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Registrierkassenpflicht 2028: Was Du als Gastronom jetzt wissen musst
Ab dem 1. Januar 2028 soll in Deutschland eine Registrierkassenpflicht gelten. So steht es im Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD vom April 2025, konkretisiert durch einen Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 2. Juni 2026. Betroffen sind alle Betriebe mit einem Jahresumsatz über 100.000 Euro. Für Dich als Gastronom heißt das: Dein Restaurant, Dein Café, Deine Bar oder Dein Food Truck braucht dann ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter TSE. Die offene Ladenkasse? Wäre für die allermeisten Betriebe Geschichte.
Klingt nach viel Veränderung? Keine Sorge. In diesem Beitrag erfährst Du, was bisher feststeht, welche Fragen noch offen sind und wie Du Dich jetzt schon vorbereiten kannst.
Das erwartet Dich in diesem Beitrag:
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand Juli 2026 wieder. Seit dem 2. Juni 2026 liegt ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vor, ein Gesetzt ist aber noch nicht verabschiedet. Wir aktualisieren diesen Artikel, sobald es Neuigkeiten gibt.
Was genau plant die Bundesregierung?
Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD enthält zwei zentrale Punkte zur Kassenführung:
Erstens: Ab dem 1. Januar 2028 soll eine Registrierkassenpflicht für Betriebe mit einem Jahresumsatz über 100.000 Euro eingeführt werden. Wer diese Grenze überschreitet, muss dann ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen.
Zweitens: Die bisherige Belegausgabepflicht, also die Pflicht, jedem Gast ungefragt einen Bon auszuhändigen, soll im Gegenzug abgeschafft werden.
Quelle: Koalitionsvertrag CDU/CSU/SPD vom 09.04.2025, „Verantwortung für Deutschland", S. 45 (spd.de/fileadmin/Dokumente/Koalitionsvertrag2025_bf.pdf); Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 02.06.2026; Ankündigung von Bundesfinanzminister Lars Klingbeil vom 16.07.2026.
Beide Maßnahmen sollen die Steuertransparenz erhöhen und gleichzeitig bürokratischen Aufwand reduzieren. Wichtig zu wissen: Der Koalitionsvertrag ist eine politische Absichtserklärung und auch der Referentenentwurf ist noch kein beschlossenes Gesetz. Das eigentliche Gesetz muss noch durch den Bundestag und Bundesrat. Bis dahin können sich Details, auch der Starttermin, weiter ändern.
Bist Du betroffen? So rechnest Du nach
Die geplante Grenze liegt bei 100.000 Euro Jahresumsatz. Das klingt erstmal nach einer großzügigen Schwelle, oder? Rechne kurz mit: 100.000 Euro im Jahr bedeuten bei 312 Arbeitstagen (sechs Tage pro Woche) rund 320 Euro Tagesumsatz. Bei 365 Öffnungstagen sind es sogar nur etwa 274 Euro pro Tag.
Hand aufs Herz: Bleibt Dein Betrieb unter 320 Euro am Tag? Der durchschnittliche Jahresumsatz in der deutschen Gastronomie liegt je nach Betriebstyp zwischen 360.000 und 900.000 Euro. Selbst ein kleines Café mit überschaubarem Mittagsgeschäft knackt in der Regel die 100.000-Euro-Marke.
Kurz gesagt: Die Registrierkassenpflicht wird praktisch jeden Gastronomiebetrieb betreffen.
Offene Frage: Barumsatz oder Gesamtumsatz?
Lange war unklar: Zählt nur Dein Barumsatz oder der gesamte Jahresumsatz? Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) hat genau diese Unklarheit öffentlich kritisiert. Der Referentenentwurf von Juni 2026 schafft hier Klarheit: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, nicht nur die Bareinnahmen. Für Dich bedeutet das: Auch mit hohem Kartenanteil bist Du bei einem Gesamtumsatz über 100.000 Euro betroffen, unabhängig von Deinem Zahlungsmix.
Offene Ladenkasse: Ist damit Schluss?
