Fit für das Finanzamt: Betriebsprüfung in der Gastronomie

Die Betriebsprüfung und die Vorschriften der GDPdU / GoBD gehören zu den Top-Themen in der Gastronomie. Kein Wunder: Die Prüfer können jederzeit vor der Tür stehen!

Wenn sie Dich besuchen, verlangen die Betriebsprüfer tiefe Einblicke in Deinen Betrieb und in die Kassenbücher. Was eine Betriebsprüfung allerdings genau bedeutet, was bei der Prüfung des Finanzamtes zu beachten ist und welche Fehler sich vermeiden lassen, ist vielen Gastro-Inhabern unklar.

Hier erfährst Du wissenswerte Fakten und Tipps rund um das Thema Betriebsprüfung:

Zahlen, bitte!

Durchschnittlich werden bei Kleinst- und Kleinbetrieben im Falle einer Betriebsprüfung circa 17.300 Euro an Nachzahlungen und Zinsen fällig. Die Mehrerlöse seitens der Finanzbehörden sind zwischen 2012 und 2014 von 19,0 Milliarden Euro auf mehr als 20,0 Milliarden Euro gestiegen.

Wie oft schauen die Betriebsprüfer vorbei?

Vor Jahrzehnten gab es statistisch alle 40 Jahre eine Steuerprüfung pro Betrieb. Im Jahr 2000 lag die Häufigkeit hingegen schon bei allen 5 Jahren. 2015 fanden Betriebsprüfungen statistisch alle 2,9 Jahre statt. Von 2018 bis 2019 mussten Gastronomen sogar jedes Jahr mit einer Betriebsprüfung rechnen. Die Gefahr von Hinzuschätzungen bei fehlerhafter Buchführung wartet somit direkt vor Deiner Türschwelle.

Hinzuschätzungen aufgrund fehlerhafter Buchführung – was bedeutet das?

Wenn dem Prüfer beispielsweise durche eine schlechte Kassenführung bei Dir Mängel der Buchführung und weiteren Anzeichen für nicht aufgezeichnete Einnahmen auffallen, kann er unterschiedliche Schätzungsmethoden vornehmen. Zu diesen Schätzungsmethoden gehören die sogenannten Zuschätzungen, die eine Erhöhung Deiner Umsätze durch den Prüfer beschreiben. Das wiederum führt für Dich zu Steuernachzahlungen.

Werde ich vorher über die Betriebsprüfung informiert?

Gut zu wissen: Betriebsprüfungen werden immer zuvor durch Kontrollmitteilungen angekündigt und finden nicht überfallartig statt. Ausnahmen bestehen im Falle konkreter Steuerfahndungen und bei einer Umsatzsteuernachschau (bei Wiederholungstätern). Wenn Du erst einmal im Fokus des Finanzamtes stehst, solltest Du stets auf eine Prüfung vorbereitet sein.

Keine Panik! Im Normalfall informiert Dich das Finanzamt rechtzeitig vor einer Betriebsprüfung durch Kontrollmitteilungen!  

Warum bin ich an der Reihe?

Meist handelt es sich um Zufallsprüfungen oder Querprüfungen. Wahrscheinlicher wird die Steuerprüfung durch das Finanzamt jedoch bei diesen betrieblichen Faktoren:

• hohe Entnahmen
• Gewinnschwankungen
• jahrelange Verluste
• andere Auffälligkeiten wie z. B. anonyme Anzeigen

Merke: Der Grund für Betriebsprüfungen ist generell eine fehlerhafte oder fehlende Dokumentation! Ein modernes Kassensystem und ein fähiger Steuerberater lösen dieses Problem jedoch.

Die Gastronomie als bargeldintensive Branche steht unter Generalverdacht, da Schwarzgeld häufig Teil des Geschäfts ist.

Mit welcher Software wird Deine Buchhaltung geprüft?

Betriebsprüfer nutzen die Prüfsoftware IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis). Die Stärke der digitalen Software liegt in ihrer Importfunktion, der Selektion und der Analyse großer Datenmengen.

Was sind die Prüfungsschwerpunkte?

• Kassen und Kassensysteme, z. B. Fehlbeträge und die Kassensturzfähigkeit
• Einlagen und Entnahmen, z. B. Darlehen, Schenkungen
• Roh- und Reingewinn, z. B. EDV-Analysen, Stornierungen, Bruch, Rabatte
• verdeckte Gewinnausschüttungen, z.B. Unterpreislieferungen
• punktuell: Bewirtungsbelege, Verträge
• Tageseinnahmen
• Kassenbuch
• Gegenüberstellung eingekaufter Warenmengen versus tatsächlich verkaufter Mengen

Von welchen durchschnittlichen Richtwerten geht das Finanzamt aus?

• Einnahmen aus Getränken: 35 Prozent
• Wareneinsatz einer Bar: 25 Prozent
• Anteil Bruch / Schwund: 3 Prozent
• Kein Storno in einem Monat? Unwahrscheinlich!

Merke: Weicht ein Betrieb zu stark von diesen Werten ab, wird das Finanzamt hellhörig. Alle besonderen Einflüsse müssen dokumentiert werden! Nebenbei bemerkt: Wenn Dein Wareneinsatz höher ist als 25 Prozent, solltest Du Deine Kalkulation überdenken.

Was muss dokumentiert werden? Wie kann man vorbeugen?

• Verlust / Bruch immer dokumentieren, z.B. auf einem Bruchzettel
• Sonderpreise aufzeichnen: z. B. Happy Hour, Marketingaktionen und andere Rabatte
• Bewirtung und Annehmlichkeiten für Mitarbeiter
• Preisänderungen nachweisen: Aufbewahrung von Speise- und Getränkekarten
• Artikeländerungen: keine Überschreibung, sondern eine Neuanlegung von Artikeln
• Überarbeitung der Rabatte
• Lagerverwaltung: ordentliche Nutzung der Warenwirtschaft

Du als Gastronom musst für eine entspannte Betriebsprüfung nicht zaubern können, sondern lediglich Deine Kassen lückenlos führen – eine saubere Kassenführung ist das A und O, um Steuernachzahlungen oder schlimmere Strafen zu vermeiden. 

Entscheidend für diese einwandfreie Dokumentation ist ein Kassensystem, das komplett GoBD-konform arbeitet. Das Kassensystem von orderbird ist 100 % finanzamt- und GoBD-konform, so kannst Du Dir zum Beispiel mit wenigen Klicks den Datev-Export für Deinen Steuerberater ausgeben lassen. Das spart Zeit und Geld.

Beachten ist zudem, dass ab 2020 in ganz Deutschland die Kassensicherungsverordnung gilt.