Offene Ladenkasse in der Gastronomie: Ist das eine Option?

Hat eine offene Ladenkasse in der Gastronomie eher Vorteile oder eher Nachteile? Hier erfährst Du die wichtigsten Infos.

Als Gastronom hast Du die Wahl welches Kassensystem Du nutzt: Neben der offenen Ladenkasse spielen Registrierkassen wie z. B. das digitale Kassensystem von orderbird eine immer größere Rolle – denn sie erleichtern Dir die Arbeit und verursachen häufig weniger Stress mit dem Finanzamt. Dennoch: Eine Registrierkassenpflicht besteht in Deutschland, anders als in Österreich, aktuell noch nicht. Deshalb findest Du hier auch die wichtigsten Informationen zu offenen Ladenkassen.

Das erwartet Dich in diesem Artikel zum Thema offene Ladenkasse in der Gastronomie:

Was ist eine offene Ladenkasse?

Offene Ladenkasse vs. digitale Kassenführung – Vor- und Nachteile

Die richtige Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse

Das kommt bei einer Betriebsprüfung auf Dich zu

Eine offene Ladenkasse ist Dir zu riskant?

Was ist eine offene Ladenkasse? 

Eine offene Ladenkasse ist im Grunde das Gegenteil von einer digitalen Registrierkasse, denn die Kassenführung funktioniert hier ganz ohne technische Unterstützung. Eine offene Ladenkasse kann aus allen möglichen Aufbewahrungslösungen bestehen, in denen die Bareinnahmen aufbewahrt werden. Möglichkeiten für eine offene Ladenkasse können sein:

• eine Schublade
• eine Geldkassette
• eine Kiste 
• oder einfach ein Karton. 

Oft wird die offene Ladenkasse als “Barkasse” bezeichnet – in der Gastronomie gerne auch als “Thekenkasse”. Im Gegensatz zur Registrierkasse erfolgt bei der Arbeit mit einer offenen Ladenkasse die gesamte Kassenführung handschriftlich und ist somit deutlich umständlicher. 

Eine Registrierkassenpflicht gibt es nicht, aber die Arbeit mit einer digitalen Kasse ist deutlich einfacher als mit einer offenen Ladenkasse.

Offene Ladenkasse vs. digitale Kassenführung – Vor- und Nachteile

Viele Gastronomen sind sich gerade am Anfang ihrer Unternehmensgründung unsicher, ob sie direkt auf eine digitale Kasse zurückgreifen sollen oder lieber erst mit einer offenen Ladenkasse starten sollen. 

Wir zeigen Dir die Vor- und Nachteile einer Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse im Vergleich zu digitalen Kassensystemen:

Die richtige Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse

Um in Deiner Gastronomie finanzamtkonform eine offene Ladenkasse nutzen zu können, musst Du bei der Kassenführung einiges beachten. Das Wichtigste: Du musst sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben schriftlich festhalten. Nur so kannst Du bei der Kassenprüfung eine einwandfreie Buchführung vorlegen. Was Du außerdem wissen musst:

Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs.1 AO) – besonders wichtig für die offene Ladenkasse

Du bist dazu verpflichtet, jede einzelne Kassenbewegung aufzuzeichnen. Das heißt, du musst alle Bareinnahmen und -ausgaben handschriftlich festhalten. Was Du dabei beachten musst:

• Die Aufzeichnung muss unmittelbar nach Abschluss des Geschäftsvorfalls erfolgen.
• Außerdem müssen die Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig und geordnet vorgenommen werden.

Das muss aufgezeichnet werden:

• Verkaufter Artikel
• Anzahl
• Verkaufspreis
• Steuersatz

Du musst jeden Tag alle verkauften Artikel genau dokumentieren.

