Kassennachschau: Schon seit dem 1. Januar 2018 kann das Finanzamt plötzlich vor Deiner Tür stehen und Einblicke in Deine Kasse verlangen. Worauf solltest Du vorbereitet sein?

Die Kassennachschau ist eine weitere Form der Betriebsprüfung, die unangemeldet in Deinem gastronomischen Unternehmen erfolgen kann. Grundlage für die Kassennachschau ist die Abgabenordnung. Der erste Unterabschnitt über die Führung von Büchern und Aufzeichnungen – genauer der § 146b – beschreibt die Kassennachschau als “Prüfung zur Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben”. Bei der Kassennachschau prüft das Finanzamt seit Januar 2018, ob Deine Kasse allen gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob alle steuerpflichtigen Aufzeichnungen ordnungsgemäß vorliegen. Wichtig: Laut Gesetz kann die Kassennachschau unangekündigt erfolgen. Hier erfährst Du, was das für Dich als Gastronomen bedeutet und was der Prüfer überhaupt prüfen darf.

Bei der Kassennachschau handelt es sich um eine Prüfung der Kasse und der gesamten Kassenführung. Das Besondere: Sie muss, anders als die Betriebsprüfung, vorher nicht angemeldet werden.

Das erwartet Dich in diesem Artikel zum Thema Kassennachschau in der Gastronomie:

Was darf der Prüfer im Rahmen der Kassennachschau?

Wie kannst Du Dich als Gastronom auf die Kassennachschau vorbereiten?

 

Was darf der Prüfer im Rahmen der Kassennachschau?

Der Prüfer muss sich für die Kassennachschau weder anmelden, noch muss er für diese Art der Außenprüfung zu einer bestimmten Zeit erscheinen. Er kann einfach mit einem Mal Deinen gastronomischen Betrieb betreten und von Dir verlangen, ihm Deine Buchhaltung vorzulegen.

Der Prüfer überprüft, ob alle steuerpflichtigen Unterlagen korrekt und komplett vorliegen. Eine lückenlose Kassenführung ist also enorm wichtig, um Strafen zu vermeiden. Folgende Punkte werden bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt genauer geprüft:

Die zeitliche Zuordnung

Hierzu gehört die Prüfung, ob folgende Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden können:

  • Buchhaltungsdaten wie Journal- und Auswertungsdaten
  • Kassenbons
  • Kassenzettel
  • Bedienungsanleitungen für das Kassensystem
  • im Trainingsmodus gespeicherte Daten

Die sachliche Zuordnung

In diesem  Teil der Kassennachschau wird untersucht, ob Einnahmen und Ausgaben klar getrennt werden und ob alle relevanten Unternehmensdaten ständig elektronisch auswertbar sind. Es handelt sich um eine komplette Verfahrensdokumentation. Dazu gehört auch, dass die Umsätze der Registrierkassen mit den Tagesendsummen übereinstimmen.

Die Vollständigkeit

Dieser Punkt umfasst die komplette Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Außerdem wird überprüft:

  • ob Rechnungen nachträglich geändert wurde
  • ob alle Z-Bons eine fortlaufende Nummerierung haben
  • ob jeder Geschäftsfall ordnungsgemäß erfasst wurde

Der Prüfer besitzt bei der Kassennachschau verschiedene Rechte und Pflichten.

Diese Rechte hat der Prüfer bei einer Kassennachschau:

  • Recht auf den Zugriff der oben genannten Daten
  • Recht auf Prüfung der folgenden Daten: technische Aufzeichnungen zur Registrierkasse, abgabenrechtliche Unterlagen wie Auswertungs- und Journaldaten

Diese Pflichten hat der Prüfer bei einer Kassennachschau:

  • Vorlage eines Dienstausweises
  • Aushändigung eines Protokolls nach erfolgter Kassennachschau

An einem Feiertag um 23 Uhr klopft es an Deiner Tür – ein Betriebsprüfer bittet Dich, die Ordnungsmäßigkeit Deiner Kassenaufzeichnungen und Kassendaten für eine Kassennachschau nachzuweisen. Ist das erlaubt?

Kassennachschau, ein Prüfer des Finanzamtes prüft die Bücher

Kassennachschau: Der Prüfer vertieft sich in die Bücher.

 

Tatsächlich ist es so, dass die Kassennachschau jederzeit stattfinden kann, sofern Dein Betrieb geöffnet ist. Der Prüfer kann das Kassensystem Deiner Gastronomie also auch an Feier- und Sonntagen überprüfen. Der vom Finanzamt geschickte Prüfer darf dabei die Räumlichkeiten des Steuerpflichtigen betreten – in erster Linie natürlich die Geschäftsräume, in seltenen Fällen und nur bei begründetem Verdacht die Privaträume.

