Was ist die TSE für Kassen in der Gastronomie?

Die KassenSichV 2020 besagt, dass alle Kassensysteme eine TSE haben müssen. Was bedeutet das für die Gastronomie und für Dich im Speziellen?

Seit Januar 2020 gilt in Deutschland die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV). Sie betrifft alle Unternehmen, die mit digitalen Kassensystemen oder Registrierkassen arbeiten. Wenn Du in Deinem Betrieb eine digitale Kasse hast, dann betrifft sie also auch Dich als Gastronomen.

Im Zuge der Kassensicherungsverordnung wurden die Richtlinien an die Kassenführung erweitert und neue Anforderungen an digitale Aufzeichnungen gestellt: Es gilt die Kassenmelde- und Belegausgabepflicht. Außerdem müssen alle digitalen Kassensysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) haben. Wir erklären Dir, was das bedeutet.

Am 31.12.2022 lief die letzte TSE-Frist ab!

Laut KassenSichV 2020 müssen alle neuen oder nachrüstbaren Kassensysteme bereits seit dem 31. März 2021 mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Im Jahr 2022 gab es noch einige Ausnahmeregelungen, doch seit dem 01. Januar 2023 muss jedes elektronische Kassensystem die Anforderungen der KassenSichV erfüllen und damit eine TSE besitzen. Bei Verstößen kann es zu hohen Bußgeldern oder Steuernachschätzungen kommen. Sorge also dafür, dass Du ein Kassensystem mit TSE besitzt, das alle Anforderungen erfüllt. Hier erfährst Du alles zur letzten TSE-Frist am 31.12.2022!

Das erwartet Dich in diesem Artikel zum Thema TSE:

Was ist die technische Sicherheitseinrichtung?

Warum müssen Kassen über eine TSE verfügen?

Wie funktioniert die TSE?

Wie wird die TSE in Deine Kasse integriert?

Was hat es mit der Zertifizierung der TSE auf sich?

TSE: Was hast Du zu tun?

Die 5 größten Irrtümer zur TSE

Was ist die technische Sicherheitseinrichtung?

Die technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) ist eine technische Schutzmaßnahme vor Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen. Mithilfe der TSE soll verhindert werden, dass die Aufzeichnungen, die Du mit Deinem Kassensystem tätigst, nachträglich geändert oder gelöscht werden. Die Verpflichtung zu einer TSE ist Teil der Kassensicherungsverordnung, die seit 2020 in ganz Deutschland gilt. Neben der Belegausgabepflicht und der Kassenmeldepflicht ist die TSE der zentrale Bestandteil der Kassensicherungsverordnung. Das heißt: Seit 2020 müssen alle digitalen Kassensysteme und Registrierkassen eine zertifizierte TSE haben!

Schema für die TSE

Warum müssen Kassen über eine TSE verfügen?

Manipulationen an digitalen Kassen machen Steuerhinterziehung und Schwarzgeld möglich – das ist gerade in der Gastronomie keine Seltenheit. Oft kommt es vor, dass steuerrelevante Daten in elektronischen Aufzeichnungssystemen geändert werden. Von der Finanzverwaltung kann das nur schwer überprüft werden. Hier soll die TSE helfen: Um Manipulationen an elektronischen Kassensystemen zu verhindern, soll sichergestellt werden, dass alle Einzelaufzeichnungen fehlerfrei und vollständig gesichert werden. Und das geht mit einer Kasse, die eine zertifizierte TSE hat, am besten. Außerdem soll die Finanzverwaltung dank der TSE schnell und einfach auf Deine gespeicherten Daten zugreifen können.

Die konkreten Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung wurden von dem BSI entwickelt und sind in der technischen Richtlinie TR-03153 festgehalten.

Wie genau funktioniert die TSE?

