Description des services

Statut : septembre 2017


Champ d'application

orderbird AG (« orderbird » ou « le fabricant ») fournit au client les services décrits ci-après dans le cadre des possibilités techniques et opérationnelles et dans la mesure où ces services auront été convenus avec le client. Les conditions générales d'orderbird s'appliquent aux services convenus.
La présente description des services se limite au statut du service à la date de publication et ne revêt pas le caractère d'un engagement ou d'une garantie.
 
Sommaire :

1    orderbird POS
2    my.orderbird
3    Services
4    Matériel informatique

orderbird POS

1.1. Description

orderbird POS est une caisse enregistreuse pour la restauration qui peut téléchargée comme app iOS via l'App Store d'Apple. L'utilisateur peut utiliser ce service via l'interface des terminaux mobiles du fabricant Apple Inc. Le logiciel est destiné aux établissements de restauration et peut être utilisé par la direction et le personnel. Selon la langue du système de l'appareil utilisé, orderbird POS peut être utilisé en allemand, français ou anglais. La devise utilisée par l'établissement peut être sélectionnée lors de la première utilisation de l'app conformément à la norme ISO 4217. L'échange des données entre l'appareil Apple et orderbird POS a lieu via une connexion cryptée sécurisée 256 bits SSL/TLS. 
Le logiciel est développé en permanence par orderbird à sa seule discrétion, afin de garantir à ses clients une utilisation optimale. C'est la raison pour laquelle la présente description des services se limite au statut du logiciel à la date de publication. La présente description des services ne revêt pas le caractère d'un engagement ou d'une garantie. 

1.2. Fonctionnalités

Lors de l'utilisation d'orderbird POS, les fonctions suivantes s'offrent à l'utilisateur :


1.2.1    Accès et configuration

•    Mise en place de limitations d'accès pour différents utilisateurs (par ex. administrateur, chef d'équipe, serveur) avec différents réglages et options
•    Configuration individuelle des produits (boissons et plats), codes PLU, tables, prix, favoris, processus de commandes et types de paiement
•    Ouverture et fermeture des shifts

1.2.2    Enregistrement et gestion des commandes avec sélection des tables

•    Élaboration de plans de table configurables 
•    Définition des tables et groupes 
•    Émission de justificatifs de frais
•    Contrôle des plats pour la coordination des étapes du menu entre cuisine et service 
•    Réservation de différents articles sur différentes imprimantes (cuisine, barbecue, comptoir)
•    Indication du nombre de convives par table
•    Transfert des commandes vers d'autres tables en cas de changement de place

1.2.3    Facturation et paiement

•    Facturation séparée selon les convives, groupes, ou par table ainsi que paiement au choix entre liquide, carte de débit ou de crédit ou encore avoir
•    Paiement partiel : utilisation de plusieurs types de paiement à la fois
•    Calcul de la monnaie à rendre
•    Annulations 

1.2.4    Rapports et données

•    Génération de rapport des ventes dans l'app avec limitation d'accès
•    Synchronisation des données de référence sur 1 à 9 appareils (plus sur demande) via la fonction Réseau avec TapSync 
•    Synchronisation des données de vente vers my.orderbird via Internet
•    Rapports d'appareils, rapports X, rapports Z
•    Rapports Z conformes à l'administration fiscale correspondant aux directives d'obligation d'archivage destinées à l'administration fiscale
•    Récupération des données de transaction sous la section « Journaux » de l'app
•    Interfaces vers des applications digitales complémentaires prédéfinies

1.3. Services

•    Fonction d'installation initiale via l'App Store
•    Fonction de mise à jour automatique via l'App Store
•    Possibilité de restauration du statut initial du système au moment de la livraison
•    Sauvegarde automatique en fonction des obligations d'archivage exigées par le droit fiscal et commercial

1.4. Conditions destinées au client

1.4.1.    

Les appareils Apple suivants peuvent être utilisés comme matériel informatique pour l'utilisation d'orderbird POS : iPad, iPod ou iPhone. Le modèle d'appareil Apple recommandé comme compatible est susceptible de changer avec l'arrivée de nouveaux modèles sur le marché. 

