Kennst Du das? Du schreibst Gutscheincodes per Hand, führst nebenbei eine Excel-Liste und hoffst, dass am Monatsende alles aufgeht. Wenn Du Deine Gutscheine noch so verwaltest, verschenkst Du Zeit, Nerven und meistens auch Umsatz.

Dabei sind Wertgutscheine ein starker, oft übersehener Umsatzhebel. Sie bringen Cash in Deine Kasse, lange bevor Du den ersten Espresso ausgeschenkt hast. Sie holen Gäste in Dein Lokal, die sonst nie gekommen wären. Und beim Einlösen geben die meisten Gäste mehr aus, als der Gutschein eigentlich hergibt. Klar, es gibt externe Gutscheinverwaltungen, aber die laufen neben Deiner Kasse her, nicht in ihr. Das bedeutet doppelte Pflege, kein gemeinsames Reporting und bei jeder Einlösung ein Medienbruch am Tresen.

Mit einem digitalen Gutscheinsystem, das direkt in Deiner Kasse läuft, machst Du aus einem lästigen Nebenjob ein echtes Umsatzinstrument. Worauf es dabei ankommt, wie das orderbird Gutscheinsystem funktioniert und warum sich die Investition meistens schon mit dem ersten verkauften Gutschein rechnet, liest Du in diesem Beitrag.

Worum es in diesem Beitrag geht:

Warum Gutscheine in der Gastronomie bares Geld sind

Gutscheine sind nicht einfach nur Geschenke. Sie sind ein Finanzierungs- und Marketinginstrument in einem. Drei Dinge passieren, wenn Du einen Wertgutschein verkaufst:

  1. Du hast das Geld sofort.
     Der Gast zahlt heute, Deine Leistung erbringst Du später. Das bedeutet: Cash im Konto, oft wochen- oder monatelang, bevor überhaupt der erste Kaffee ausgeschenkt wird. Gerade in umsatzschwachen Monaten ist das ein ruhiger, stabiler Zufluss.
  2. Du gewinnst neue Gäste.
    Ein Gutschein geht auch oft an jemanden, der Dein Lokal bisher nicht kennt. Die Person, die ihn einlöst, wäre sonst vielleicht nie gekommen. Aus einem verkauften Gutschein werden im besten Fall zwei Gäste: der Schenkende und der Beschenkte.
  3. Gäste geben beim Einlösen oft mehr aus.
    Ein 40-Euro-Gutschein wird selten auf den Cent genau eingelöst. Meistens wird dazu bestellt: eine Flasche Wein, ein Dessert, ein Digestif. So wird aus einem Geschenk ein Zusatzgeschäft.

Dazu kommen die klassischen Anlässe, die sich durchs Jahr ziehen: Geburtstage, Valentinstag, Muttertag, Jubiläen, Weihnachten. Wer dann keine Gutscheine im Angebot hat, lässt Umsatz liegen, der eigentlich schon an der Tür gestanden hat.

Das Problem mit der alten Lösung: Zettel, Codes, Excel

Viele Betriebe haben irgendwann mal mit einer einfachen Lösung angefangen: Gutscheinbelege aus dem Schreibwarenladen, eine Excel-Liste im Büro, ein Ordner hinter der Theke. Im Alltag wird daraus schnell ein Problem.

Typische Baustellen:

  • Der Gast kommt mit einem Gutschein, den niemand im Team kennt. Ist er echt? Ist er schon eingelöst?
  • Codes werden doppelt vergeben oder es wird sich verschrieben.
  • Restbeträge nach Teileinlösung stehen irgendwo mit Bleistift auf einem Zettel.
  • Bei der Monatsabrechnung weiß niemand mehr, welche Gutscheine noch offen sind.
  • Steuerlich wird es unübersichtlich, gerade bei Mehrzweckgutscheinen und offenen Restwerten.

Das kostet Zeit, es kostet Nerven, und im Zweifel kostet es Umsatz, weil ein Gast seinen Gutschein nicht einlösen kann oder ein Restbetrag still verschwindet.

orderbird Kassensystem zeigt Übersicht der Wertgutscheine, Bondrucker gibt Gutschein aus

Verkauf, Einlösung und Übersicht laufen an einem Ort: direkt in Deiner Kasse.

