Egal, ob Du Dich gerade als Gastro-Gründer versuchst oder schon ewig in der Gastronomie bist – verschiedene Kassensysteme für die Gastronomie bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile. Was Du bei Deiner Wahl beachten solltest und ob Deine jetzige Gastrokasse wirklich den größten Erfolg verspricht, erfährst Du hier.

Der Gast ist König und der König zahlt die Rechnung. Du als Gastronom willst natürlich möglichst wenig Aufwand und geringe Unkosten bei der Wahl Deines Kassensystems. Doch welche Gastrokasse ist die richtige für Dich? Mittlerweile gibt es viele Kassenanbieter wie beispielsweise orderbird, die so individuell sind wie jeder Gastronom. Auf dem Markt dominieren drei Kassensysteme: die Tablet-Kasse, die geschlossene Registrierkasse und die PC-Kasse. Wir haben alle Vor- und Nachteile für Dich zusammengefasst.

Am Ende findest Du nochmal eine übersichtliche Zusammenfassung mit allen Vor- und Nachteilen der Kassensysteme.

Kassensysteme in der Gastronomie – Zeit ist Geld, besonders in der Gastronomie

In der Gastronomie muss es bekanntlich schnell gehen, deshalb muss Dein Kassensystem Dich als Gastronom bestmöglich unterstützen. Dazu gehört nicht nur der Faktor Zeit, also weniger Stress, sondern auch der Faktor Geld. Anschaffungskosten, gerade als Gastro-Gründer, spielen dabei als Investition eine große Rolle. Nicht zu vergessen sind auch die laufenden Kosten für die Aktualisierungen und die Einarbeitungszeit Deiner Mitarbeiter. Je nach Gastronomie muss ein Kassensystem unterschiedliche Anforderungen erfüllen? Kannst Du Deine Umsatzdaten jeder Zeit einsehen? Ist zum Beispiel Funkbonieren möglich? Wie ist sind die Tischpläne gestaltet? – und vieles mehr.

Außerdem solltest Du darauf achten, dass Deine Gastrokasse GoBD-konform ist und Dir einen schnellen Überblick über Deine Aufzeichenungen bieten kann. GoBD-konforme Kassensysteme entsprechen den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von digitalen Daten. Das macht die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater und dem Steuerprüfer vom Finanzamt wesentlich leichter. Zusätzlich brauchst Du Dir dann keine Sorgen machen, ob Dein Kassensystem finanzamtkonform ist, wenn bei Dir eine Kassennachschau durchgeführt wird.

 

Übrigens: In Österreich gilt die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Achte also darauf, dass Deine Gastrokasse RKSV-konform ist.

 

Eine geschlossene Registrierkasse als Beispiel für Kassensysteme in der Gastronomie

Ein typisches Bild einer geschlossenen Registrierkasse

Geschlossene Registrierkassen – der Klassiker unter den Kassensystemen

Geschlossene Registrierkassen bestechen durch ihre simple Ausführung. Durch die eingeschränkte Handhabung werden Bedienfehler reduziert. Die Einstellungen sind nur bedingt veränderbar, was im direkten Gastro-Alltag zwar nützlich sein kann, aber gerade bei Neuerungen der Kassensoftware deutliche Nachteile aufzeigt. Das Preisniveau dieser Gastrokasse hat eine große Spanne. Ein Nachteil sind die aufwendigen Datenexporte. Sollte die Kasse oder das Speichermedium verloren oder kaputt gehen, sind die Aufzeichnungen, die bei einer geschlossenen Registrierkasse nicht auf einem Server gesichert werden, komplett verloren. Der wohl größte Nachteil im Vergleich zu anderen Kassensystemen ist, dass die klassische Registrierkasse nur stationär bedienbar ist. Das bedeutet für Deine Gastronomie einen erhöhten Zeitaufwand. Schließlich muss Dein Personal für jede Bestellung zur Registrierkasse laufen und die Bestellungen eintippen.

