GoBD – Die Zukunft der digitalen Betriebsprüfung

orderbird und GoBD - alles, was Sie wissen müssen. 

  • Die Kasse, die allen Regeln entspricht

    Seit dem 01. Januar 2015 gelten die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.
  • Detailliertes Live-Reporting

    Detailliertes Live-Reporting

    Sie haben zu jeder Zeit einen aktuellen Überblick über die Geschäftsentwicklung und einzelne Warengruppen- und Produktgruppen in übersichtlichen Grafiken.
  • Gut vorbereitet in die Steuerprüfung

    Unsere Kassensoftware bietet auf Knopfdruck Berichte für Steuerprüfer oder den DATEV-Datenexport für den Steuerberater.
  • Die richtige Kasse für Österreich

    Du kommst aus Österreich? Kein Problem! Das orderbird Kassensystem entspricht der Registrierkassenpflicht.
  1. Was ist GoBD?

    GoBD heißt “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Sie regeln alle Anforderungen, die der Fiskus an die Buchführung und steuerrelevante Daten stellt, ob elektronisch oder in Papierform. Außerdem sind hier die Richtlinien festgehalten, wie die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen auf elektronische Daten zugreifen darf. Warum ist es wichtig, genau über die GoBD bescheid zu wissen? – Um die Ansprüche vom Finanzamt an Ihre Buchhaltung zu kennen und um sicherzugehen, was der Prüfer bei einer Steuerprüfung darf und was nicht. 

    Die GoBD gelten seit dem 1. Januar 2015. Damit lösen sie die vorher wirksamen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) und die “Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) ab.

  2. Warum und wie prüft das Finanzamt?

    Seit Jahren verschärfen sich die Anforderungen an Kassensysteme in der Gastronomie und die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften. Die GoBD-Prüfsoftware namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ermöglicht es Steuerprüfern wie Betriebsprüfer, Umsatzsteuer-Sonderprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder, steuerrelevante Daten schnell und umfassend zu analysieren, auszuwerten und zu prüfen. Neue Prüfungsmethoden, Schulungen der Betriebsprüfer und eine verstärkte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wie Gastronomiebetriebe sollen Mängel und Manipulationen in der Buchführung aufdecken. Neben Plausibilitätsprüfungen mit branchentypischen Mittelwerten werden auch statistische Auswertungsverfahren genutzt.

Seit wir mit orderbird arbeiten, sind Steuerprüfungen keine Zitterpartie mehr. Alle Daten waren in Sekundenschnelle exportiert und der Steuerprüfer sehr zufrieden.

Manfredas und Paul, The Espresso Bar Café in Frankfurt am Main

Welche Daten sind steuerlich relevant?

Laut BMF müssen alle Daten aufbewahrt werden, „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind”. Für die Finanzbehörden entsteht dadurch ein Schlupfloch, da die steuerliche Relevanz im Einzelfall geklärt werden muss. Trotzdem gibt es grobe Anhaltspunkte in den GoBD: Kennzahlen aus Finanzbuchhaltung, Anlagebuchhaltung oder Lohnbuchhaltung gehören dazu. Die relevanten Daten umfassen:

  • Bücher und Berichte, Eröffnungsbilanzen und dazugehörige Arbeitsanweisungen, Inventare und Jahresabschlüsse sowie die Eröffnungsbilanz
  • Geschäfts- und Handelsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Journaldaten (einzelne Bestellungen, Abrechnungen, Stornos mit Gründen, usw.)
  • Berichte (Auswertungsdaten wie Z-Berichte)
  • Stammdatenänderungen (Benutzer, Artikel, Warengruppen usw.)
  • Programmierdaten / Bedienungsanleitungen der Kasse 
  • Verfahrensdokumentation

Um eine unübersichtliche Hortung von Bons zu vermeiden, sind Sie laut GoBD in der Pflicht, Buchungen innerhalb von 10 Tagen zu verzeichnen. Das gilt allerdings nicht für Bargeschäfte! Vor allem bargeldintensive Bereiche wie die Gastronomie müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich zu erfassen.

Was passiert bei einer Steuerprüfung

Kommt der Steuerprüfer ins Haus, darf er zwischen drei verschieden Arten des Datenzugriffs bei der Betriebsprüfung wählen, um so Zugriff auf Ihre Daten zu erlangen:

  • unmittelbarer Lesezugriff durch Hard- und Software des Gastronomen vor Ort,
  • mittelbarer Zugriff über maschinelle Auswertungen und
  • Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formen.

