GoBD – Die Zukunft der digitalen Betriebsprüfung

orderbird und GoBD - alles, was Du wissen musst. 

  • Die Kasse, die allen Regeln entspricht

    Seit dem 01. Januar 2015 gelten die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.
  • Detailliertes Live-Reporting

    Du hast zu jeder Zeit einen aktuellen Überblick über die Geschäftsentwicklung und einzelne Warengruppen- und Produktgruppen in übersichtlichen Grafiken.
  • Gut vorbereitet in die Steuerprüfung

    Unsere Kassensoftware bietet auf Knopfdruck Berichte für Steuerprüfer oder den DATEV-Datenexport für den Steuerberater.
  • Die richtige Kasse für Österreich

    Du kommst aus Österreich? Kein Problem! Das orderbird Kassensystem entspricht der Registrierkassenpflicht.
  1. Was ist GoBD?

    Das sind die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Sie regeln alle Anforderungen, die der Fiskus an die Buchführung und steuerrelevante Daten stellt, ob elektronisch oder in Papierform. Außerdem sind hier die Richtlinien festgehalten, wie die Finanzverwaltung bei Außenprüfungen auf elektronische Daten zugreifen darf. Wenn Du Dich mit dem Thema GoBD genau auseinandersetzt, weißt Du nicht nur, welche Ansprüche das Finanzamt an Deine Buchhaltung stellt, sondern auch was der Prüfer bei einer Steuerprüfung darf und was nicht. 

    Die GoBD gelten seit dem 1. Januar 2015. Damit lösen sie die vorher wirksamen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) und die “Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) ab.

  2. Warum und wie prüft das Finanzamt?

    Seit Jahren verschärfen sich auch die Anforderungen an Kassensysteme in der Gastronomie und die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften. Die GoBD-Prüfsoftware namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ermöglicht es Steuerprüfern (Betriebsprüfer, Umsatzsteuer-Sonderprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder), steuerrelevante Daten schnell und umfassend zu analysieren, auszuwerten und zu prüfen. Neue Prüfungsmethoden, die Schulung der Betriebsprüfer und eine vermehrte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wie Gastronomiebetriebe sollen Mängel und Manipulationen in der Buchführung aufdecken. Neben Plausibilitätsprüfungen mit branchentypischen Mittelwerten werden auch statistische Auswertungsverfahren genutzt.

Seit wir mit orderbird arbeiten, sind Steuerprüfungen keine Zitterpartie mehr. Alle Daten waren in Sekundenschnelle exportiert und der Steuerprüfer sehr zufrieden.

Manfredas und Paul, The Espresso Bar Café in Frankfurt am Main

Welche Daten sind steuerlich relevant?

Laut BMF müssen alle Daten aufbewahrt werden, „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind”. Hier lassen sich die Finanzbehörden ein Hintertürchen offen, denn das bedeutet, dass die steuerliche Relevanz im Einzelfall geklärt werden muss. Trotzdem gibt es grobe Anhaltspunkte aus den GoBD: Kennzahlen aus Finanzbuchhaltung, Anlagebuchhaltung oder Lohnbuchhaltung gehören meist dazu. Die relevanten Daten umfassen:

  • Bücher und Berichte, Eröffnungsbilanzen und dazugehörige Arbeitsanweisungen, Inventare und Jahresabschlüsse sowie die Eröffnungsbilanz 
  • Geschäfts- und Handelsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Journaldaten (einzelne Bestellungen, Abrechnungen, Stornos mit Gründen, usw.)
  • Berichte (Auswertungsdaten wie Z-Berichte)
  • Stammdatenänderungen (Benutzer, Artikel, Warengruppen usw.)
  • Programmierdaten / Bedienungsanleitungen der Kasse 
  • Verfahrensdokumentation

Um das Ansammeln von Bons zu vermeiden, bist Du laut GoBD in der Pflicht, Buchungen zeitgerecht innerhalb von 10 Tagen zu verzeichnen. Das gilt allerdings nicht für Bargeschäfte! Vor allem bargeldintensive Bereiche wie die Gastronomie müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben  nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich zu erfassen.

Was passiert bei einer Steuerprüfung? 

