Gemeinsam mit unserer Markenbotschafterin, Franziska Weidner, selbst erfahrene Gastro-Gründerin, teilen wir in unserer Reihe StartSmart alle wichtigen Schritte, um erfolgreich in der Gastronomie zu gründen. Nach dem letzten Teil zum Tag der Eröffnung für Gastro-Gründer folgt nun das Thema “Die Kennzahlen”. Wie kalkulierst Du als Gastro-Gründer richtig? Wie kannst Du anhand von Kennzahlen erfolgreich sein? Und welche Kennzahlen sind für Dich als Gastro-Gründer überhaupt relevant. Franzis Tipps und unsere Übersicht helfen Dir.
Checkliste: Wichtige Kennzahlen für Dein Gastro-Business
- Umsatz pro Tag/Woche/Monat – Wie viel Einnahmen generierst Du?
- Deckungsbeitrag pro Gericht – Wie profitabel sind Deine einzelnen Speisen?
- Wareneinsatzquote – Wie hoch ist der Anteil der Lebensmittelkosten am Umsatz? (Ideal: 25–35 %)
- Personalkostenquote – Wie viel Prozent Deines Umsatzes geht für Löhne drauf?
- Fixkosten (Miete, Versicherung, Sprit, Reparaturen) – Welche monatlichen Ausgaben hast Du unabhängig vom Umsatz?
- Break-even-Point – Ab wann machst Du Gewinn?
- Durchschnittlicher Bon – Wie viel gibt ein Kunde im Schnitt aus?
- Verkaufte Einheiten pro Tag – Wie viele Gerichte/Getränke setzt Du täglich um?
- Beste Standorte & Tageszeiten – Wann und wo verkaufst Du am meisten?
- Retouren & Verschwendung – Wie viel Ware bleibt übrig und wie kannst Du das optimieren?
Welche Tipps Franziska Weidner zu Kennzahlen hat und welche Kennzahlen für sie wichtig sind, findest Du im Video und im Interview weiter unten!
Wer ist Franziska Weidner?
Franziska Weidner ist gelernte Veranstaltungskauffrau und Gastronomin aus Leidenschaft. Sie ist Gründerin von Foodtrucks United – Deutschlands führender Eventagentur und Community für mobile Gastronomie mit über 150 Foodtrucks und eigener App. Außerdem hat sie eine Plattform geschaffen, um eng mit Kooperationspartnern wie orderbird zusammenzuarbeiten und so Gastronomen in der täglichen Arbeit und in der Gründungsphase zu unterstützen.
2024 hat Franzi mit ihrer Idee des gemeinsamen Arbeitens den Deutschen Gastro-Gründerpreis gewonnen.
Franziskas Kennzahlen für ihre Gastronomie in der Übersicht:
Umsätze: Das hängt ganz stark von der Saison ab. Im normalen Mittagsgeschäft sind es ca. 500 bis 1000 € am Tag, bei Events 1000-8000 € pro Tag
Deckungsbeitrag: Pro Gericht zwischen 17 und 40 Prozent
Wareneinsatz: Ca. 1 bis 4 €, also ca. 28 %
Personalkosten: Ca. 20 bis30%
Fixkosten: Ca. 5000 €
Break-even-Point: Ab 50.000 € netto im Monat
Durchschnittlicher Bon: Zwischen 11 und 15 €
Verkaufte Einheiten pro Tag: Sehr unterschiedlich; von 160 bis 1000 pro Tag
Beste Verkaufstage: Donnerstags und freitags bei großen Firmenevents
Überschüsse Waren: Wir haben fast nie etwas über, da unsere Speisen Sous Vide mehrere Tage haltbar sind
Interview mit Franziska Weidner zum Thema “Wichtige Kennzahlen für Gastro-Gründung”
Welche Zahlen sind für Dich als Foodtruck-Besitzerin am wichtigsten, um den Erfolg zu messen?
Für mich sind es ganz klar die Umsatzzahlen und die Anzahl meiner Gäste. Ich schaue mir an, wie hoch der durchschnittliche Bon ist und wie viele Gerichte ich pro Tag verkaufe. Das gibt mir einen guten Überblick darüber, wie gut wir performen und wo vielleicht noch Potenzial ist.
Wie trackst Du Deine Umsätze und Kosten?
