prüfung

An einem Feiertag um 23 Uhr klopft es an Deiner Tür – ein Betriebsprüfer bittet Dich, die Ordnungsmäßigkeit Deiner Kasseneinnahmen und Kassenausgaben für eine Kassennachschau nachzuweisen. Ist das erlaubt?

Tatsächlich ist es so, dass die Kassennachschau wirklich jederzeit stattfinden kann, sofern Dein Betrieb geöffnet ist. Der Prüfer kann das Kassensystem Deiner Gastronomie also auch an Feier- und Sonntagen überprüfen. Das gilt für alle Öffnungszeiten. Der vom Finanzamt geschickte Prüfer darf dabei die Räumlichkeiten des Steuerpflichtigen betreten – in erster Linie natürlich die Geschäftsräume, in seltenen Fällen und nur bei begründetem Verdacht die Privaträume.

Nicht immer passiert die Kassennachschau so auffällig. Es ist auch möglich, dass eine sogenannte Beobachtung der Kasse erfolgt. Diese Beobachtung sieht dann so aus, dass der Prüfer als anscheinend normaler Gast die ersten Informationen sammelt. Er bezahlt und verlangt die Einsicht seines Bons. In diesem Zusammenhang kann er jede öffentlich zugängliche Kasse genauer unter die Lupe nehmen. Sollte sich die Prüfung auf die Bücher und die gesammelten Daten ausweiten, muss er jedoch von Rechtswegen seinen Dienstausweis vorzeigen.

Wenn Du die beschriebenen Vorbereitungen triffst, kannst Du einer Kassennachschau entspannt entgegenblicken. Einen großen Schritt in die richtige Richtung machst Du, wenn Du mit einem finanzamt- und dementsprechend auch GoBD-konformen Kassensystem arbeitest. Digitale Kassensysteme helfen Dir dabei, Deiner Nachweispflicht mit wenig Aufwand nachzukommen. Teste orderbird – Deinen Kassenprüfer wird es freuen und Du bist rechtlich auf der sicheren Seite. Wir wünschen Dir viel Erfolg!

 

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