1.4.2.    

orderbird POS fonctionne avec le système d'exploitation actuel Apple iOS. Le client doit donc mettre à jour son logiciel iOS (https://support.apple.com/fr-fr/HT204204) pour pouvoir utiliser la dernière version de l'app orderbird. La version précédant la dernière version de l'app orderbird POS est compatible avec la version précédant la version principale d'iOS. Le fabricant se réserve le droit de faire dépendre l'utilisation d'orderbird et de my.orderbird à l'installation des versions actualisées du logiciel d'accès. 

1.4.3.    

Les prochains développements d'orderbird POS seront mis à disposition au cours de mises à jour ou d'updates que le client devra installer pour bénéficier de la version la plus actualisée de l'app dans le cadre des versions iOS susmentionnées.

1.4.4.    

Pour pouvoir utiliser les fonctions d'orderbird POS décrites ici, une connexion Internet dédiée doit être mise à disposition. 

1.4.5.    

L'utilisation de toutes les fonctions susmentionnées nécessite au minimum une imprimante compatible avec le système, un routeur et un tiroir-caisse, qui peuvent être achetés chez orderbird. Pour en savoir plus sur le matériel informatique à utiliser, veuillez consulter le point 4 de la description des services.

1.5. Frais

Pour en savoir plus sur les frais d'utilisation d'orderbird POS, veuillez nous contacter par e-mail à [email protected] ou par téléphone au  +33 1 76360640. Ils dépendent du nombre de licences réservées en lien avec le forfait de services ainsi que des services optionnels supplémentaires. 

 

my.orderbird

2.1. Description

my.orderbird est la plate-forme en ligne d'orderbird POS dédiée à la restauration pour permettre une analyse, une sauvegarde et une gestion des données centralisées, opérées via des serveurs sécurisés en Allemagne. Cette plate-forme est mise à disposition comme Software as a Service (« SaaS ») via Internet. Les fonctions disponibles sont consultables sur le compte individuel my.orderbird et dépendent de la licence sélectionnée et du forfait de services. La fonctionnalité complète de my.orderbird dépend de la connexion à orderbird POS (disponible dans l'App Store). 
En fonction de la langue du système de l'appareil utilisé, my.orderbird est disponible en allemand, français et anglais. L'échange de données entre l'appareil utilisé et my.orderbird a lieu via une connexion cryptée sécurisée 256 bits SSL/TLS.
Les services SaaS sont optimisés en permanence à la seule discrétion d'orderbird, afin de garantir à ses clients une utilisation optimale. C'est la raison pour laquelle la présente description des services se limite au statut de service à la date de publication. La présente description des services ne revêt pas le caractère d'un engagement ou d'une garantie.

2.2. Fonctionnalités

my.orderbird peut être utilisé par un établissement de restauration et permet aux responsables d'avoir recours aux modules de gestion et de réservation pour le traitement des données opérationnelles collectées à l'aide d'orderbird POS.

2.2.1.    Archivage des factures :

Les factures d'orderbird POS sont sauvegardées sur my.orderbird et peuvent être exportées en format PDF, téléchargées ou envoyées par e-mail.

2.2.2    Sauvegarde de données pertinentes pour les ventes (données de transaction) :

Les terminaux transfèrent les données et chiffres clés sur l'établissement via une connexion en ligne vers my.orderbird, où ils peuvent être sauvegardés conformément à GoBD et IDEA. Suite à la sauvegarde automatique des données, my.orderbird offre la possibilité de générer des rapports pour une période donnée si nécessaire. 

2.2.3    Sauvegarde de données non pertinentes pour les ventes (données de référence) :

Les données de référence configurées sont sauvegardées dans my.orderbird et peuvent être exportées via la plate-forme.

2.2.4    Consolidation et représentation des rapports :

Les différents rapports financiers (rapport quotidien, mensuel ou par shift) ainsi que les chiffres clés sont mis à disposition par my.orderbird sous la forme d'évaluations graphiques individuelles ainsi que d'un système de rapport. 

2.2.5    Export des données GOBD et DATEV :

Les rapports conformes à GoBD et IDEA peuvent être directement envoyés du système au vérificateur de la caisse (par e-mail). Les exports de données compatibles avec DATEC peuvent également être téléchargés.