Wir arbeiten mit Lexware Office und orderbird. Ich sehe meinen Umsatz täglich in der Abrechnung und trage ihn direkt in der Buchhaltung ein. So bin ich jeden Tag auf dem neuesten Stand und habe keine bösen Überraschungen am Monatsende.
Was war die größte finanzielle Überraschung oder Herausforderung nach dem Start Deines Foodtrucks?
Die größte Überraschung war für mich zu lernen, dass es manchmal besser ist, Kosten zu erzeugen – z. B. durch Investitionen – um steuerlich nicht so stark belastet zu werden. Ich dachte anfangs, dass es das Ziel ist, möglichst viel „übrig“ zu haben. Aber so einfach ist das gar nicht. Weniger Gewinn kann am Ende sogar klüger sein, wenn man langfristig denkt.
Welche Fehler in der Kostenkontrolle würdest Du anderen Gründern ersparen wollen?
Vergesst auf keinen Fall die Steuern – die kommen sicher. Und gutes Personal kostet eben auch Geld. Das ist aber eine Investition, die sich lohnt. Außerdem: Plant Rücklagen für Reparaturen oder unvorhergesehene Ausgaben ein. Nichts ist schlimmer, als wenn man plötzlich vor einer kaputten Kühlung steht und nicht vorbereitet ist.
Wie oft analysierst Du Deine Zahlen und welche Änderungen nimmst Du dann vor?
Wir kontrollieren wöchentlich die wichtigsten Kennzahlen und haben einmal im Monat ein Meeting, in dem wir gemeinsam die Zahlen durchgehen. Dabei schauen wir, ob unsere Preise noch passen, ob bestimmte Angebote besser angenommen werden könnten – oder ob wir bereits genug Umsatz gemacht haben, um auch mal eine Anfrage ablehnen zu können. Das gibt uns Planungssicherheit und Luft zum Atmen.
Welche Kennzahl zeigt Dir am besten, ob Dein Foodtruck profitabel läuft?
Für mich ist das die Anzahl meiner Caterings im Verhältnis zu meinem Umsatzziel. Wenn ich z. B. schon im Mai weiß, dass mein Ziel durch gebuchte Caterings erreicht wird, habe ich ein richtig gutes Gefühl für die restliche Saison.
Gibt es Tage oder Standorte, an denen Dein Umsatz besonders hoch oder niedrig ist? Wie gehst Du damit um?
Na klar! Es gibt Standorte, an denen deutlich mehr los ist als an anderen – und natürlich Tage, die besser laufen. Der Juni und Juli sind bei uns beispielsweise besonders stark, weil dann viele Events und Caterings stattfinden. Wir sind ziemlich saisonabhängig und versuchen, das mit einem flexiblen Einsatzplan auszugleichen.
Was würdest Du Gründern raten, die sich mit den Zahlen schwertun und kein Finanz-Experte sind?
Sucht Euch unbedingt einen guten Steuerberater oder eine Steuerberaterin und besprecht mit ihnen alles, was Euch auf dem Herzen liegt. Das nimmt so viel Druck raus! Und lasst Euch bitte kein Halbwissen von Kollegen oder Freunden aufschwatzen – das führt oft zu noch mehr Verwirrung.
Wie hat Dir orderbird geholfen, einen besseren Überblick über Deine Zahlen zu bekommen?
Mit orderbird sehe ich auf einen Klick alle Umsätze – tagesaktuell. Das hilft mir enorm dabei, den Überblick zu behalten. Alles läuft geordnet ab, was auch meinen Steuerberater freut. Und das Finanzamt natürlich auch 🙂
Welche Funktionen und Zahlen in MY orderbird schaust Du Dir genau an? Welches ist Deine liebste Funktion?
Ich liebe es, mir die Tagesumsätze nach Kategorien gefiltert anzuschauen. Ich sehe genau, welches Gericht wie oft an welchem Tag verkauft wurde – und ob sich das Woche für Woche wiederholt. So kann ich meine Standorte besser analysieren und mich viel gezielter auf das Tagesgeschäft vorbereiten.
Wie erleichtert orderbird die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?
Zu 100 %! Alles ist einheitlich, online und jederzeit einsehbar. Das macht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater viel einfacher – für beide Seiten. Es spart Zeit, Nerven und verhindert Missverständnisse.
Liebe Franzi, vielen Dank für das Interview zum Thema Kennzahlen für Gastronomen. Wir freuen uns schon auf den 9. Teil der StartSmart-Reihe!
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