Kassensicherungsverordnung 2020: Was ist das, welche Fristen gibt es und was musst Du als Gastronom wissen? Alle Infos hier!
Update 31.05.2022
In allen nachrüstbaren und neuen Kassensystemen muss seit dem 31. März 2021 eine TSE aktiviert sein, die eine fehlerfreie Datenübermittlung an das Finanzamt ermöglicht. Bis zum 31. Dezember 2022 gilt noch eine Ausnahme für alle Kassensysteme, die zwischen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht mit einer TSE aufrüstbar, aber GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff) sind. Ab dem 01. Januar 2023 müssen alle elektronischen Kassensysteme die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung erfüllen.Nach der Einzelaufzeichnungspflicht 2010 kam die GoBD 2015, gefolgt von der Kassennachschau 2018 – man könnte fast meinen, es wäre Zeit für eine neue Gesetzesänderung. Und das ist auch der Fall: Seit 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung! Wir klären auf, was Teil dieses neuen Kassengesetzes ist und welche Fristen Du zu beachten hast.
Update 11.08.2020
Fast alle Bundesländer erlauben Fristverlängerungen bei der Umstellung der Kassensysteme (TSE). Im Gegenzug werden Nachweise über eine fristgerechte (30.09.2020) Bestellung oder Aufrüstung der Kassen erwartet. In 5 Bundesländern muss diese Bestellung einer TSE sogar schon bis zum 31.08.2020 erfolgen. Genaueres findest Du im TSE-Artikel. Alles weitere zur Kassensicherungsverordnung findest Du hier!
Das erwartet Dich in diesem Artikel zur Kassensicherungsverordnung:
Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?
Was ist die Belegausgabepflicht?
Was ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Was ist die Kassenmeldepflicht?
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die KassenSichV?
5 Irrtümer, die es über die KassenSichV gibt
Mit orderbird sorgenfrei durch die Kassensicherungsverordnung
Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?
In Zeiten der Digitalisierung erkennen immer mehr Unternehmer und Gastronomen die Vorteile digitaler Kassensysteme: Sie bieten eine gute Möglichkeit, Stress, Zeit und Geld zu sparen. Leider ist es dabei nicht selten, dass die Aufzeichnungssysteme so manipuliert werden, dass am Ende mehr Geld in die eigene Tasche fließt als eigentlich erlaubt. Schwarzgeld und Steuerhinterziehung sind für das Finanzamt in Deutschland nur schwer nachvollziehbar. An dieser Stelle greift die Kassensicherungsverordnung
Die Kassensicherungsverordnung – kurz: KassenSichV – ist eine Konkretisierung des § 146a der Abgabenordnung (AO). Hier sind alle Vorschriften festgelegt, die die Buchführung und Aufzeichnung mithilfe elektronischer Aufzeichnungssysteme regeln.
Die Kassensicherungsverordnung schreibt nun neue Anforderungen an sämtliche Kassen-, Abrechnungs-, Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme vor. In der Gastronomie betrifft sie also digitale Kassensysteme und Registrierkassen. Ziel der Kassensicherungsverordnung ist es, sämtliche digitale Grundaufzeichnungen in Unternehmen vor Manipulationen zu schützen. Genauso wie die GoBD und das Kassenbuch ist die Kassensicherungsverordnung damit ein wichtiger Teil der Fiskalisierung und rechtlich festgelegt im “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” (BGBl. I S. 3152). Sie gilt ab 2020 für alle aufzeichnungspflichtigen Unternehmen in Deutschland. Ihre Umsetzung wird durch das Finanzamt aufs Schärfste kontrolliert.
Die KassenSichV ist eine Verordnung des Finanzministeriums zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme im Geschäftsverkehr.
Damit gehört Deutschland zu einem der letzten Länder Europas, in dem die Umsetzung der Fiskalisierung von Kassensystemen in Kraft tritt. In den meisten EU-Staaten gibt es bereits ähnliche Regelungen wie die Kassensicherungsverordnung. In Österreich beispielsweise bestehen solche Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme in Form einer Registrierkassenpflicht schon seit 2017. Ihre Umsetzung wird sehr streng von den Behörden kontrolliert. Hohe Strafen können die Folge sein. Und auch für Deutschland wurden bereits scharfe Kontrollen durch das Finanzamt angekündigt.