2.2.6    Configuration :

Un profil d'utilisateur avec données d'accès est créé sur my.orderbird et peut être configuré sur la plate-forme.

2.2.7    Fonction Réseau :

Jusqu'à 9 terminaux – ou plus sur demande – constituant un réseau peuvent être reliés au compte my.orderbird. La fonction Réseau est une fonction de synchronisation de plusieurs appareils d'un établissement de restauration.

2.2.8    Réservations ouvertes :

Il est possible d'afficher les tables et les réservations disponibles durant le shift en cours sur my.orderbird.

2.3. Services

2.3.1    Services généraux

•    Sauvegarde automatique en fonction des obligations d'archivage exigées par le droit fiscal et commercial
•    Disponibilité du système à hauteur de 99,5 %
•    Accès aux factures archivées, aux données pertinentes pour les ventes, à l'export de données GOBD et DATEV et à la configuration des données utilisateurs et d'accès sur my.orderbird via la réservation du forfait de services

2.3.2    Sauvegarde des données

Lors de la connexion avec my.orderbird, une sauvegarde permanente est mise en place du côté du serveur. Cette sauvegarde enregistre les données pertinentes pour les ventes (données de transaction) ainsi que les données non pertinentes pour les ventes (données de référence) sur un serveur situé en Allemagne. Les données financières sont stockées pendant 10 ans. Les rapports Z doivent être imprimés tous les mois et archivés de manière fiable.

2.3.3    Réservation de licence

L'activation des fonctions de my.orderbird a lieu via l'acquisition d'une licence ainsi que d'un forfait de services. Les licences d'appareils et de services peuvent être réservées par téléphone ou e-mail. Le nombre de licences nécessaires dépend du nombre maximum d'appareils utilisés simultanément durant un shift. L'acquisition d'une licence est possible uniquement en lien avec un forfait de services qui doit être au minimum de la même durée que la licence.

2.4. Conditions destinées au client

2.4.1   

Les utilisateurs du système de caisse orderbird sont dans l'obligation d'imprimer les rapports Z tous les mois et de les archiver de manière fiable.

2.4.2    

Pour utiliser my.orderbird, un ordinateur ou un terminal mobile avec accès à Internet sont nécessaires.

2.4.3    

L'accès à my.orderbird a lieu via une connexion Internet dédiée. 

2.4.4    

La plate-forme my.orderbird peut être utilisée avec les navigateurs Internet suivants : Apple Safari, Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox.

2.5. Frais

L'utilisation des fonctionnalités de my.orderbird dans leur globalité requiert l'acquisition de la licence et du forfait de services d'orderbird POS. Le forfait de services garantit la sauvegarde permanente des données de caisse, rapports et configurations sur my.orderbird. Pour plus d'informations concernant les frais, veuillez nous contacter par e-mail à [email protected] ou par téléphone au  +33 1 76360640


Services 

3.1. Description

L'assistance orderbird est un service mis à la disposition des clients d'orderbird ayant contracté un forfait de services ainsi qu'une licence au minimum.  Ce service offre une assistance pour toute question et tout problème concernant la mise en marche et l'utilisation d'orderbird POS, my.orderbird ainsi que tout matériel informatique acheté chez orderbird. En parallèle, le client a la possibilité d'avoir recours à des services additionnels contre rémunération. La période de maintenance est valide pour toute la durée du forfait de services. 

3.2. Fonctionnalités

Pour une utilisation optimale d'orderbird, les fonctionnalités de maintenance suivantes sont proposées :

Configuration et formation pour la mise en service de my.orderbird, d'orderbird POS et du matériel informatique acheté auprès d'orderbird ; 
•    Livraison de mises à jour logiciel ;
•    Assistance téléphonique pour orderbird POS :
•    hotline de 9h à 18h sans interruption (CET), du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés du Land de Berlin ;
•    Hotline d'urgence 24h24 et 7j/7 ;
•    Demandes d'assistance électroniques via Internet ;
•    Assistance et coordination du traitement du contrat avec ConCardis ;
•    Correction des erreurs des rapports, si causées par l'une des fonctions listées par orderbird.