Kommt der Steuerprüfer ins Haus, darf er zwischen drei verschieden Arten des Datenzugriffs bei der Betriebsprüfung  wählen und einen Zugriff auf Deine Daten einfordern:

  • unmittelbarer Lesezugriff durch Hard- und Software des Gastronomen vor Ort,
  • mittelbarer Zugriff über maschinelle Auswertungen und
  • Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formen.

Aus dem BMF-Schreiben zu den GoBD geht hervor, dass sich die Form der Aufbewahrung immer danach richtet, wie die Daten entstanden oder eingegangen sind. Zudem solltest Du in der Verfahrensdokumentation beschreiben, wie Du Belege und Dokumente erfasst, verarbeitet und archiviert hast. Im Allgemeinen sind verschiedene Datenformate für die Datenträgerüberlassung zugelassen. Allerdings sollten sie maschinell auswertbar sein. Für elektronische Rechnungen ist beispielsweise vorgesehen, dass diese im Format PDF/A-3 vorhanden sein müssen.

Achtung: Der Betriebsprüfer und Finanzbehörden sind nicht berechtigt, Software auf Deinen Systemen zu installieren. 

Die Geschichte der elektronischen Datenprüfung

Im Grunde ist es nichts Neues: Schon seit Anfang des Jahres 2002 müssen Betriebe Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem wie einer elektronischen Kasse erstellt wurden, für zehn Jahre so aufbewahren, dass sie jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Diese Richtlinien wurden Ende 2010 durch das Bundesfinanzministerium (BMF) unter anderem für die Dokumentation von Bargeschäften mittels Registrierkassen deutlich verschärft. Eine reine Zusammenfassung von Einzelbuchungen zu Tages- oder Monats-Z-Bericht ist seitdem nicht mehr erlaubt. Am 14. November 2014 wurde schließlich durch ein Schreiben des BMF festgelegt, dass GoBD ab dem 1. Januar 2015 die GoBS und GDPdU ersetzen. 

Was bedeuten die GoBD konkret für Dein Kassensystem?

Im Falle einer Steuerprüfung sind alle steuerrelevanten Daten jederzeit elektronisch verfügbar. Egal ob Registrierkasse, iPad-Kassensystem oder traditionelle Gastrokasse: alle Kassentypen erfassen steuerrelevante Umsatzdaten der Gastronomie. Die Kassen müssen die relevanten Kassendaten Finanzamt-konform bereithalten. Darüber hinaus müssen steuerlich relevante Daten vollständig, unveränderbar (revisionssicher), und nicht verdichtet über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum (10 Jahre) archiviert werden.

Konventionelle Kassen erfüllen die Anforderungen von GoBD des Finanzamts meist nicht, denn sie fassen Einzelbuchungen beispielsweise in Tagesendsummenbons (Z-Bons) zusammen und sind nicht in der Lage, die Daten digital vorzuhalten. Die ausschließliche Aufbewahrung von Unterlagen in gedruckter Form ist unzulässig

Mit der iPad-Kassensoftware erhält Du ein detailliertes Live-Reporting und hast so stets einen aktuellen Überblick über die Geschäftsentwicklung. Grafiken vermitteln Dir einen klaren optischen Eindruck zum Gesamtumsatz sowie zum Absatz einzelner Produkte oder Produktgruppen und bilden damit eine gute Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Außerdem können mit der Software Berichte erstellt werden, die den Anforderungen des Finanzamts entsprechen oder dem Datenexport z.B. DATEV dienen.

orderbird und die Registrierkassenpflicht in Österreich.

Voraussichtlich noch im Frühjahr diesen Jahres gilt für Österreich die Registrierkassenpflicht . Für alle österreichischen Gastronomen gilt: Er muss jede einzelne Bareinnahme mit einer elektronischen Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst und dokumentiert werden. Dazu kommt: Mit der Belegerteilungspflicht muss jeder Kunde einen Bon erhalten und auch annehmen. Ein weiterer wichtiger Grund: Jede elektronische Kasse muss ab April 2017 über technische Sicherheitseinrichtungen, wie dem kryptografischen Manipulationsschutz, verfügen. Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird bist Du auch in Österreich auf der sicheren Seite. Unsere Kassen entsprechen nicht nur den deutschen GoBD-Normen, sondern auch der österreichischen Registrierkassenpflicht.

 

Hinweis:

Diese Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität und stellen keine rechtlich verbindliche Aussage dar. Sie ersetzen keine rechtliche Beratung. Letzter Stand: April 2016.