Die Kassensicherungsverordnung 2020 in 3 Punkten
Das neue Kassengesetz schreibt grundsätzlich 3 neue Anforderungen an sämtliche elektronische Aufzeichnungs- und Kassensysteme vor und regelt neue Pflichten bei der Kassenführung:
- Alle Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen nachgewiesen werden und den Gästen und Kunden zur Verfügung gestellt werden (Belegausgabepflicht).
- Alle Aufzeichnungs- und Kassensysteme müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen – kurz TSE. Die TSE sorgt dafür, dass jederzeit eine fehlerfreie Datenübermittlung von Grundaufzeichnungen an das Finanzamt möglich ist.
- Alle elektronischen Kassen, die über eine TSE verfügen, müssen beim Finanzamt gemeldet werden (Kassenmeldepflicht).
Das bedeutet für die Gastronomie in Deutschland: Spätestens seit Ende September 2020 müssen alle Kassensysteme in Deutschland angepasst werden. Außerdem musst Du Dich seit dem 1. Januar 2020 an die Belegausgabepflicht halten und in Zukunft der Kassenmeldepflicht nachgehen.
Im Folgenden erklären wir Dir, was im Detail hinter den einzelnen Anforderungen der Kassensicherungsverordnung steckt.
Die Kassensicherungsverordnung betrifft alle digitalen Kassensysteme.
Was ist die Belegausgabepflicht?
Seit dem 1. Januar 2020 gilt, dass alle Betriebe, die mit einem elektronischen Kassensystem arbeiten, zur Belegausgabe verpflichtet sind. Das bedeutet für Dich als Gastronomen, dass Du Deinen Gästen zu jedem Geschäftsfall einen Beleg zur Verfügung stellen musst. Dabei ist der Gast jedoch nicht dazu verpflichtet, diesen auch mitzunehmen! Außerdem besteht die Möglichkeit, Belege klassisch in Papierform oder aber auch digital zur Verfügung zu stellen. Bei der Belegausgabepflicht handelt es sich um eine wichtige Maßnahme zum Dokumentieren von getätigten Verkäufen, damit Geschäftsvorfälle nachträglich nicht storniert werden können.
Gut zu wissen: Aus Gründen der Zumutbarkeit besteht im Einzelfall die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien uns zu lassen. Hierfür musst Du Dich als Gastronom an das Finanzamt wenden.
Was ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass alle digitalen Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen. Die TSE soll sicherstellen, dass Einzelaufnahmen, die mit einer digitalen Kasse getätigt werden, nachträglich nicht manipuliert werden können. Das heißt, dass die Daten so aufgezeichnet und erfasst werden sollen, dass es im Nachhinein nicht mehr möglich ist, diese zu ändern oder gar zu löschen. orderbird bietet als Lösung eine Online-TSE an.
So funktioniert die technische Sicherheitseinrichtung:
Die Registrierkasse schickt alle Daten unmittelbar an die TSE. Damit wird vermieden, dass Daten im Aufzeichnungssystem nachträglich unbemerkt verändert und manipuliert werden. Die TSE besteht dabei aus drei Bestandteilen: dem Sicherheitsmodul, dem Speichermedium und der digitalen Schnittstelle. Wie funktionieren die einzelnen Bestandteile der TSE?
1. Das Sicherheitsmodul
Das Sicherheitsmodul setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: Der SMA (Secure Module Application) und der CSP (Crypto Service Provider). Es sorgt dafür, dass die erfassten Grundaufzeichnungen im Aufzeichnungssystem so gesichert werden, dass diese nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können.
2. Das Speichermedium
Das Speichermedium ist dafür verantwortlich, dass die Grundaufzeichnungen im Aufzeichnungssystem für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.
3. Die digitale Schnittstelle
Die digitale Schnittstelle sorgt dafür, dass jederzeit eine reibungslose Übertragung aller Daten von der Kasse an das Finanzamt gewährleistet ist.
Mit der Kassensicherungsverordnung soll die Manipulation digitaler Aufzeichnungen verhindert werden.
Wer kümmert sich um die technische Sicherheitseinrichtung Deiner Kasse?