3.3. Services

Les prestations du service d'assistance dépendent du type et du champ d'application du forfait de services. Le temps de réaction du service client dépend des horaires d'ouverture, des disponibilités et de la catégorisation. Les prestations en lien avec les fonctionnalités susmentionnées sont définies plus précisément ci-après :

3.3.1   

Le fabricant orderbird propose comme service additionnel couvert par le forfait de services une assistance unique pour la mise en marche ainsi qu'une assistance permanente en fonction des conditions suivantes. Une fois le contrat conclu, l'assistance de mise en marche comprend la configuration unique du système my.orderbird en lien avec le logiciel client orderbird POS via télémaintenance ou la configuration préalable et le renvoi. Le choix du type d'assistance approprié pour la mise en marche est la responsabilité exclusive du fabricant. Si nécessaire, le client doit s'assurer qu'un accès Internet et un ordinateur avec connexion WiFi sont disponibles pour mettre en place l'accès à distance.

3.3.2    Les définitions suivantes s'appliquent en cas d'assistance permanente :

•    Les « interlocuteurs en cas d'assistance » désignent de 1 à 3 employés nommés par le client qui sont les seules personnes autorisées à notifier le fabricant d'éventuels incidents ;
•    Un « incident » désigne un dysfonctionnement de la solution SaaS my.orderbird décrite au point 2 de ce contrat au même moment que l'utilisation des logiciels et du matériel informatique requis, en particulier l'application d'orderbird POS ;
•    Le « temps de réaction » désigne la durée entre le moment où le fabricant est notifié de l'incident et sa réaction initiale consistant à rappeler le client, lui envoyer un e-mail ou à commencer à résoudre le dysfonctionnement ;
•    Les « horaires d'ouverture » désignent les horaires d'ouverture habituels, qui comprennent au minimum une plage horaire fixe de 9h à 18h du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés dans le Land de Berlin.
•    Les « jours de travail » désignent les jours allant du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés dans le Land de Berlin. 

3.3.3    Les incidents sont catégorisés comme suit :

•    Un incident de catégorie 1 signifie que la solution SaaS décrite en section 1 a buggé durant une opération en direct et est incapable de traiter quelque donnée que ce soit suite à un dysfonctionnement grave ;
•    Un incident de catégorie 2 désigne un problème au sein de la solution SaaS, qui génère une interruption grave des fonctions essentielles et qui ne peut être résolu de manière temporaire, par ex. en contournant le problème (workaround) ;
•    Un incident de catégorie 3 désigne un problème considéré comme non critique pour le fonctionnement de base du logiciel, et qui n'empêche pas le client de se connecter au système et qu'il est possible de contourner (workaround) ;
•    Un incident de catégorie 4 désigne les requêtes concernant le fonctionnement du logiciel.

3.3.4    

Le fabricant offre un service d'assistance pendant les horaires d'ouverture avec les temps de réaction suivants, à partir de la réception de la demande d'assistance :

•    Demande d'assistance de catégorie 1 : 2h maximum ;
•    Demande d'assistance de catégorie 2 : 4h maximum ;
•    Demande d'assistance de catégorie 3 : 10h maximum ;
•    Demande d'assistance de catégorie 4 : avant la fin du prochain jour ouvré, du lundi au vendredi.

3.3.5   

 Le fabricant propose un service d'assistance en dehors des horaires d'ouverture avec les temps de réaction suivants, les requêtes téléphoniques étant traitées en priorité :

•    Demande d'assistance de catégorie 1 : 6h maximum ;
•    Demande d'assistance de catégorie 2 : 10h maximum ;
•    Demande d'assistance de catégorie 3 et 4 : avant la fin du prochain jour ouvré, du lundi au vendredi.

3.3.6   

 La réaction peut consister en un message du personnel technique ou la résolution du dysfonctionnement. Le dysfonctionnement doit être exclusivement notifié par un interlocuteur en cas d'assistance au numéro  +33 1 76360640 ou à l'adresse e-mail [email protected].