Praxistipp: Für eine genaue Erfassung aller verkauften Artikel empfehlen wir Dir, täglich eine Strichliste zu führen. Hier sollten alle Artikel aufgelistet werden, die in Deiner Gastronomie zum Verkauf stehen. Dabei musst Du unbedingt unterschiedliche Steuersätze beachten, wenn Du Deine Waren auch zum Mitnehmen anbietest! Verkaufst Du einen Artikel, machst Du einen Strich in der entsprechenden Spalte. Das ist sehr aufwendig, garantiert aber eine vollständige Erfassung und kann bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt sehr hilfreich sein. Außerdem ist es empfehlenswert, mindestens einmal die Woche eine Inventur zu machen. 

Du führst eine offene Ladenkasse? Dann musst Du alle verkauften Artikel handschriftlich dokumentieren!

Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht

Es gibt die Möglichkeit, sich von der Einzelaufzeichnungspflicht befreien zu lassen wenn Du mit einer offenen Ladenkasse arbeitest. Wann besteht diese Möglichkeit? Unter anderem dann, wenn es für den Gastronomen unzumutbar ist, jeden einzelnen Verkauf zu notieren, weil die Waren an eine Vielzahl von Personen verkauft werden. Das könnte zum Beispiel in Clubs, Bars oder bei Getränkeverkäufen im Stadion der Fall sein. Wichtig ist, dass Du einen schriftlichen Antrag bei Deinem zuständigen Finanzamt stellen. 

Der Kassenbericht für die offene Ladenkasse – Das Zählen Deiner täglichen Bareinnahmen

Wenn Du mit einer offenen Ladenkasse arbeitest, musst Du für eine ordnungsmäßige Kassenführung jeden Tag nach Geschäftsschluss einen Kassenbericht erstellen. Mit dem Kassenbericht führst Du Deine gesamten steuerpflichtigen Einnahmen auf und berechnest am Ende eines Geschäftstages Deinen tatsächlichen Kassenbestand. Du musst hierfür alle Entnahmen, Ausgaben, Einlagen und Einnahmen notieren. Wichtig ist, dass Du die Entnahmen, Ausgaben und Einlagen immer mit Belegen nachweist.

Das sollte in Deinem Kassenbericht stehen: 

• Gesamter Kassenbestand nach Geschäftsschluss
• Minus: Kassenbestand zu Beginn des Tages bzw. Kassenbestand des Vortages
• Minus: Bareinlagen (z. B. Wechselgeld oder Privateinlagen)
• Plus: Barausgaben
• Plus: Barentnahmen (z. B. Privatentnahmen)

Die Summe ergibt Deine Tageseinnahmen.

Wir empfehlen Dir, für das Zählen des Kassenbestands ein Zählprotokoll zu führen. In einem Zählprotokoll kannst Du die genaue Anzahl der Münzen und Geldscheine in entsprechende Spalten eintragen. Das erleichtert Dir die Kalkulation. Außerdem kann es bei Problemen bei der Betriebsprüfung hilfreich sein, ein ordentlich geführtes Zählprotokoll vorzulegen.

Du musst für jeden einzelnen Tag einen Kassenbericht erstellen – und zwar direkt nach Kassenschluss und nicht erst am nächsten Tag. Mehrere Kassenberichte zusammen bilden das Kassenbuch.

Aufbewahrungspflicht

Du bist dazu verpflichtet, sämtliche steuerrelevante Unterlagen und Belege für die Dauer von mindestens 10 Jahren aufzubewahren. Die Finanzbehörden sind jederzeit dazu befugt, Deine Unterlagen aus den vergangenen 10 Jahren einzusehen. Du musst sicherstellen, dass alle Daten und Berichte auch nach mehreren Jahren leserlich und leicht zu erkennen sind. Du musst also nicht nur darauf achten, dass Du leserlich schreibst, sondern auch darauf, Papier zu verwenden, dass nicht bereits nach einiger Zeit verblasst. Zusätzlich solltest Du die Unterlagen trockenen und lichtgeschützt aufbewahren.

Du musst der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachgehen und sämtliche Unterlagen und Belege für mindestens 10 Jahre aufbewahren. 