Du als Gastronom und Besitzer eines digitalen Kassensystems musst Dich nicht selbständig um die TSE kümmern. Die Verantwortung hierfür liegt nämlich in den Händen der Kassenanbieter. Diese sind zu Folgendem verpflichtet:
- Sie müssen ihre Kasse mit einer TSE ausstatten.
- Können sie die TSE nicht eigenständig bauen, müssen sie auf eine TSE von einem externen Hersteller zurückgreifen.
Du als Nutzer einer digitalen Kasse solltest Dich also lediglich rechtzeitig bei Deinem Anbieter informieren, ob die Kasse auch 2020 gesetzeskonform ist. Wenn der Hersteller nicht gewährleisten kann, dass seine Kasse mit einem entsprechenden zertifizierten technischen Sicherheitssystem ausgestattet werden kann, muss er seine Kassen aus dem Verkehr ziehen und Du wirst Dich um eine neue Kasse kümmern müssen.
Was hat es mit der Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung auf sich?
Um sicherzustellen, dass die TSE allen gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen entspricht, muss die TSE einen Zertifizierungsprozess durchlaufen, bevor sie in den Geschäftsverkehr gebracht werden kann. Für die Zertifizierung ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zuständig.
Ab wann muss Deine Kasse eine technische Sicherheitseinrichtung haben?
Grundsätzlich gilt für die Kassensicherungsverordnung die Deadline 1. Januar 2020. Der Gesetzgeber hat jedoch festgestellt, dass es für viele Kassenhersteller nicht möglich ist, die neuen technischen Anforderungen bis Anfang 2020 zu erfüllen. Das liegt vor allem daran, dass lange Zeit unklar war, wie genau die TSE aufgebaut sein muss. Zudem handelt es sich bei der Zertifizierung um einen längeren Prozess. Deswegen wurde die Deadline verschoben: Bis Ende September 2020 können digitale Kassen auch ohne TSE auskommen. Der Gesetzgeber spricht hier von einer Nichtbeanstandungsregelung bei der Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung.
Außerdem gibt es eine Schonfrist: Wenn es baulich und technisch nicht möglich ist, eine Kasse entsprechend der neuen Richtlinien anzupassen, kann diese Kasse noch bis Ende 2022 genutzt werden. Dies trifft allerdings nur für Registrierkassen zu, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden. Andernfalls gilt die Kassensicherungsverordnung und die TSE ausnahmslos und für alle gastronomischen Betriebe, die eine digitale Kasse führen.
Wichtig: Die Belegausgabepflicht gilt uneingeschränkt seit dem 1. Januar 2020 für alle Gastronomen, die eine digitale Kasse haben – auch ohne TSE!
orderbird bietet Dir eine einfache Lösung: Hier findest Du mehr zur Online TSE.
Mit dem richtigen Kassensystem ist die Kassensicherungsverordnung für die Gastronomie kein Problem.
Was ist die Kassenmeldepflicht?
Ein weiterer Bestandteil der Kassensicherungsverordnung ist die Kassenmeldepflicht: Alle gastronomischen Betrieb mit einer digitalen Kasse müssen diese ihrem zuständigen Finanzamt melden. Damit geht der Gesetzgeber beim Schutz vor Manipulationen und Steuerhinterziehung noch einen Schritt weiter. Denn dank der Kassenmeldepflicht kann er überprüfen und sicherstellen, dass alle Betriebe mit gesetzeskonformen Kassensystemen arbeiten. Unklar ist jedoch, wie genau dieser Pflicht nachgegangen werden soll, da aktuell noch nicht ausreichend Informationen zur Verfügung stehen. Außerdem scheinen die Finanzbehörden noch nicht entsprechend vorbereitet zu sein. Grundsätzlich gilt, dass eine Kasse dem Finanzamt erst dann gemeldet werden soll, wenn sie über eine zertifizierte TSE verfügt – oder später. Denn: Die Meldung soll voraussichtlich mit Hilfe eines Vordrucks vorgenommen werden. Diesen Vordruck gibt es zum jetzigen Zeitpunkt allerdings noch nicht (Stand Januar 2020).
Deshalb: Du als Gastronom musst Dir bezüglich der Kassenmeldepflicht keine Sorgen machen. Du wirst rechtzeitig informiert, wenn es soweit ist.