3.4. Conditions destinées au client

•    Client orderbird via l'acquisition d'une licence minimum
•    Compte chez my.orderbird et forfait de services obligatoire 
•    Accès Internet pour mettre en place l'accès à distance et ordinateur avec connexion WiFi indispensables pour la mise en marche
•    Obligation de vérification de l'exhaustivité et de l'exactitude du menu par l'assistance d'orderbird après le traitement

3.5. Frais

L'utilisation du service d'assistance dépend de l'acquisition d'une licence et de la souscription au forfait de services. Le service d'assistance dépend du champ d'application du forfait de services. Pour en savoir plus sur les tarifs, veuillez nous contacter à tout moment par téléphone au +33 1 76360640 ou par e-mail à [email protected].

Matériel informatique

4.1. Description

L'utilisation d'orderbird requiert l'installation de certains appareils informatiques. Le matériel informatique est particulièrement adapté au logiciel orderbird POS et spécifiquement configuré. Le nombre d'appareils nécessaires dépend de l'établissement de restauration concerné. Le matériel informatique suivant est requis pour l'utilisation du système de caisse et peut être actuellement acheté chez orderbird AG : imprimante, tiroir de caisse, routeur, socle, lecteur de cartes, buzzer, rouleaux pour tickets, matériel Apple. 
Liste détaillée : 

Imprimante

•    Epson TM T20 II
•    Epson TM M30

Tiroir-caisse

•    Tiroir-caisse Metapace-K2
•    Tiroir-caisse tactile KA-330 Push

Socle pour tablette

•    Socle pour iPad Windfall (Mini, Pro 12.9, 2017/Air)
•    Socle pour iPad orderbird (tous les modèles)
•    Socle horizontal pour iPad orderbird (tous les modèles)
•    Socle pour iPad UpStand (universel)

Socle pour lecteur de cartes

•    Socle pour lecteur de cartes Windfall (pour Miura M10)

Routeur
•    Routeur basique (Superscale)
•    Extension WiFi (Superscale)
•    Extension de câble (Superscale)

Lecteur de cartes

•    Lecteur de cartes Miura M10

Accessoires
•    Rouleaux pour tickets 56 gr/m2 (30 unités)
•    Rouleaux pour tickets 80 gr/m2 (50 unités)
•    Buzzer Epson (signal sonore) 

Matériel Apple

•    iPad 2017 32 GB Wifi Spacegrau
•    iPad Mini 128 GB Wifi Spacegrau
•    iPad Pro 12.9 64 GB Wifi Spacegrau
•    iPod Touch 6. Gen. 16 GB Spacegrau

4.2. Fonctionnalités

Le matériel informatique complète la gamme de fonctions d'orderbird POS et de la plate-forme my.orderbird. Les fonctions suivantes sont disponibles grâce au matériel informatique listé :

•    Impression de factures et de tickets de production pour la cuisine ou le bar
•    Paiement par carte intégré
•    Ouverture automatique du tiroir-caisse durant le processus de paiement
•    Socle sécurisé pour iPad 
•    Socle sécurisé pour lecteur de cartes

4.3. Services

•    Assistance de base pour l'ensemble du matériel informatique acheté chez orderbird
•    Conseils et assistance pour l'installation et la mise en marche
•    Préconfiguration du routeur
•    Préconfiguration de l'imprimante

4.4. Conditions destinées au client

•    Pour utiliser l'imprimante, un branchement électrique et une connexion réseau au routeur orderbird ou ISP sont nécessaires ;
•    Le tiroir-caisse doit être relié à l'imprimante pour s'ouvrir automatiquement ;
•    Pour fonctionner, un routeur de base a besoin d'un branchement électrique et d'une connexion Internet – idéalement via un routeur ISP ;
•    Le routeur de base est nécessaire pour activer l'extension d'un routeur ;
•    La connexion Bluetooth à l'iPad/iPod/iPhone est utilisée pour l'intégration du lecteur de cartes ;
•    Le matériel informatique Apple nécessite une connexion Internet et un branchement électrique pour recharger la batterie.

4.5 Frais

Pour en savoir plus sur les prix des différents appareils informatiques, veuillez nous contacter par téléphone au  +33 1 76360640 ou par e-mail au [email protected].