Was ein gutes Gutscheinsystem heute können muss

Ein modernes Gutscheinsystem für die Gastronomie muss vor allem eines: im Alltag nicht stören. Wenn der Verkauf eines Gutscheins länger dauert als der Verkauf eines Kaffees, wird er schnell zum lästigen Sonderfall. Worauf Du achten solltest:

  • Verkauf und Einlösung direkt an der Kasse. Kein separates Tool, keine extra App, keine zweite Anmeldung.
  • Keine zusätzliche Hardware. Der Gutscheinbon läuft über den Bondrucker, der ohnehin auf dem Tresen steht.
  • Zentrale Übersicht. Du siehst jederzeit, welche Gutscheine verkauft, aktiv, eingelöst oder abgelaufen sind.
  • Teileinlösungen ohne Rechnerei. Das System behält den Restwert automatisch im Blick.
  • Rechtssicher als Mehrzweckgutschein. Steuerlich sauber, damit das Finanzamt bei der Prüfung keine Fragen stellt.
  • Sauberes Reporting. Du willst wissen, wie viele Gutscheine Du in welchem Monat verkauft und eingelöst hast, ohne Excel anwerfen zu müssen.

Erst wenn diese Punkte stimmen, wird ein Gutscheinsystem vom Aufwand zum Umsatzhebel.

So funktioniert das orderbird Gutscheinsystem

Das orderbird Gutscheinsystem erfüllt alle Punkte aus der Liste oben und ist direkt in Dein Kassensystem integriert. Verkauf und Einlösung laufen in Sekunden über die Kasse, der Gutscheinbon kommt aus Deinem bestehenden Bondrucker, und die Übersicht über alle Gutscheine hast Du jederzeit in der Kasse und in MY orderbird.

Zwei Dinge, die darüber hinausgehen: Wenn Du noch Gutscheine aus einem alten System hast, können diese auf Wunsch importiert werden (z. B. aus einer CSV-Datei, optional gegen Gebühr). Und die steuerlich korrekte Einrichtung als Mehrzweckgutschein ist inklusive, darum musst Du Dich nicht selbst kümmern.

Preislich ist das Gutscheinsystem im Preispaket M & L bereits enthalten. In den Paketen S kannst Du es jederzeit für 19,90 € pro Monat dazubuchen.

Rechnet sich das für Dich? Ein Beispiel

Die ehrliche Antwort: In den meisten Fällen trägt sich das Gutscheinsystem schon durch den Verkauf eines einzigen Gutscheins pro Monat. Schauen wir uns das konkret an.

Ein durchschnittlicher Wertgutschein in der Gastronomie liegt bei rund 40 Euro. Verkaufst Du einen einzigen Gutschein im Monat, hast Du 40 Euro mehr auf dem Konto, während die Monatsgebühr bei 19,90 Euro liegt. Der erste Gutschein deckt also schon die Kosten, mit deutlich Luft nach oben.

Dazu kommt ein Effekt, der oft übersehen wird: Nicht jeder Gutschein wird sofort eingelöst. Unsere Daten aus tausenden Gutschein-Transaktionen zeigen:

  • Nach 30 Tagen sind rund 90 Prozent der verkauften Gutscheine noch nicht oder nicht vollständig eingelöst.*
  • Nach 90 Tagen sind es immer noch rund drei von vier.*

*Basis: Auswertung von orderbird Gutschein-Transaktionen, Q1 2026.

Das Geld liegt in dieser Zeit auf Deinem Konto und arbeitet für Dich. Ein kleines Zahlenbeispiel für einen typischen Monat:

  • 5 verkaufte Gutscheine à 40 € = 200 € sofort in der Kasse
  • Davon nach 30 Tagen noch offen: rund 90 %, also etwa 180 € Cashflow-Vorteil
  • Monatsgebühr Gutscheinsystem: 19,90 €
  • Netto-Cash-Puffer nach einem Monat: rund 160 €, bevor überhaupt eine Einlösung stattgefunden hat

Und dann kommen die Gäste ins Lokal und geben beim Einlösen oft noch zusätzlich aus. Du nimmst die übrigen Vorteile des Systems, also die Übersicht, die Rechtssicherheit, das saubere Reporting, quasi zum Nulltarif mit.

Gutscheine im Jahresverlauf: Die besten Anlässe auf einen Blick

Gutscheine verkaufen sich nicht gleichmäßig übers Jahr. Es gibt Monate, in denen sie fast von allein über den Tresen gehen, und Monate, in denen Du aktiv etwas dafür tun musst. Wenn Du die wichtigsten Anlässe kennst und rechtzeitig vorbereitest, holst Du deutlich mehr aus Deinem Gutscheinsystem heraus.