Generell ist dabei bereits klar, dass das Finanzamt unter anderem Folgendes wissen will:
- mit welchem Kassensystem Du arbeitest
- mit wie vielen Kassen Du arbeitest
- seit wann Du mit diese(n) Kasse(n) arbeitest
- und auch wenn Du Deine Kasse wieder außer Betrieb nimmst, wird das Finanzamt darüber informiert werden müssen
Du willst mehr zum Thema Kassensicherungsverordnung lesen? Hier findest Du ausführliche offizielle Informationen des Bundesfinanzministeriums: Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen, Kassensicherungsverordnung – KassenSichV.
Das Finanzamt und Deine Kasse
Wenn Deine Kasse über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügt, besteht beim Finanzamt grundsätzlich die Vermutung, dass die Kassenaufzeichnungen in Deiner Gastronomie richtig sind. Dennoch wird es das Finanzamt nicht versäumen, sämtliche Umsatzdaten und Grundaufzeichnungen regelmäßig zu überprüfen, denn die problemlose Kontrolle aller Aufzeichnungen ist schließlich das Ziel der Kassensicherungsverordnung und insbesondere der TSE. Dank der digitalen Schnittstelle wird der Datenexport Deiner Aufzeichnungen für das Finanzamt ein Leichtes sein. Anschließend wird das Finanzamt mit Hilfe einer Prüfsoftware in Sekundenschnelle kontrollieren können, ob, und falls ja, an welcher Stelle Manipulationen in der Datenaufzeichnung und Datenspeicherung vorgenommen wurden.
Ungereimtheiten in den Aufzeichnungen können dabei schnell als Steuerhinterziehung eingestuft werden – und dass hierfür hohe Strafen drohen, ist kein Geheimnis: Von Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen.
Bedenke auch, dass bereits das Nicht-Einhalten der Kassensicherungsverordnung als Steuerordnungswidrigkeit gewertet werden kann. Wenn Du also Ende 2020 über keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügst, kann dies mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die KassenSichV?
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Das solltest Du vermeiden … |
… denn es drohen Strafen |
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Falsche Belege ausstellen |
Bis zu 5.000 Euro |
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Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorgänge gar nicht oder falsch aufzeichnen |
Bis zu 25.000 Euro |
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Digitale Kassensysteme ohne TSE nutzen* |
Bis zu 25.000 Euro |
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Den Gästen keine Belege zur Verfügung stellen |
Bei Verstoß gegen die Belegausgabepflicht droht kein Bußgeld, aber es kann als Anzeichen gewertet werden, dass Du den Aufzeichnungspflichten nicht gesetzeskonform nachgehst. |
| * dies wird erst ab Ende September 2020 beanstandet |
Fünf Irrtümer, die es über die Kassensicherungsverordnung gibt
Um Missverständnisse im Bezug auf die Kassensicherungsverordnung zu vermeiden, findest Du hier fünf typische Irrtümer sowie ihre Richtigstellung:
1. Die KassenSichV und digitale Kassen: Die KassenSichV schreibt nicht vor, dass Du zu einer digitalen Kassenführung verpflichtet bist. Auch wenn digitale Kassensysteme gerade in der Gastronomie im Vergleich zu offenen Ladenkassen (Link) zahlreiche Vorteile mit sich bringen, ist die Nutzung einer offenen Ladenkasse weiterhin erlaubt. Wenn Du aber eine digitale Kasse hast, musst Du Dich an die KassenSichV halten.
2. Die KassenSichV und Deine Arbeit: Die neuen Anforderungen an digitale Aufzeichnungssysteme mögen im ersten Moment nach vielen Änderungen, Umstellungen und Komplikationen klingen. Wir können jedoch entwarnen: Du musst Dir keine Sorgen machen, dass die Arbeit mit Deiner Kasse mit Eintritt der KassenSichV beeinträchtigt oder erschwert wird.
3. Die KassenSichV und die Zertifizierung: Die KassenSichV besagt nicht, dass alle Registrierkassen zertifiziert sein müssen. Die verpflichtende Zertifizierung gilt nur für die TSE. Darum müssen sich die Kassenhersteller kümmern.
