Süßer die Kassen nie klingeln – Weihnachten in der Gastronomie

Weihnachten in der Gastronomie bedeutet zusätzliche Einnahmen auf der einen Seite und die vielleicht stressigste Phase des Jahres auf der anderen Seite. Was aber könnte Deine Kasse besonders klingeln lassen?

“Wer das eine will, muss das andere mögen!” Es hilft ja nichts. Wenn Du die Weihnachtszeit mit Deiner Gastronomie profitabel nutzen willst, sind Unannehmlichkeiten schwer zu vermeiden. Mit einer guten Vorbereitung kannst Du dennoch den Stress Deines Teams minimieren und Deine Einkünfte maximieren. Das beginnt bei der rechtzeitigen Vorbereitung und geht bis zur Anpassung des Kassensystems. Lies hier, was die Organisatoren von Weihnachtsfeiern alles umtreibt. Gleichzeitig haben wir vielseitige Vorschläge für klingelnde Kassen für Dich als Gastronom zusammengefasst. Lies auch die Extra-Tipps für Betriebsweihnachtsfeiern. Die Checkliste am Ende hilft Dir, alles wichtige zu bedenken.

Weihnachten in der Gastronomie – die Gästeperspektive

Weihnachten ist so langsam zu erahnen und schon gibt es nicht nur die ersten Schokoweihnachtsmänner in den Kaufhäusern, sondern auch eifrige Familienmitglieder oder beauftragte Firmenmitarbeiter, die sich um die Feierlichkeiten zu Weihnachten kümmern wollen oder sollen. Während es im privaten Rahmen nur ein kleines Zeitfenster während der eigentlichen Feiertage gibt, ist es für Firmenfeiern deutlich länger. Es geht von Anfang November bis Ende Januar. Privatpersonen kennen ihre Pappenheimer und wählen eines ihrer Stammlokale, in dem die Tante ihren Punsch bekommt und der Opa seinen Braten mit Kartoffeln. Weihnachtsfeiern für einen Betrieb zu organisieren, ist jedoch eine ganz andere Nummer, die durchaus die ein oder andere Frage aufwirft.

Weihnachten ist die Zeit des Gebens – nicht umsonst ist der Umsatz in der Gastro im Dezember um ein Drittel höher!

So muss in diesem Jahr Felicia die Feierlichkeit für ihre Firma orderbird organisieren. Dabei hat sie vieles zu bedenken: Wer kommt überhaupt zur Feier? Wann ist der beste Zeitpunkt? Welches Budget steht zur Verfügung? Welche Gastronomien sind für unsere Firmengröße gewappnet oder sollten wir doch lieber in unseren Räumlichkeiten feiern und ein festliches Essen liefern lassen? Muss ich Absagen von Restaurants befürchten, weil ich zu spät dran bin? Wie kommen alle kulinarisch auf ihre Kosten? Stichwort: Unverträglichkeiten. Was ist mit angemessener Unterhaltung? Soll der Chef wirklich schon wieder die gleiche Rede halten, die er jedes Jahr hält? Oder gibt es etwas besonderes? Aber was? Und wie kommen alle zur Weihnachtsfeier und auch angetüdelt abends wieder sicher nach Hause? Busgruppen oder Taxis? Was könnte dem Marketing-Team für die Weihnachtsfeier 2018 Freude bereiten und was der Buchhaltung? Und was sagt die Personalabteilung zu den Weihnachtsplänen? Riesling und Gin aus dem Schwarzwald oder Bier und Korn?

Kommuniziere überall, dass Deine Gastronomie an jedem Feiertag regulär geöffnet hast!

Fragen über Fragen. Was da hilft, sind kluge Gastro-Köpfe, die gut organisiert sind und Felicia möglichst viel Arbeit für die Weihnachtsfeier abnehmen. Das ist Deine Chance! Im besten Fall kannst Du durch gut kalkulierte und interessante Angebote Felicia davon überzeugen, dass ihr Unternehmen dieses Jahr in Deinem Restaurant feiert.