Wie genau die digitalen Grundaufzeichnungen in einem elektronischen Aufzeichnungssystem geschützt werden, wird im § 146a (1) der Abgabenordnung definiert. Die detaillierten Vorgaben an die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung wurden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aufgestellt und sind in der technischen Richtlinie TR-03153 festgehalten. Das BSI schreibt vor, dass die TSE aus diesen drei Bestandteilen bestehen muss:

1. Das Sicherheitsmodul der TSE

Das Sicherheitsmodul besteht aus zwei Komponenten: Der SMA (Secure Module Application) und der CSP (Crypto Service Provider). Mit dem Sicherheitsmodul soll sichergestellt werden, dass alle Eingaben mit Beginn der Aufzeichnung vollständig protokolliert werden. Zudem sorgt das Sicherheitsmodul dafür, dass Deine Aufzeichnungen im Kassensystem nachträglich nicht mehr unbemerkt geändert oder gelöscht werden.

2. Das Speichermedium der TSE

Laut GoBD musst Du alle digital getätigten Aufzeichnungen für eine Dauer von 10 Jahren speichern. Das Speichermedium der technischen Sicherheitseinrichtung soll garantieren, dass diese gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten wird.

3. Die einheitliche digitale Schnittstelle der TSE

Die digitale Schnittstelle ist eine Art Exportschnittstelle. Sie soll eine reibungslose Datenübertragung sicherstellen. Alle gespeicherten Aufzeichnungen sollen dank der einheitlichen digitalen Schnittstelle schnell und einfach zum Export zur Verfügung gestellt werden können – vor allem für das Finanzamt.

Wie wird die TSE in Deine Kasse integriert?

Für die Umsetzung der TSE ist jeder Kassenhersteller verantwortlich. Das heißt: Um weiterhin gesetzeskonform zu sein, müssen sich die Hersteller für Kassensysteme um eine individuelle technische Lösung kümmern.

Spätestens seit Ende 2020 müssen alle Kassen mit einer TSE ausgestattet sein.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Kassensoftware um eine TSE zu ergänzen:

1. Die TSE als Cloud-Lösung

Bei Kassensystemen mit einer TSE in der Cloud werden alle Grundaufzeichnungen automatisch über das Internet in einer Cloud gespeichert. So kannst Du jederzeit und von überall auf die Daten zugreifen.

2. Die TSE als Hardware-Lösung

Die TSE kann ein zusätzliches Speichermedium sein – z.B. ein USB-Stick oder eine SD-Karte. Alle notwendigen Grundaufzeichnungen werden also auf einem externen Speicher erfasst und gesichert.

Vorteile einer Online-TSE gegenüber einer Hardware:

• bei einer Online-TSE ist keine aufwendige Installation notwendig
• der Speicherplatz ist unbegrenzt
• alle Daten sind in einem Daten-Center mit Sicherungskopien gesichert

Die Kassensoftware von orderbird bietet eine Online TSE für nur 139 € jährlich mit KassenSichV-Garantie an. Alle Informationen dazu findest Du auf unserer Website: Online TSE

Egal ob TSE als Hardware oder Cloud: Jeder Kassenhersteller ist dafür verantwortlich, eine für sein Kassensystem passende Lösung zu finden, um die technischen Richtlinien zu erfüllen. Denn um weiterhin auf dem Markt bestehen zu können, müssen sich die Hersteller darum kümmern, ihre Kassen um eine TSE zu ergänzen. Wichtig ist, dass die TSE vom BSI zertifiziert wird!

Was hat es mit der Zertifizierung der TSE auf sich?

Laut Kassensicherungsverordnung geht es nicht nur darum, dass alle Aufzeichnungssysteme eine technische Sicherheitseinrichtung haben – die TSE muss auch zertifiziert sein. Mit der Zertifizierung soll sichergestellt werden, dass die TSE alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Da die technischen Richtlinien an die TSE von dem BSI aufgestellt wurden, ist das BSI auch für die Zertifizierung zuständig.

Ein häufiges Missverständnis ist, dass viele glauben, die gesamte Kasse muss zertifiziert werden. Das ist falsch! Es geht im Kern darum, dass die technische Sicherheitseinrichtung zertifiziert wird.