Vielleicht gehörst Du zu den Gastronomen, die bis heute mit einer offenen Ladenkasse arbeiten: eine einfache Geldkassette, keine elektronische Aufzeichnung. Das ist derzeit noch erlaubt, solange Du alle Einnahmen und Ausgaben einzeln, chronologisch und nachvollziehbar dokumentierst (Stichwort: Einzelaufzeichnungspflicht nach GoBD). In der Praxis heißt das: handschriftliche Kassenberichte, Zählprotokolle, lückenlose Verfahrensdokumentation. Ein Aufwand, den Du Dir im stressigen Tagesgeschäft vermutlich gerne sparen würdest.
Mit der geplanten Registrierkassenpflicht wäre die offene Ladenkasse für alle Betriebe über 100.000 Euro Jahresumsatz endgültig abgeschafft. Du brauchst dann ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter TSE, das alle Transaktionen manipulationssicher speichert.
Die gute Nachricht: Der Umstieg ist einfacher, als Du denkst. Ein Kassensystem wie orderbird PRO ist speziell für die Gastronomie entwickelt, erfüllt bereits alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen inklusive TSE und lässt sich in wenigen Stunden einrichten.
Offene Ladenkasse oder digitales Kassensystem? Ab 2028 dürfte die Entscheidung für die meisten Betriebe feststehen.
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Diese Pflichten gelten schon heute
Falls Du jetzt denkst „Schon wieder neue Vorschriften": Die Registrierkassenpflicht ab 2028 kommt nicht aus dem Nichts. In den letzten Jahren hat der Gesetzgeber schrittweise strengere Regeln für die Kassenführung eingeführt. Vielleicht hast Du einige davon schon umgesetzt, ohne es bewusst mit dem Thema Kassenpflicht zu verbinden. Hier der Überblick:
TSE-Pflicht (seit 2020): Jedes elektronische Kassensystem muss eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten. Die TSE protokolliert jeden Kassenvorgang manipulationssicher. Bei orderbird ist die TSE bereits integriert.
Belegausgabepflicht (seit 2020): Du musst jedem Gast einen Beleg anbieten. Das gilt unabhängig davon, ob der Gast den Bon mitnimmt. Diese Pflicht soll laut Koalitionsvertrag gelockert werden (dazu gleich mehr).
Kassenmeldepflicht (seit Juli 2025): Seit dem 1. Juli 2025 musst Du Dein Kassensystem inklusive TSE-Daten beim Finanzamt melden. Für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, galt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Neue Kassen müssen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme gemeldet werden.
GoBD-Konformität: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern schreiben vor, dass alle Kassendaten digital, unveränderbar und zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Kassennachschau (seit 2018): Finanzbeamte dürfen ohne Vorankündigung in Deinem Betrieb erscheinen und Deine Kassenführung prüfen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist also nicht optional.
Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss aufgezeichnet werden, mit Datum, Betrag und Inhalt. Sammelbuchungen reichen nicht aus.
Wenn Du bereits ein modernes Kassensystem mit TSE nutzt, erfüllst Du die meisten dieser Anforderungen automatisch. Das nimmt dem Thema Registrierkassenpflicht 2028 schon viel von seinem Schrecken.
Was passiert, wenn Du Dich nicht an die Regeln hältst?
Verstöße gegen die Kassenvorschriften können richtig teuer werden. Nach § 379 Absatz 1 der Abgabenordnung drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro, etwa wenn Du kein ordnungsgemäßes Kassensystem mit TSE verwendest oder die Meldepflicht ignorierst.
Und es bleibt nicht beim Bußgeld: Bei einer Kassennachschau kann das Finanzamt ohne Vorankündigung in Deinem Betrieb stehen und Deine Kassenführung prüfen. Findet der Prüfer Mängel, kann daraus eine vollständige Betriebsprüfung werden. Im schlimmsten Fall schätzt das Finanzamt Deine Umsätze – solche Schätzungen fallen erfahrungsgemäß nicht zu Deinen Gunsten aus.