Weihnachten in der Gastronomie – die Gastro-Perspektive

Der Herbst beginnt und wenngleich Weihnachten noch weit entfernt ist, sind die ersten Vorbereitungen für sämtliche Arten von Weihnachtsfeiern in vollem Gange. Die ersten Gäste sondieren bereits den Markt und es wäre doch schade, wenn sie Deine Gastronomie nicht finden oder nicht wüssten, dass Du auch an Heiligabend und Silvester regulär geöffnet hast. Obwohl die Zeit vor und nach den Feiertagen sehr viel Stress verspricht, kann sie zeitgleich den Jahresumsatz ordentlich ankurbeln. Zu den wichtigsten Vorbereitungen diese 4 Punkte gehören:

1. Erfolgreiches Gastro-Marketing für Weihnachten

“Der frühe Vogel, …” Wenn Du frühzeitig anfängst, Deine Weihnachtsangebote zu bewerben, bist Du auf einem erfolgversprechenden Weg. Informiere doch Deine Stammkunden persönlich, um sie exklusiv einzuladen. Falls sie lieber im familiären Rahmen zu Hause feiern wollen, kannst Du sie auch mit anderen Angeboten um den Finger wickeln. So könntest Du ihnen gegen eine angemessene Gebühr beim Braten der fettigen Gänse helfen oder ihnen ein besonderes Rezept empfehlen. Stichwort Kundenbindung – sie werden es Dir danken und weiterhin treu bleiben. Mundpropaganda ist die beste Werbung.

Darüber hinaus kannst Du Deine Tische mit entsprechenden Informationen wie Weihnachtsmenü-Vorschlägen oder besonderen Angeboten versehen. Auch Deine Webseite und die Social-Media-Kanäle wie Facebook können bereits ab Oktober mit Bildern und Werbung für Deine Weihnachtsangebote bestückt werden. Poste doch kreative Weihnachtsrezepte auf Deiner Seite oder Videos von Deinen Mitarbeitern im Weihnachtsmannkostüm, dem Deko-Konzept oder Deinen ausgefallenen Weihnachtsangeboten an Heiligabend oder speziell für Weihnachtsfeiern.

Aufgrund der hohen Nachfrage solltest Du von Rabatten im Dezember absehen, da Du sonst weniger Umsatz machst.

2. Reservierungen – eine lohnenswerte Unterstützung

Selbst wenn Du sonst darauf verzichtest, bietet es sich aufgrund der hohen Nachfrage und der Kalkulation für Events wie die Weihnachtsfeier an, über Reservierungssysteme nachzudenken. Mittlerweile gibt es Onlinesysteme für Tisch- und Reservierungspläne, die Dir eine Menge Aufwand und Zeit sparen. Sogar Unverträglichkeiten kannst Du als Pflichtfeld problemlos abfragen.

Hohe Ausfallquoten sind bedauernswerter Weise ein großes Problem – Besucher bleiben trotz Reservierungen fern, ohne sich abzumelden. Eine Überlegung ist es, besondere Stornogebühren zu verlangen. Bei größeren Gruppen könntest Du Dir stets Anzahlungen oder Abnahmegarantien geben lassen. Zusätzlich passiert es häufig, dass Restaurants zu Weihnachten überbucht werden, was sich selten auszahlt. Die Folge sind überforderte Mitarbeiter und viele unzufriedene Gäste.

3. Personal – ohne ihre Hilfe, kannst Du einpacken

Sobald das Stresslevel steigt, zeigt sich, ob Du ausreichend und gutes Personal eingestellt hast und die Zeit um Weihnachten bedeutet maximales Stresslevel. Die Servicekräfte sind die ersten und letzten, die Deine Gäste im Lokal antreffen – wichtige Eindrücke also! Den Rest erledigt die Bar und die Küche. Immer wichtig sind natürlich die herzliche Begrüßung und die Verabschiedung direkt am Tisch durch den Service. Du und Deine Mitarbeiter tun gut daran, während der Feiertage darauf besonders zu achten. Einfach weil in der besinnlichen Zeit auf Freundlichkeit verstärkt Wert gelegt wird.