Nicht immer passiert die Kassennachschau so auffällig. Es ist auch möglich, dass eine sogenannte Beobachtung der Kasse erfolgt. Diese Beobachtung sieht dann so aus, dass der Prüfer quasi „undercover“ als Gast die ersten Informationen sammelt. Er bezahlt und verlangt die Einsicht seines Bons. In diesem Zusammenhang kann er jede öffentlich zugängliche Kasse genauer unter die Lupe nehmen. Sollte die Prüfung über solche Testkäufe hinausgehen und sich auf die Unterlagen und die gesammelten Daten ausweiten, muss der Prüfer jedoch seinen Dienstausweis vorzeigen.

 

Wie kannst Du Dich als Gastronom auf die Kassennachschau vorbereiten?

Große Vorteile bei der Kassennachschau besitzt Du, wenn Du bereits mit elektronischen oder digitalen Kassensystemen arbeitest. Diese Systeme sind meist GoBD-konform und ermöglichen Dir ohne weitere Umstände, die verlangten Nachweise über Deine Kassenführung zu jeder Zeit vorzeigen zu können. Doch egal welches Kassensystem Du benutzt, als Kasseninhaber besitzt Du eine Mitwirkungspflicht. Diese Mitwirkungspflicht umfasst eine Vorlage- und Auskunftspflicht über Deine vollständigen Grundaufzeichnungen und Buchungen der Kassen. Auch Deine Mitarbeiter sollten für den Fall der Fälle vorbereitet sein. Allerdings sollten sie niemals Auskunft geben, ohne dass Du und im besten Fall Dein Steuerberater hinzugezogen werden. So werden unsachgemäße Angaben vermieden. Sofern es nicht zu lange dauert, wird der Prüfer auf die Ankunft des Steuerberaters und des Geschäftsführers warten. Solltest Du Deine Daten an einem anderen Ort oder bei einer dritten Person sichern, muss es jederzeit möglich sein, dass diese Daten dem Betriebsprüfer zugänglich gemacht werden können. Eine mehrtägige Verzögerung führt in den meisten Fällen zur ausführlichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt und sogar zu hohen Strafen bis zu 25.000 Euro.

Das sogenannte Kassengesetz beinhaltet den seit 2018 gültigen § 146b. Die darin enthaltenen Ordnungsvorschriften bilden die Grundlage für die Nachschau Deiner Kassenführung.

Hinterlege am besten einen gesicherten Datenexport auf einer Festplatte oder einem USB-Stick in Deinem Lokal als absolute Notlösung. Normalerweise sollten die relevanten Kassendaten ja in der Cloud gespeichert sein und so ständig zugänglich sein. Achte darauf, dass die Daten GoBD-konform archiviert wurden und fortlaufend aktualisiert werden. Wenn Du bereits finanzamtkonforme Registrierkassen nach den GoBD verwendest, fällt es Dir nicht schwer, die notwendigen Datenexporte für die Kassennachschau zur Verfügung zu stellen. So bist Du auf der sicheren Seite.

Mit der Kassensicherungsverordnung 2020 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ohnehin verschärft. Dieses schreibt nämlich eine technische Sicherheitseinrichtung für alle Kassensysteme vor, die über eine digitale Schnittstelle verfügt. Damit wird unter anderem rechtlich sichergestellt, dass das Finanzamt bei der Kassennachschau problemlos auf sämtliche Aufzeichnungen zugreifen kann.

 

Wenn Du die beschriebenen Vorbereitungen triffst, kannst Du einer Kassennachschau entspannt entgegenblicken. Einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung machst Du, wenn Du mit einer finanzamtkonformen Kasse arbeitest. Digitale Kassensysteme helfen Dir dabei, Deiner Nachweispflicht mit wenig Aufwand nachzukommen. Teste orderbird – sowohl Deinen Steuerprüfer als auch Deinen Kassenprüfer wird es freuen und Du bist jederzeit auf der sicheren Seite. Jetzt eintragen und unverbindliche Präsentation geben lassen!

Mach Deine Gastronomie noch erfolgreicher!

Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird sparst Du Zeit, Geld und Nerven. Trag Dich einfach kurz ein und einer unserer Gastronomie-Experten wird sich bei Dir melden.

Ich bin damit einverstanden, dass mir orderbird E-Mails mit Angeboten und Neuigkeiten aus der Welt der Gastronomie sendet. Ich akzeptiere die AGB und die Datenschutzbestimmungen der orderbird AG.

Vielen Dank!

Einer unserer Kundenberater wird Dich bald kontaktieren.

//