November und Dezember: Die stärkste Phase.
Weihnachten ist mit Abstand der wichtigste Gutschein-Anlass. Viele Gäste suchen ein persönliches Geschenk, das nicht nach Verlegenheit aussieht. Ein Restaurantgutschein passt genau in diese Lücke. Wenn Du ab November Gutscheine sichtbar platzierst und auf Social Media bewirbst, nimmst Du den größten Teil des Jahresumsatzes in wenigen Wochen mit.

Februar: Valentinstag.
Ein Abendessen zu zweit verschenken, statt Blumen oder Pralinen: Das funktioniert, wenn Du den Gutschein als Erlebnis verpackst. „Ein Abend für zwei bei uns” klingt besser als „50-Euro-Gutschein”.

Mai: Muttertag und Vatertag.
Zwei Anlässe innerhalb weniger Wochen. Gerade Muttertag ist ein starker Treiber, weil viele Familien ein gemeinsames Essen verschenken wollen.

Juni bis August: Volle Terrassen, volle Reichweite.
Im Sommer hast Du so viele Gäste wie in kaum einer anderen Jahreszeit. Genau das macht diese Monate ideal für den Gutscheinverkauf: Mehr Kontakte am Tresen bedeuten mehr Gelegenheiten. Und was Du jetzt verkaufst, wird oft erst im Herbst oder Winter eingelöst, der Cashflow-Vorteil bleibt also bestehen.

September und Oktober: Saisonstart Herbst.
Neue Karte, neue Saison, neuer Anlass. Wenn Du Dein Herbstmenü oder ein saisonales Angebot hast, kannst Du Gutscheine gezielt daran koppeln, nicht als gebundenen Produktgutschein, sondern als Wertgutschein mit dem Hinweis „Perfekt für unser Herbstmenü”.

Ganzjährig: Geburtstage und Jubiläen.
Der unterschätzteste Dauerbrenner. Geburtstage verteilen sich gleichmäßig übers Jahr, und ein Restaurantgutschein ist eines der beliebtesten Last-Minute-Geschenke. Wenn Dein Team weiß, dass es Gutscheine gibt, und Gäste aktiv darauf hinweist, läuft dieser Kanal fast von allein.

Zwei Gäste lösen einen Restaurantgutschein beim Abendessen ein

Ein Gutschein heute bedeutet oft zwei neue Gäste morgen, und meist einen Besuch, der über den Gutscheinwert hinausgeht.

Vom Gutschein zum Stammgast: So nutzt Du den Folgeeffekt

Ein verkaufter Gutschein bringt Dir Umsatz. Ein gut eingelöster Gutschein bringt Dir einen neuen Stammgast. Dieser zweite Effekt wird oft übersehen, dabei entscheidet er darüber, ob Gutscheine für Dich ein einmaliges Geschäft bleiben oder ein nachhaltiger Kanal werden.

Wenn jemand einen Gutschein einlöst, betritt er Dein Lokal oft zum ersten Mal. Er hat keine feste Erwartung, keine Stammtischgewohnheit, kein Lieblingsgericht. Das ist Deine Chance. Drei Dinge, auf die Du achten solltest:

Das Erlebnis beim Einlösen muss stimmen.
Kein Gast möchte das Gefühl haben, mit einem Gutschein weniger willkommen zu sein. Die Einlösung sollte reibungslos laufen, ohne langes Suchen, ohne Rückfragen ans Team, ohne peinliche Momente. Mit einem digitalen Gutscheinsystem passiert das automatisch: Code eingeben, Betrag abziehen, fertig. Das Team muss nicht improvisieren.

Aufmerksamer Service macht den Unterschied.
Gutschein-Gäste sind im Grunde Erstbesucher. Wenn Dein Service weiß, dass jemand einen Gutschein einlöst, kann er besonders aufmerksam sein, ohne aufdringlich zu wirken. Eine ehrliche Empfehlung zur Karte, ein kurzer Hinweis auf Eure Spezialität: Das kostet nichts und bleibt in Erinnerung.

Den Wiederkommer-Impuls setzen.
Der beste Moment, einen Gast zum Wiederkommen zu bewegen, ist direkt nach einem guten Erlebnis. Das kann ein einfacher Satz beim Abschied sein: „Schön, dass Ihr da wart, wir freuen uns aufs nächste Mal.” Oder ein kleiner Anreiz, etwa ein Hinweis auf Euer nächstes Event, die neue Saisonkarte oder schlicht die Möglichkeit, selbst einen Gutschein für jemand anderen mitzunehmen. Manche Betriebe legen direkt einen Flyer oder eine Visitenkarte mit Gutschein-Hinweis auf den Tisch.