4. Die KassenSichV und ihr Datum: Die KassenSichV gilt in Deutschland offiziell ab dem 1. Januar 2020. Beachte: Bis Ende September 2020 wird nicht beanstandet, sofern die Kasse noch keine TSE hat. Der Kassenmeldepflicht kann zum jetzigen Zeitpunkt (Stand Januar 2020) aus organisatorischen Gründen von Seiten der Finanzbehörden noch nicht nachgegangen werden. Die Belegausgabepflicht gilt jedoch uneingeschränkt seit dem 1. Januar 2020.
5. Die KassenSichV und die Unveränderbarkeit von Daten: Die TSE und ihre strenge Speicherung von Daten bedeuten nicht, dass Du nach einer fehlerhaften Buchung keinerlei Änderungen mehr machen kannst, die direkt als Manipulationsversuch gewertet werden. Fehler können immer mal passieren, das weiß auch das Finanzamt. Wichtig ist jedoch: Wenn Du eine Änderung vornimmst, weil Du Dich beispielsweise vertippt hast, musst Du diese unbedingt zeitnah und für das Finanzamt leicht nachvollziehbar vornehmen.
Vier Tipps zur Kassensicherungsverordnung
Damit die Kassensicherungsverordnung kein Problem für Dich darstellt, haben wir hier abschließend ein paar Tipps für Dich als Gastronomen:
1. Informiere Dich über Deine Kasse: Sprich Deinen Kassenhersteller rechtzeitig an und frage ihn, ob die Kasse entsprechend der KassenSichV aufgerüstet sein wird.
2. Kümmere Dich zeitnah um eine neue Kasse: Wenn Du Deine Kasse wechseln musst, weil sie über keine TSE verfügen wird, solltest Du damit möglichst bald anfangen. Man kann nämlich davon ausgehen, dass spätestens Mitte 2020 die finanzamtkonformen Kassenhersteller eine hohe Nachfrage haben werden und gegebenenfalls Lieferungsengpässe entstehen.
3. Beginne die Arbeit mit der aufgerüsteten Kasse, sobald wie möglich: Sollte ab Oktober 2020 etwas schiefgehen, obwohl technisch sämtliche Vorbereitungen schon frühzeitig möglich gewesen wären, hast Du keine Übergangsfrist mehr. Buchungen, die ohne TSE getätigt werden, können durch das Finanzamt dann als illegal eingestuft werden.
4. Hab keine Angst vor digitalen Kassensystemen: Auch wenn Begriffe wie Kassensicherungsverordnung und technische Sicherheitseinrichtung im ersten Moment einschüchternd klingen, kannst Du sicher sein, dass digitale Kassensysteme Deine Arbeit in der Gastronomie um einiges erleichtern. Lass Dich deshalb nicht von den neuen Anforderungen der KassenSichV abschrecken. Hast Du Dich erst einmal bezüglich der Verordnung informiert und Deinen Betrieb mit einer rechtlich einwandfreien Kasse ausgestattet, sparst Du Dir viel Zeit, Stress und Arbeit
Mit orderbird sorgenfrei durch die Kassensicherungsverordnung
Wir von orderbird möchten allen Gastronomen ihre Ängste und Sorgen bezüglich der Kassensicherungsverordnung und der ordnungsgemäßen Arbeit nehmen: Als Europas führendes iPad-Kassensystem sind wir zu 100 % finanzamtkonform und das wird sich auch mit der Kassensicherungsverordnung nicht ändern. Die Kasse von orderbird wird entsprechend aller neuen Anforderungen aufgerüstet, sodass eine ordnungsgemäße Kassenführung kein Problem ist. Das garantieren wir mit unserer KassenSichV-Garantie.
Hierfür arbeiten wir mit zahlreichen Experten zusammen – darunter erfahrene Steuerberater und Entwickler. Zudem sind wir Mitglied des DFKA (Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V.) und stehen in direktem Kontakt mit dem Bundesfinanzministerium, den Länderfinanzbehörden und dem BSI. So bekommen wir alle Informationen zur Kassensicherungsverordnung aus erster Hand und können die nötigen Anpassungen direkt und rechtssicher vornehmen.
Als Mitglied des DFKA ist orderbird bestens vorbereitet.
Gerne stehen wir Dir jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung, wenn Du Fragen zum Thema Kassensicherungsverordnung 2020 hast.
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