TSE: Was hast Du zu tun?

Du als Gastronom musst Dir keine Sorgen machen, denn die TSE und ihre Zertifizierung liegt in den Händen der Kassenhersteller.

Wenn Du Dir unsicher bist, ob deine Kasse eine TSE besitzt, empfehlen wir Dir, Dich mit Deinem Kassenanbieter in Verbindung zu setzen: Erkundige Dich, ob die Kasse, mit der Du arbeitest, alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sollte dies nicht der Fall sein, musst Du Dich schnellstmöglich um ein neues Kassensystem mit TSE-Anbindung kümmern. 

Diese Fristen gibt es:

Für die Umstellung der Kassen hat der Gesetzgeber ursprünglich eine Frist bis zum 1. Januar 2020 gesetzt. Diese Frist wurde nachträglich auch noch verlängert: Seit dem 31. März 2021 müssen nun jegliche Kassensysteme in allen deutschen Bundesländern bereits mit einer TSE ausgestattet sein.

Außerdem gilt bereits seit Ende September 2020 laut KassenSichV die Kassenmeldepflicht. Das bedeutet, dass Betreiber innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme ihre elektronischen Kassensysteme dem Finanzamt melden müssen.

Für Dich als Gastronom heißt das, dass Du seit Ende März 2021 bereits mit einem gemeldeten, digitalen Kassensystem mit TSE-Anbindung arbeiten solltest. Seit Beginn des Jahres 2023 ist nun auch die Schonfrist dafür verstrichen. Stelle also sicher, dass Du mit einem Kassensystem mit TSE arbeitest, um hohe Strafen und Steuernachzahlungen zu vermeiden. Die Kassensysteme von orderbird besitzen so eine Online-TSE und garantieren Dir 100% finanzamtkonformes Arbeiten. Denn, bevor die nächsten Kassenprüfungen anstehen, gilt, besser spät als nie.

Die 5 größten Irrtümer zur TSE

1. Meine Kasse benötigt keine TSE

Seit Ende März 2021 besteht in Deutschland grundsätzlich die Pflicht, dass jeder, der mit einer Kasse arbeitet, auch eine TSE haben muss. Die TSE versichert, dass die Daten vor Manipulation geschützt und für das Finanzamt auswertbar sind. Ausgenommen von der TSE-Pflicht sind zum einen EC-Karten-Terminals, da diese nicht als Kasse gelten, und zum anderen offene Ladenkassen. Alle Betreiber mit anderen Kassensystemen müssen eine TSE nachweisen können. Wenn eine TSE-Anbindung nicht vorhanden ist, kann das eine Strafe von bis zu 25.000 Euro oder, im Fall einer Steuerprüfung, einen zu versteuernden Sicherheitsaufschlag nach sich ziehen.

2. Meine Kassendaten werden automatisch an das Finanzamt gesendet

Schon allein aus technischer Sicht ist ein automatisches Senden von Kassendaten an die Finanzämter in Deutschland nicht möglich. Da die Finanzämter keine notwendigen Speicher- und Auswertungsmöglichkeiten in diesem Umfang besitzen, haben sie gar nicht die Möglichkeit, die Daten automatisiert in Empfang zu nehmen. Auch gesetzlich ist dies keine Vorgabe. Als Betreiber bist Du zwar verpflichtet, Deine Daten im Fall einer Betriebsprüfung offenzulegen, es ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass die Daten bereits im Vorhinein an das Finanzamt gesendet werden müssen. Deine Daten befinden sich also stets gesichert auf Deiner Hardware-TSE oder bei einer Cloud-Lösung auf Hochsicherheitsservern.