Aus dem BMF-Schreiben zu den GoBD geht hervor, dass sich die Form der Aufbewahrung immer danach richtet, wie die Daten entstanden oder eingegangen sind. Zudem sollten Sie unbedingt in der Verfahrensdokumentation beschreiben, wie Sie Belege und Dokumente erfassen, verarbeiten und archivieren. Im Allgemeinen sind verschiedene Datenformate für die Datenträgerüberlassung zugelassen. Allerdings sollten diese maschinell auswertbar sein. Für elektronische Rechnungen ist beispielsweise eine Speicherung im Format PDF/A-3 vorgesehen.

Achtung: Betriebsprüfer und Finanzbehörden sind niemals berechtigt, Software auf Ihren Systemen zu installieren. 

Kasse 2019 - Kenn´ das Risiko

Kasse 2019 ist die größte Gastronomie-Roadshow Deutschlands mit dem Schwerpunkt finanzamtkonforme Kassenführung, präsentiert von orderbird und der ETL ADHOGA.

Bereits im fünften Jahr in Folge informieren wir Gastronomen auf 26 Veranstaltungen deutschlandweit.

Kasse 2019 – Sie wollen wissen was sichere Kassenführung bedeutet?

Die Geschichte der elektronischen Datenprüfung

Im Grunde ist es nichts Neues: Schon seit Anfang des Jahres 2002 müssen Betriebe Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem wie einer elektronischen Kasse erstellt wurden, für zehn Jahre aufbewahren. Sie müssen jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Richtlinien wurden Ende 2010 durch das Bundesfinanzministerium (BMF) deutlich verschärft. Dazu zählt die Dokumentation von Bargeschäften mittels Registrierkassen. Eine einfache Zusammenfassung von Einzelbuchungen als Tages- oder Monats-Z-Bericht ist seitdem nicht mehr erlaubt. Am 14. November 2014 wurde schließlich durch ein Schreiben des BMF festgelegt, dass die GoBD ab dem 1. Januar 2015 die GoBS und GDPdU ersetzen. 

Was bedeuten die GoBD konkret für Ihr Kassensystem

Im Falle einer Steuerprüfung sind alle steuerrelevanten Daten jederzeit elektronisch verfügbar. Egal ob Registrierkasse, iPad-Kassensystem oder traditionelle Gastrokasse: alle Kassentypen erfassen steuerrelevante Umsatzdaten der Gastronomie. Die Kassen müssen die relevanten Kassendaten Finanzamt-konform bereithalten. Darüber hinaus müssen steuerlich relevante Daten vollständig, unveränderbar (revisionssicher), und nicht verdichtet über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum (10 Jahre) archiviert werden.

Konventionelle Kassen erfüllen die Anforderungen von GoBD des Finanzamts meist nicht, denn sie fassen Einzelbuchungen beispielsweise in Tagesendsummenbons (Z-Bons) zusammen und sind nicht in der Lage, die Daten digital vorzuhalten. Die ausschließliche Aufbewahrung von Unterlagen in gedruckter Form ist unzulässig

Mit der iPad-Kassensoftware erhält Du ein detailliertes Live-Reporting und hast so stets einen aktuellen Überblick über die Geschäftsentwicklung. Grafiken vermitteln Dir einen klaren optischen Eindruck zum Gesamtumsatz sowie zum Absatz einzelner Produkte oder Produktgruppen und bilden damit eine gute Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Außerdem können mit der Software Berichte erstellt werden, die den Anforderungen des Finanzamts entsprechen oder dem Datenexport z.B. DATEV dienen.

orderbird und die Registrierkassenpflicht in Österreich.

Für Österreich gilt die Registrierkassenpflicht. Für Sie als österreichischer Gastronomen gilt: Sie müssen jede einzelne Bareinnahme mit einer elektronischen Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen und dokumentieren. Dazu kommt: Mit der Belegerteilungspflicht muss jeder Gast einen Bon erhalten und auch annehmen. Zusätzlich muss jede elektronische Kasse seit April 2017 über technische Sicherheitseinrichtungen wie dem kryptografischen Manipulationsschutz verfügen. Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird sind Sie auch in Österreich auf der sicheren Seite. Unsere Kassen entsprechen nicht nur den deutschen GoBD-Normen, sondern auch der österreichischen Registrierkassenpflicht.

 

Hinweis:

Diese Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität und stellen keine rechtlich verbindliche Aussage dar. Sie ersetzen keine rechtliche Beratung. Letzter Stand: Juni 2017.