Klassische Registrierkassen basieren meist auf dem PLU-System. Die PLU-Codes befinden sich in der Datenbank Deiner Kassensoftware, was ganz gut funktioniert, wenn Du gut eingelernt bist. Aber gerade die Arbeit mit Aushilfen oder ein schnelles Einlernen neuer Arbeitskräfte sind hier nahezu unmöglich, da die Kassensoftware selten intuitiv gestaltet ist. Eine umfangreiche Schulung der Kassensysteme ist unbedingt nötig.

 

Die PC-Kasse – das preisintensive Kassensystem für die Großgastronomie

Die PC-Kasse überzeugt durch eine hohe Stabilität und eine hohe Abdeckung an Features. Dementsprechend hoch ist häufig auch der Preis, weshalb sie eher für Großgastronomien oder Hotels geeignet ist. Hinzukommen die Investitionen für das hohe Supportaufkommen, die Updates und die Pflege der PC-Kasse. Wenn dieses Kassensystem einen Chip besitzt, auf dem die Umsatzdaten gesichert werden, bietet es eine große Sicherheit für Dich als Gastronom. PC-Kassen ohne Chip sind hingegen anfällig für Datenverluste. Ebenso ist der Datenexport für den Steuerberater und Steuerprüfer bei Offline-Varianten aufwendig. Auch die hohen Reparaturkosten stellen einen Nachteil dar. Zuletzt sollte erwähnt werden, dass nicht alle Kassen dieses Typs unendlich aktualisierbar sind. Das heißt, dass nach einer gewissen Zeit eine Neuanschaffung unumgänglich wird. Hier befindest Du Dich immer in einer gewissen Abhängigkeit, abgesehen von Artikeländerungen benötigst Du für jede Änderung den Support des Kassenabieters, der in der Regel auch immer zu Extrakosten führt.

Ein PC-Kassensystem für die Gastronomie wird an einem Tresen von einer Kellnerin benutzt

PC-Kassensysteme – so können sie aussehen

Tablet-Kassensysteme – Kassen auf dem neuesten Stand der Technik

Gastrokassen, die als Tablet-Kassen bezeichnet werden, bestechen durch ein zeitgemäßes Design und haben ein gutes Preis-Leistungsverhältnis. Die Neuanschaffung der Einzelgeräte ist günstig und sie lassen sich auch anderweitig nutzen. Besonders das einfache Bedienen der Touchkasse ermöglicht Dir und Deinen Mitarbeitern einen leichten Umgang mit ihnen. Manche Gastronomen haben Sorge, dass der fehlerfreie Umgang mit dem Kassensystem viel Training benötigt, was jedoch nicht der Fall ist. Sollte es rechtliche Änderungen geben oder die angebotenen Produkte sich verändern, gibt es bei diesem Kassensystem entscheidende Vorteile. Aktualisierungen für die Kassensoftware werden automatisch und häufig kostenfrei vorgenommen. Du kannst Du die Benutzung bei Tabletkassen nach Deinen eigenen Wünschen und ganz individuell anpassen – beispielsweise wie Deine Speisekarte strukturiert ist oder die Tischpläne aufgebaut sind, damit Du und Dein Team effizient damit arbeiten können.

Ein Gastronom posiert zufrieden hinter seinem Tresen, davor das iPad-Kassensystem von orderbird mit Kartenleser

Tablet-Kassensysteme für die Gastronomie sind häufig besonders einfach zu bedienen

Deine Aufzeichnungen werden sicher online auf einem Server abgespeichert. Das verhindert den Datenverlust, falls die Gastrokasse kaputt geht oder gar gestohlen wird. Einige Tabletkassen punkten zusätzlich durch das Funkbonieren. Damit werden viele Wege im gastronomischen Alltag gespart, weil die Bestellungen direkt zum Küchendrucker oder zum Bondrucker am Tresen gesendet werden können. Dein Kellner muss dafür den Tisch nicht verlassen und kann direkt am Gast bleiben. Das verbessert das Serviceerlebnis. Wie schon eben erwähnt, sind Tablets für die Diebe eine willkommene Beute, weil diese Gastrokassen klein und handlich sind und auch privat gern genutzt werden. Das ist ärgerlich, selbst wenn die Daten gesichert sind. Abhilfe leisten sogenannte Jojo Cases sowie iPad-Ständerlösungen, um die Endgeräte zu fixieren.