3. Die Einrichtung der TSE ist aufwendig und teuer

Die Einrichtung einer Cloud-TSE, wie zum Beispiel bei orderbird, ist schon in wenigen Sekunden möglich. Bei vielen digitalen Kassensystemen kann diese mithilfe eines Mausklicks gebucht und sofort mit dem nächsten Beleg in Betrieb genommen werden. Auch mit einer Hardware-TSE kann die Einrichtung einfach und schnell funktionieren. Hier musst Du Dich allerdings im Vorhinein darüber informieren, ob Deine Kasse für eine Hardware-TSE geeignet ist und wie diese korrekt eingesetzt werden muss. Das hängt von der baulichen Beschaffenheit Deiner Kasse ab.
Wenn eine Kasse nachträglich mit einer TSE ausgerüstet werden muss, liegen die Ausgaben dafür bei ca. 250 Euro. Eine Hardware-TSE von der Stange startet bereits bei ungefähr 100 Euro einmalig. Diese muss jedoch aufgrund des begrenzten Speicherplatzes nach ca. 3 Jahren regelmäßig ausgetauscht werden. Eine Hardware-TSE ist steuerlich absetzbar. Das gilt auch für die Cloud-TSE. Sie lässt sich ebenfalls als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen.

4. Eine Cloud-TSE funktioniert nicht, wenn das Internet ausfällt

Kassenhersteller haben in den letzten Jahren hohe Aufwände betrieben, um Lösungen zu finden, wie Gastronomen in Ausfall-Situationen finanzamtkonform weiterarbeiten können. Wenn es trotzdem mal zu einem Problem mit dem Internet kommen sollte, gibt es klare Vorgaben, wie Du Dich verhalten musst: Dokumentiere den Ausfall der TSE auf dem Beleg. Bei dem Kassensystem von orderbird geschieht das automatisch, sodass Du als Gastronom nichts weiter tun musst. Im DSFinV-K-Bericht wird außerdem vermerkt, von wann bis wann die TSE nicht erreichbar war. Bei einem solchen Vorgehen kannst Du auch in der Zeit des Ausfalls sorglos weiterarbeiten.
Auch bei einer Hardware-TSE bist Du nicht hundertprozentig vor einem Ausfall geschützt, denn auch hier kann es immer mal wieder zu Verbindungsproblemen kommen. Außerdem kann es stets zur Beschädigung oder zum Verlust der Hardware-TSE kommen, wodurch alle gespeicherten Kassendaten verloren gehen. Das kann zu enormen Problemen bei Betreibern führen, denn was an Daten weg ist, ist weg.

5. Was passiert, wenn das Speichermedium der TSE voll ist

Während die Cloud-TSE meist einen unbegrenzten Speicherplatz hat, ist der Speicher einer Hardware-TSE irgendwann voll. Hier musst Du also bereits ein neues Speichermedium besitzen, bevor der Speicher Deiner alten Hardware-TSE voll ist. Außerdem musst Du hier dafür sorgen, dass im Fall von Naturkatastrophen, Diebstahl oder sonstigen Schäden stets Back-ups von Deinen Kassendaten existieren. Denn diese musst Du auch noch in 10 bis 12 Jahren einem Steuerprüfer vorlegen können.
Das regelmäßige Umkopieren und Mitnehmen dieser Daten können Dir Cloud-basierte Kassensysteme jedoch abnehmen. Hier ist nämlich der Kassenhersteller dafür verantwortlich, Deine Daten sicher und langfristig zu speichern.

Entscheide Dich jetzt für ein Kassensystem, das finanzamtkonform ist und eine integrierte und zertifizierte TSE besitzt. So sparst Du Dir unnötigen Stress bei der Kassennachschau oder Hinzuschätzungen bei der Betriebsprüfung. Wir beraten Dich gerne und erklären Dir, was für Dein Kassensystem wirklich wichtig ist – gerade in Bezug auf die KassenSichV. Fülle einfach das unten stehende Formular aus und wir setzen uns umgehend mit Dir in Verbindung, denn wir möchten Dich als Gastronomen mit unserem Produkt bestens auf die KassenSichV vorbereiten.