Ein starkes Team ist der Grundstein für Deinen Erfolg. Wie unnötig wäre es, wenn Du Dir eine Servicekraft gespart hast und die anderen so im Stress sind, dass die weihnachtliche Stimmung verloren geht. Die Folge: viele haben Dein Restaurant das letzte Mal besucht. Um während des Bestellvorgangs beim Gast ausreichend Zeit zu haben, solltest Du mittels Funkbonieren arbeiten. So können die einen den Besucher am Tisch umgarnen, während die Küche und der Tresen bereits bescheid wissen und an der Bestellung arbeiten können. Außerdem ist es mit dem digitalen Kassensystem von orderbird auch spielend leicht und preiswert, in der stressigsten Zeit des Jahres zusätzliche Lizenzen zu erwerben. Selbst neue Aushilfskräfte sind in kurzer Zeit eingelernt.

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Klar, die Arbeit bleibt hart und der Ton rau, aber hier und da ein Lob oder eine kleine Aufmerksamkeit bewirken Wunder.

Wenn es gut läuft, hast Du gerade für die Stoßzeiten, also abends zur Weihnachtsfeier, an Heiligabend, am ersten und zweiten Weihnachtstag sowie an Silvester, möglichst verlässliche Aushilfen gefunden. So kannst Du sicher gehen, dass mit auftretenden Probleme souverän umgegangen wird. Am Ende steht und fällt die Qualität der Bewirtung und somit auch der Erfolg mit der Motivation Deiner Mitarbeiter. Sei Dir bewusst, dass es für alle eine stressige Zeit ist. Versuche dementsprechend als guter Chef, Deinen Mitarbeiter diese Zeit ein wenig zu versüßen. Klar, die Arbeit bleibt hart und der Ton rau, aber hier und da ein Lob oder eine kleine Aufmerksamkeit bewirken Wunder. Natürlich sind auch finanzielle Anreize wie Feiertagszuschläge oder aber ein Ersatzruhetag Motivationsspender. Überlege, ob es eventuell planbar ist, dass jeder einen freien Weihnachtsfeiertag bekommt, gerade wenn du auch Heiligabend regulär geöffnet hast. Natürlich ist das häufig wirtschaftlich einfach nicht möglich, aber vielleicht hilft es ja schon, wenn Du genau das Deinem Personal erklärst.

Vergiss bei all dem Stress die Weihnachtsfeier Deiner eigenen Gastronomie nicht. Wähle aber lieber den Februar, den März oder gar den Sommer als Veranstaltungszeitraum. Das macht es für alle entspannter.

4. Wareneinsatz – Weihnachtliche Menüs und gewagte Desserts

Viele Veranstaltungen und Gäste bedeuten natürlich einen höheren Gesamtkonsum. Das wiederum bedeutet einen höheren Wareneinsatz – logisch. Außerdem wirst Du zu Weihnachten sehr wahrscheinlich traditionelle Speisen und Getränke anbieten. Diese können durchaus qualitativ hochwertiger sein, da Deine Gäste investitionsfreudiger sind. Schließlich ist Weihnachten ein wirklich spezieller Anlass, an dem sich jeder gern etwas gönnt – gerade für kulinarische Ausgaben. Wie immer gilt: gute Kalkulation und ein Angebot für jeden Geschmack versprechen Umsatz. Vegetarier sollten abends ebenso ein festliches Mahl erwarten können wie Fleisch oder Fisch essende Gäste. Übrigens sind bei den Hauptgerichten Klassiker beliebt, während es bei Vorspeisen und Desserts auch kreativer zugehen darf, ohne enttäuschte Gesichter zu sehen. Wichtig ist, dass Deine Gäste vorher wissen, was Du anbietest. So vermeidest Du Enttäuschungen am Weihnachtsfeiertag ausbleibt, wenn sie dieses oder jenes Gericht nicht bekommen. Letzter Punkt: Getränke – sie versprechen wie immer eine große Gewinnspanne. Warum solltest Du also nicht zum Beispiel Punsch oder besondere Liköre in Deine Karte aufnehmen? Beobachte auch die Trends der Gastro-Szene – war es 2016 der badische Haselnusslikör aus dem Schwarzwald, könnte es 2018 der weiße Glühwein aus Riesling sein.