Der Punkt ist: Ein Gutschein endet nicht mit der Einlösung. Er ist der Anfang einer Kundenbeziehung, wenn Du den Moment nutzt.

Checkliste: So verkaufst Du mehr Gutscheine

Ein gutes System allein verkauft noch keine Gutscheine. Damit aus dem Gutscheinsystem ein echter Umsatzhebel wird, solltest Du drei Hebel konsequent bedienen: im Lokal, online und emotional. Diese Checkliste hilft Dir dabei.

Im Restaurant

  • Gutscheine sichtbar an der Kasse oder auf dem Tresen platzieren
  • Hinweis auf der Speisekarte ergänzen („Gutscheine direkt bei uns erhältlich”)
  • Servicekräfte briefen, bei passenden Anlässen aktiv darauf hinzuweisen
  • Aufsteller oder Tischkarten in der Vorweihnachts- und Valentinszeit einsetzen
  • Geschenkhülle oder Kuvert bereithalten, damit der Gutschein auch als Geschenk wirkt

Online and Social Media

  • Gutschein prominent auf der Startseite Deiner Website platzieren
  • Kurzer Info-Text und Bestellmöglichkeit (oder Hinweis „vor Ort erhältlich”) hinterlegen
  • Regelmäßig auf Social Media posten, nicht nur zu Weihnachten
  • Anlässe aktiv nutzen: Valentinstag, Muttertag, Vatertag, Geburtstage, Jubiläen
  • Gutschein auf Google-Unternehmensprofil und in Newslettern erwähnen

Emotionen wecken

  • Gemeinsame Zeit verschenken, nicht nur einen Geldbetrag
  • Mit Bildern arbeiten: entspanntes Abendessen, Kaffee zu zweit, ein Glas Wein auf der Terrasse
  • Erlebnis statt Produkt in den Vordergrund stellen („Ein Abend bei uns” statt „40 € Gutschein”)
  • Passende Anlässe ansprechen, statt generisch zu werben

Häufige Fragen rund ums Gutscheinsystem

Was ist ein Mehrzweckgutschein, und warum ist das wichtig?
Ein Mehrzweckgutschein ist nicht auf ein konkretes Produkt festgelegt, sondern auf einen Geldwert. Der Gast kann ihn frei einlösen, egal ob für Essen, Getränke oder beides. Steuerlich wird er erst bei der Einlösung relevant, das macht die Abrechnung sauberer.

Wie lange sind Gutscheine gültig?
In Deutschland gilt in der Regel die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren nach Ablauf des Ausstellungsjahres, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Kürzere Fristen müssen sachlich begründet sein.

Kann ich Teilbeträge einlösen?
Ja. Das System behält den Restwert automatisch im Blick, Du musst nichts mehr von Hand notieren.

Brauche ich zusätzliche Hardware?
Nein. Der Gutscheinbon läuft über Deinen bestehenden Bondrucker. Keine Extra-Geräte, keine zusätzliche Einrichtung am Tresen.

Kann ich meine bestehenden Gutscheine übernehmen?
Ja. orderbird bietet einen optionalen Import-Service an, mit dem bestehende digitale Gutscheine (zum Beispiel aus einer CSV-Datei) übernommen werden. So steigst Du ohne Datenbruch um.

Was kostet das Gutscheinsystem?
Im Preispaket L ist es enthalten. In den Paketen S und M buchst Du es für 19,90 € pro Monat dazu.

Fazit: Ein ruhiger Umsatzhebel mit minimalem Aufwand

Ein sauberes Gutscheinsystem ist kein Nice-to-have, sondern ein Umsatzhebel mit erstaunlich wenig Aufwand. Du bekommst Cash heute für Leistung von morgen, Du holst neue Gäste ins Lokal, und Du gewinnst beim Einlösen oft zusätzlichen Umsatz obendrauf. Gleichzeitig räumst Du mit Zettel, Codes und Excel auf und behältst jederzeit die volle Kontrolle.

Wenn Du wissen willst, wie das orderbird Gutscheinsystem konkret in Deinen Betrieb passt, lass Dich unverbindlich beraten. Ein kurzes Gespräch reicht oft, um zu sehen, ob sich der Umstieg für Dich lohnt.
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