Bei allem Ärger – im Falle eines Diebstahls loggst Du Dich einfach auf einem anderen Gerät wieder ein und kannst so ohne Verzögerung und ohne Datenverlust weiterarbeiten.

Aus technischer Sicht erschwert ein längerer Ausfall des Internets die Arbeit mit diesem Kassensystem, gerade wenn mehr als ein Endgerät genutzt wird. Das Touchpad der Kassen ist zudem schmutzanfällig, aber das ist ja bei jeder Smartphone-Nutzung so.

Zusammenfassung der Kassensysteme für die Gastronomie

1. Die Vorteile der Tablet-Kassensysteme

    • Gutes Preis-Leistung-Leistungsverhältnis
    • Einfache Bedienbarkeit
    • Funkbonieren (Kommunikation via Funk mit Bondrucker und Küchendrucker)
    • Leichter Datenexport für Steuerberater und Finanzamt
    • Einbinden von Neuerungen in kurzer Zeit und kostengünstig
    • Modernes Design
    • Günstige Neuanschaffung der Einzelgeräten, die auch anderweitig nutzbar sind
    • Sichere Speicherung Deiner Aufzeichnungen/Daten (online auf Server)
    • Leicht an rechtliche Änderungen anpassbar durch Updates
    • Produktangebot leicht selbstständig editierbar

Die Nachteile dieser Kassensysteme

    • Einzelgeräte sind leichte Beute für Diebe (Aufzeichnungen aber extern auf Server gesichert)
    • Je nach Einsatz schmutzanfällige Touchsystem
    • Probleme, wenn Internetverbindung für längere Zeit fehlt oder unterbrochen wird, gerade bei mehreren Geräten, Single = nicht so problematisch
    • Sorge vor Schwierigkeiten im Umgang, wenn Erfahrung fehlt, meist aber spielend leicht zu erlernen
Ein Tablet-Kassensystem steht in einem modernen Kassenständer aus Haus an der Bar von The Espresso Bar

Moderne Tablet-Kassensysteme passen optisch in jede Gastronomie

2. Die Vorteile der geschlossenen Registrierkassen

    • Einfache Ausführung
    • Eingeschränkte in Handhabung für Fehlervermeidung während der Bedienung

Die Nachteile dieser Kassensysteme

    • Schwer adaptierbar für Neuerungen
    • Bei Verlust sind alle Aufzeichnungen verloren
    • Datenexporte für Steuerberater und Finanzamt sind aufwendig
    • Viele Wege für den Service

3. Die Vorteile der PC-Kassen

  • Hohe Abdeckung von Features für mittlere bis große Gastronomien und Hotellerie
  • Hohe Stabilität der Kassensysteme
  • Sehr sicher, wenn Daten auf einem Chip offline gesichert werden, ansonsten nicht

Die Nachteile dieser Kassensysteme

  • Verhältnismäßig teuer, deshalb für größere Läden geeignet
  • Hohe Extrakosten durch aufwendigen Support, Aktualisierungen und Pflege
  • Geräte nur bis zu bestimmten Punkt aktualisierbar, sonst Neuanschaffung nötig
  • Hohe Reparaturkosten oder Neuanschaffungskosten bei Defekten
  • Häufig umständliche Programmierung für bspw. Speisekarten
  • Beim Offline-System sind Datenexporte für Steuerberater und Finanzamt aufwendig

 

In diesem Artikel findest Du einen Vergleich verschiedener Kassensysteme. Er Dir hilft, für den Erfolg Deiner Gastronomie das richtige Kassensystem zu finden. Du willst mehr Infos für Deine ganz individuellen Anforderungen? Kein Problem, wir von orderbird helfen gern. Lass Dich kostenlos von uns beraten, was ein Kassensystem für Dich können muss. Trag Dich einfach unten ein!

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