Tipps für betriebliche Weihnachtsfeiern

Betriebsweihnachtsfeiern finden meistens zwischen November und Januar statt. Häufig wird mehr getrunken als bei sonstigen Veranstaltungen, auch wenn die Folgen nicht immer bedacht werden. Jeder kennt mindestens eine peinliche Geschichte, nachdem ein Fläschchen zu viel auf einer Betriebsweihnachtsfeier geöffnet wurde. Wichtig ist, dass Du Dich von anderen Anbietern abhebst. Nutze Deine Möglichkeiten. Vielleicht besitzt Du ja eine Terrasse, die in der Winterzeit eher weniger genutzt wird. Verwende sie doch für einen Glühwein-Empfang mit Begleitung von Sternsingern. In diesem Zusammenhang kannst Du darüber nachdenken, ob Du Dich mit einer Künstleragentur zusammentust und ihr eventuell gemeinsame Konzepte anbietet, die die gastronomische und die unterhaltende Seite für solche Feierlichkeiten abdecken. Das macht es leichter für die Organisatoren der Weihnachtsfeier, da häufig ebenso Entertainment gefragt ist. Im Normalfall kann ein Betrieb maximal 110 Euro brutto pro Mitarbeiter ausgeben, ohne dass es zusätzlich versteuert werden muss. Das könnte für die Kalkulation Deines Angebots ein guter Anhaltspunkt sein.

Catering bietet Dir die Chance, mit weniger Service-Personal Umsätze bei Betriebsweihnachtsfeiern zu erzielen.

Eine Empfehlung ist auch, dass Du Anzahlungen und Pauschalen vereinbarst, da es sonst passieren kann, dass eine Grippe in der Firma sämtliche Pläne über den Haufen wirft und Du finanziell darunter leidest. In jedem Fall solltest Du die Chance nutzen und jedem Gast eine kleine Aufmerksamkeit in Form eines kleinen Gutscheins zukommen lassen. Schenke jedem zum Beispiel 25 % für das nächste Essen in Deinem Restaurant. So steigerst Du die Wahrscheinlichkeit, dass sie Deine Gastronomie als Privatpersonen erneut besuchen. Wenn Du clever bist, schränkst Du die Zeit ein, zum Beispiel am Dienstag ab 19 Uhr, weil Du weißt, dass Dein Lokal da eher nicht so gut besucht wird. So kannst Du langfristig von den stressigen Weihnachtstagen profitieren. Vielleicht feiern sie ja bereits Silvester 2018 in Deinem Restaurant!

Checkliste, um Deinen Stress zu minimieren

• Stammkunden rechtzeitig informieren, nicht erst am ersten Weihnachtstag
• Kunden über Öffnungszeiten an jedem Weihnachtstag informieren (regulär geöffnet oder nicht?)
• Speisekarten und Tische ab Oktober mit Informationen ausstatten
• Webseite und Social-Media-Kanäle ab Oktober mit Weihnachtsinfos bespielen
• keine Rabatte im Dezember
• über Zusammenarbeit mit Künstleragentur nachdenken (gemeinsame Paketangebote)
• über angemessenes Reservierungssystem nachdenken
• Überbuchungen dringend vermeiden
• an Anzahlungen für Weihnachtsfeiern denken (Verlustminimierung)
• über Getränkepauschalen nachdenken (Verlustminimierung)
• Personal einschwören und motivierende Anreize liefern
• verlässliche, belastbare Aushilfen frühzeitig kontaktieren
• Laufwegoptimierung des Service durch Funkbonieren
• zusätzliche Kassen-Lizenzen einplanen
• das weihnachtliche Speisenangebot planen/kalkulieren und Bestellungen für Besonderheiten aufgeben, auch für Getränke
• Gäste über reduzierte/veränderte Weihnachtskarte informieren
• Dekorationskonzept für die Feierlichkeiten entwerfen
• zusätzliche Specials überlegen wie Glühwein-Empfang auf Deiner Terrasse
• Chancen des Caterings ausloten
• Gäste von Weihnachtsfeiern mit Gutscheinen für weitere Besuche ausstatten