4 typische Steuerirrtümer von Gastronomen

Steuern gehören nicht unbedingt zu den Lieblingsthemen des Gastronomen. Es ist ein notwendiges Übel, mit dem man sich aber besser gut auseinandersetzen sollte. So kann man nicht nur negative Erlebnisse vermeiden, sondern sogar viel Geld einsparen. Denn für die Gastronomie gelten auch in Sachen Steuer eigene Gesetze und Regeln.

In diesem Gastbeitrag stellt Andreas Reichert von felix1.de die vier häufigsten Steuerirrtümer von Gastronomen vor. Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Einkommensteuer, Lohnsteuer – am Anfang erscheint es wie ein Steuerdschungel. Der Steuerberater und Vorstand von felix1.de weiß, in welche Fallen Gastronomen tappen können. Wer die vier Tipps des Experten beachtet, kann einer Betriebsprüfung ganz entspannt entgegensehen.

In kaum einem anderen Bereich gibt es so viele kuriose Regeln wie in der Gastronomie – das weiß auch das Finanzamt.

Deshalb prüfen Finanzbeamte besonders gerne in der Gastronomie! Auf Umsatzsteuersonderprüfungen, Umsatzsteuer nachschauen und umfangreiche Betriebsprüfungen muss jeder Gastronomiebetrieb eingestellt sein. Am besten man macht sich bereits während der Gründung und der Arbeit am Businessplan schlau, welche Kardinalfehler zu vermeiden sind. Zum Beispiel diese:

1. Fehler: Sofortmeldung nicht abgegeben

Welcher Arbeitgeber kennt das nicht? Der Mitarbeiter ruft kurz vor Dienstbeginn an, um sich krank zu melden. Wenn dann schnell ein Bekannter einspringt, muss die Sofortmeldepflicht beachtet werden. Denn die Regeln in der Gastronomie sind streng. Seit 2009 gilt: Wird ein Mitarbeiter beschäftigt, muss dieser vorher angemeldet werden. Der Zoll kontrolliert streng, ob Gastronomen Schwarzarbeiter beschäftigen. Wird ein Mitarbeiter angetroffen, der nicht angemeldet ist, ist das automatisch ein Schwarzarbeiter. Es drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro. Dabei ist es vollkommen egal, warum der Mitarbeiter unangemeldet arbeitet. Die Antwort: „Der arbeitet heute nur als Vertretung.“, lässt der Zoll nicht gelten.

Angemeldet werden müssen übrigens alle Gastronomie-Mitarbeiter. Das gilt auch für Verwandte und Praktikanten, selbst wenn sie kein Geld erhalten. In der Sofortmeldung wird nämlich nicht angegeben, wie viel Geld der Mitarbeiter verdient.

Die Sofortmeldung ist nicht kompliziert und kann auf der Webseite “Sozialversicherung im Internet” vorgenommen werden. Jeder Arbeitgeber muss sich vorher registrieren. Ihr müsst dabei nur die Daten Eurer Gastronomie eingeben. Zusätzlich braucht Ihr die Betriebsnummer Eures Unternehmens. Diese wird bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt. Am schnellsten geht das per Telefon (0800-4555520). Wenn Ihr jemanden erreicht, wird Euch innerhalb von ein paar Minuten Eure Betriebsnummer mitgeteilt. Selbstverständlich könnt Ihr die Betriebsnummer auch online oder per Post beantragen. Bis Euch die Nummer zugeteilt wird, vergehen aber schon Mal ein paar Tage.

Tipp: Beantragt Eure Betriebsnummer sofort bei der Unternehmensgründung.

Sobald Ihr Euch registriert habt, könnt Ihr eine Sofortmeldung abgeben. Hierzu gebt Ihr die persönlichen Daten des Arbeitnehmers an. Dazu gehören auch die Sozialversicherungsnummer und der Beginn der Beschäftigung. Erst dann darf der Mitarbeiter die Arbeit aufnehmen.