Das kommt bei einer Betriebsprüfung auf Dich zu

Gastronomen die anstelle einer Registrierkasse in ihrem Betrieb eine offene Ladenkasse führen, stehen bei den Finanzbehörden besonders im Visier. Warum? Weil es bei der offenen Ladenkasse keinen Verlass auf sichere, automatische Datenerfassung gibt. Manipulationen und fehlerhafte Erfassungen der Geldbestände sind hier vorprogrammiert. Das weiß auch das Finanzamt. Deshalb musst Du damit rechnen, dass Du mindestens einmal im Jahr geprüft wirst, wenn Du mit einer offenen Ladenkasse arbeitest. Da Prüfer bei offenen Ladenkasse grundsätzlich immer Fehler vermuten, gucken sie hier besonders genau hin. Eine fehlerfreie und akkurate Kassenführung ist für Dich deshalb unumgänglich.  

Bei einer offenen Ladenkasse sind Finanzprüfer besonders streng.

Kassennachschau bei einer offenen Ladenkasse

Die Kassennachschau kann jederzeit und unangemeldet vorgenommen werden. Wenn die Finanzprüfer vor Deiner Tür stehen, musst Du ihnen Deine vollständigen Bücher und Unterlagen vorlegen können. Anhand der Unterlagen verschafft sich der Prüfer einen Überblick über die gesamten Geschäftsvorfälle. Er prüft, ob Du als Gastronom allen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Kassenführung gerecht wirst. Um eine Kassennachschau problemlos zu überstehen, musst Du Folgendes sicherstellen:

• Deine Aufzeichnungen und Unterlagen müssen vollständig und sinnvoll geordnet sein.
• Außerdem muss alles verständlich und für den Betriebsprüfer leicht nachvollziehbar sein.

“Kassensturz bitte!”

Bei einem Kassensturz findet eine Ermittlung Deines Kassenbestands statt. Es wird überprüft, ob der Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand Deiner Kasse übereinstimmt – also, ob in Deiner Kasse genau so viel Bargeld vorhanden ist, wie in Deinen Büchern notiert. Während einer Betriebsprüfung musst Du problemlos einen Kassensturz durchführen können. Ohne Aufzeichnung Deiner Barerlöse ist Deine Kasse nicht kassensturzfähig. Das führt häufig zu einer umfangreicheren Betriebsprüfung.

Eine offene Ladenkasse ist Dir zu riskant?

Das Führen einer offenen Ladenkasse ist nur dann sinnvoll, wenn Du besonders gewissenhaft und genau bist. Das ist im Gastro-Alltag nicht immer leicht. Die handschriftlichen täglichen Einzelaufzeichnungen müssen mit viel Sorgfalt vorgenommen werden. Flüchtigkeitsfehler musst Du unbedingt vermeiden, denn andernfalls wird Dir schnell Steuerbetrug vorgeworfen – Hinzuschätzungen sind in solchen Fällen nicht selten. Die Arbeit mit einer offenen Ladenkasse kostet Dich deshalb viel Zeit und Mühe. 

Alternativ kannst Du über eine digitale Kassenführung nachdenken. Der Vorteil ist hier, dass Dir viele Aufgaben digital abgenommen werden. Das spart Zeit und viel Stress. Ein modernes digitales Kassensystem ist auf die Anforderungen einer Gastronomie zugeschnitten. Es verfügt über zahlreiche Funktionen, die den Gastro-Alltag dank einfacher Kassenführung erleichtern. Dazu gehört:

• ein integriertes Kassenbuch und Zählprotokoll
• alle Bareinnahmen und -ausgaben werden automatisch erfasst
• Kassenberichte können schnell und einfach erstellt werden
• der Kassenbestand ist jederzeit einsehbar
• digitale Buchführung

Die Kasse von orderbird zu 100% finanzamtkonform: Sie erfüllt sämtliche Anforderungen der GoBD und wird auch den Richtlinien der Kassensicherungsverordnung 2020 standhalten. 

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