Kaufberatung: Das passende Kassensystem für die Gastronomie

Um das passende Kassensystem für Deinen Laden auszuwählen, bedarf es einiger Recherche und Kenntnisse über die auf dem Kassenmarkt verfügbaren Produkte. Natürlich hängt die Wahl eines adäquaten Kassensystems nicht zuletzt auch stark von der jeweiligen gastronomischen Einrichtung ab, denn Kasse ist nicht gleich Kasse. Die Ansprüche eines Steakhauses in touristischer Lage mit großem Außenbereich sind selbstverständlich andere als die eines kleinen Cafés in das vorrangig Anwohner einkehren.

Was muss ich vor dem Kauf eines Kassensystems beachten?

Mach Dir Gedanken über Dein gastronomisches Konzept: Was muss meine Kasse können, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren, die Organisation und Verwaltung zu erleichtern und bestenfalls auch noch um meinen Umsatz zu steigern?

Folgende Fragen helfen Dir, die Auswahl von Systemen einzugrenzen und das passende Kassensystem für die Gastronomie auszuwählen:

1.) Wie viele Kassensysteme benötige ich?

Werden mehrere Kassen im Geschäft (Clubs oder mehrstöckige Restaurants) benötigt oder genügt eine? Sollten mehrere Kassen zum Einsatz kommen, stellt sich außerdem die Frage, ob die Kassen miteinander kommunizieren oder unabhängig voneinander laufen sollen.

2.) Suchst Du nach einer Komplettlösung, nach einer Kassensoftware oder nach einer Kassenhardware?

Die Möglichkeiten sind umfangreich, so dass man schnell den Überblick verlieren kann. Du kannst sowohl ein Kassensystem kaufen, in dem Kasse und Software schon vereint sind. Oder aber auch ein Gerät (PC, Tablet wie iPad), auf das eine für Dich passende Kassensoftware installiert wird. Beachten solltest Du bei dieser Entscheidung: Wie stabil ist das System? Welche Installations- und Wartungskosten kommen zukünftig auf Dich zu? Und mit welchem Aufwand kann die Software oder die Kasse aktualisiert werden?

3.) Für welche Art von Geschäft wird das Kassensystem eingesetzt?

Natürlich unterscheiden sich Kassensysteme für den Einzelhandel von solchen für die Gastronomie. Gastronomische Betrieben arbeiten beispielsweise mit offenen Tischen, während im Einzelhandel der Kassiervorgang deutlich kürzer ausfallen dürfte. Aber auch innerhalb der Gastronomie gibt es prägnante Unterschiede, wann welches Kassensystem sinnvoll ist. In flächenmäßig großen gastronomischen Einrichtungen kann es durchaus sinnvoll sein mit einem Funkboniersystem zu arbeiten. Funkbonieren verkürzt Wege und unterstützt die Arbeitsteilung. Außerdem gibt es Betriebe, die mobile Kassen brauchen, weil sie selbst viel unterwegs sind. Man sollte sich aber unter anderem auch fragen: Wie ausführlich die Verkaufsdaten ausgewertet und aufbereitet werden, ob eine Warenwirtschaft benötigt wird, ob individuelle Bedürfnisse mit berücksichtigt werden. Ein wesentlicher Faktor ist letztlich auch, wie das Personal mit dem System zurechtkommt, sprich, wie bedienerfreundlich es ist.

4.) Welche Eingabegeräte sollen an das Kassensystem angeschlossen werden?

Ein Kassensystem kann über diverse Schnittstellen zu weiteren Geräten verfügen, wie zum Beispiel: Barcodescanner, Touchscreen Monitore, Tastaturen, mobile Bestellgeräte oder auch Kartenzahlungsterminals. Je nach Bedarf muss vor der Auswahl des Kassensystems geprüft werden, ob die gewünschten Endgeräte angeschlossen werden können. Und wenn ja, in welchem Umfang und mit welchem technischen Aufwand dies verbunden ist.

5.) Wer soll das Kassensystem installieren?

Die Serviceleistungen unterscheiden sich je nach Hersteller. Erkundige Dich vorab, ob eine Installationsgebühr fällig wird oder ob gegebenenfalls ein Netzwerktechniker angefordert werden muss. In manchen Fällen bieten Hersteller auch schon Plug&Play-Lösungen, bei denen Hardware und Software bereits konfiguriert sind und nur noch an das Stromnetz angeschlossen werden müssen.

6.) Wann benötige ich das Kassensystem und wie schnell soll es einsetzbar sein?

Recherche, Verkaufsberatung und -abwicklung, Bezahlvorgang und Lieferung nehmen unter Umständen einige Ihrer Zeit in Anspruch. Deshalb solltest Du sicherstellen, die Kaufentscheidung nicht übereilt und unter Zeitdruck zu treffen. Beachte außerdem, dass es immer gut ist, eine Eingewöhnungsphase für das Kassensystem einzuplanen. Einstellungen müssen vorgenommen werden, Speisekarten eingespeichert werden und auch die Belegschaft muss sich mit dem neuen System erst einmal einarbeiten.

7.) Welche zusätzlichen Komponenten benötigst Du?

Möchten Du beispielsweise mit einer Kassenlade oder einem Kreditkartenterminal arbeiten? Zu beachten ist auch die Anzahl und Art der Bondrucker. Sollen die Bons für Getränke am Tresen und die Bons für die Speisen in der Küche ausgedruckt werden, um Laufwege zu sparen? Willst Du Dir den Kabelsalat ersparen, dann sind W-Lan-Drucker sinnvoller. Sollte Dein ganzes Kassensystem über ein kabelloses W-Lan-Netzwerk laufen, musst Du außerdem auf die Reichweite der Router achten und gegebenenfalls mehrere installieren.

Unser Serviceteam unterstützt und berät Dich gern bei der Auswahl eines passenden Kassensystems für Deine Gastronomie. Unter uns: Unser iPad-Kassensystem ist aus gutem Grund so beliebt.