2. Fehler: Pauschalbeträge für Sachentnahmen

Wo isst ein Gastronom? Für das Finanzamt steht fest: natürlich in seinem eigenen Gastronomie-Betrieb. Deshalb muss ein Sachbezugswert besteuert werden. Das klingt kompliziert, ist es aber gar nicht. Wenn ein Gastronom nämlich Waren einkauft, hat er Betriebsausgaben und kann die Vorsteuer abziehen. Und das wird über die Pauschalbeträge für Sachentnahmen korrigiert.

Wie hoch der Sachbezugswert ist, legt das Finanzministerium fest. Für 2017 waren das immerhin 3.242 Euro, wenn warme und kalte Speisen angeboten werden. Monatlich müssen also 270,16 Euro als steuerpflichtige Entnahme gebucht werden. Wer sich jetzt denkt „so viel esse ich doch niemals“, hat sicherlich Recht. Ein geringerer Betrag wird aber nur dann vom Finanzamt anerkannt, wenn Ihr darüber genau Buch führt, was Ihr selbst gegessen habt – nur dann könnt Ihr den genauen Wert berechnen.

Dass Ihr gar nicht in Eurem eigenen Restaurant esst, glaubt Euch das Finanzamt meistens nicht. Dafür müsst Ihr eine sehr gute Begründung vorbringen. Nicht einmal eine vorübergehende Krankheit ist ein ausreichender Grund, damit Ihr den Pauschalbetrag kürzen dürft.

3. Fehler: Umsatzsteuer 7 % und 19 %

Ein leidiges Thema in der Gastronomie ist die Umsatzsteuer. Bei einem ganz normalen Restaurantbesucher müssen immer 19 % Umsatzsteuer berechnet werden. Denn das Finanzamt sieht darin keine Lebensmittellieferung, sondern eine Dienstleistung und damit wird ein anderer Steuersatz veranschlagt. Schließlich nutzt der Gast einen Tisch.

Nimmt der Gast das Essen mit, fällt nur 7 % Umsatzsteuer an. Dann ist es – so das Finanzamt – eine Lebensmittellieferung, die steuerliche Begünstigungen mit sich bringt. Das gilt aber nicht für Getränke und Luxusspeisen wie z. B. Hummer. Hier fallen wieder ein Steuersatz von 19 % an.

Weitere Informationen zu dem Thema findest Du hier: Mehrwertsteuer in der Gastronomie.

4. Fehler: Schwundbuch

In jedem Gastronomiebetrieb laufen Lebensmittel auch mal ab, fallen herunter und können deshalb nicht mehr verarbeitet und verkauft werden. Wird das dann entsorgt, sollte das in ein Schwundbuch eingetragen werden. Denn bei einer Betriebsprüfung kalkuliert das Finanzamt, ob die Einnahmen mit den Ausgaben für Lebensmittel übereinstimmen. Dafür verwendet das Finanzamt interne Tabellen, die nicht unbedingt mit Euren tatsächlichen Umständen übereinstimmen. Das Finanzamt unterstellt dann dem Gastronomen, dass nicht alle Einnahmen angegeben wurden. Mit dem Schwundbuch lassen sich die entsorgten Lebensmittel nachvollziehen.

In das Schwundbuch tragt Ihr folgendes ein:

• welches Lebensmittel entsorgt wurde
• die Menge
• den Grund für die Entsorgung

Tipp: Vergesst nicht zu dokumentieren, wann Bierleitungen gespült wurden. Dabei gehen jedes Mal mehrere Liter Bier verloren.

Ihr wollt vor einer Betriebsprüfung auf Nummer sicher gehen? Gebt Buchhaltung und Steuern lieber gleich in erfahrene Hände. Informiert Euch unverbindlich bei der Steuerberatung felix1.de.

Über den Autor: Andreas Reichert ist Steuerberater und Vorstand bei felix1.de. Als ehemaliger Softwareentwickler verbindet er Steuerrecht, IT und Projektmanagement. Er ist erst zufrieden, wenn komplizierte Dinge so sehr vereinfacht wurden, dass sie jedes Kind versteht.