Die konkreten Sanktionen für Verstöße gegen die neue Registrierkassenpflicht ab 2028 stehen noch nicht endgültig fest. Nach dem aktuellen Referentenentwurf soll die Verwendung eines ungeeeigneten Systems weiterhin mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro belegt werden; das Anbieten oder Verwenden von Manipulationssoftware soll künftig sogar strafbar sein. Der Trend ist eindeutig: Die Kontrollen werden seit Jahren strenger. Frühzeitig auf ein gesetzeskonformes Kassensystem zu setzen, schützt Dich vor bösen Überraschungen.
Bonpflicht fällt weg: Was bedeutet das für Dich?
Du kennst das: Seit 2020 musst Du jedem Gast einen Kassenbon aushändigen, auch wenn er ihn gar nicht will. In der Gastronomie hat das für jede Menge Frust gesorgt. Papierberge, Mehrkosten für Bonrollen, irritierte Gäste, die den Bon direkt auf dem Tresen liegen lassen.
Damit soll ab dem 1. Januar 2028 Schluss sein. Nach dem aktuellen Stand soll die papierhafte Belegausgabepflicht entfallen. Du wärst dann nicht mehr verpflichtet, ungefragt einen Bon auszugeben, sondern könntest stattdessen einen digitalen Beleg bereitstellen, z.B. per QR-Code auf dem Kassendisplay. Verlangt ein Gast ausdrücklich die Papierquittung, soll er diese weiterhin erhalten. Die interne Aufzeichnungspflicht bleibt in jedem Fall bestehen: Dein Kassensystem muss weiterhin jeden Vorgang vollständig und manipulationssicher protokollieren.
Für Deinen Alltag bedeutet das eine echte Erleichterung. Weniger Papiermüll, weniger Kosten, weniger Reibung am Tresen. Digitale Belege bleiben trotzdem wichtig, für Deine Buchhaltung, für den Steuerberater und für den Fall einer Kassennachschau. Mit einem digitalen Kassensystem hast Du alles automatisch dokumentiert, ohne einen einzigen Bon drucken zu müssen.
Über MY orderbird hast Du Deine Umsätze, Berichte und Kassendaten jederzeit digital im Blick, egal ob am Laptop oder auf dem Smartphone.
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So bereitest Du Dich jetzt vor
Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet, aber die Richtung steht fest. Mit dieser Checkliste bist Du vorbereitet:
Kassensystem prüfen: Nutzt Du bereits ein elektronisches System mit TSE? Dann bist Du auf einem guten Weg. Falls Du noch mit einer offenen Ladenkasse arbeitest, plane den Wechsel jetzt. Ein Kassensystem für die Gastronomie wie orderbird PRO lässt sich schnell einrichten und erfüllt alle aktuellen Vorgaben.
TSE-Zertifikat kontrollieren: Die ersten TSE-Zertifikate sind Ende 2025 ausgelaufen. Prüfe, ob Deine TSE noch gültig ist, und tausche sie bei Bedarf aus.
Kassenmeldepflicht erfüllen: Seit Juli 2025 muss Dein Kassensystem beim Finanzamt gemeldet sein. Falls Du das noch nicht erledigt hast, hole es jetzt nach.
Verfahrensdokumentation aktualisieren: Das Finanzamt kann jederzeit Deine Verfahrensdokumentation anfordern. Dort muss beschrieben sein, wie Du Deine Kasse nutzt, wer Zugriff hat und wie die Daten gesichert werden.
Steuerberater einbinden: Besprich die geplanten Änderungen mit Deinem Steuerberater. Er kann einschätzen, ob Dein Betrieb bereits alle Anforderungen erfüllt oder wo Nachholbedarf besteht.
Mobil denken: Du betreibst einen Food Truck oder bist auf Wochenmärkten unterwegs? Dann brauchst Du ein mobiles Kassensystem, das auch ohne festen Standort funktioniert. orderbird MINI ist ein kompaktes All-in-one-Gerät mit integrierter TSE und Kartenzahlung.
Kartenzahlung anbieten: Unabhängig von der Registrierkassenpflicht erwarten immer mehr Gäste bargeldlose Zahlungsmöglichkeiten. Mit orderbird Pay nimmst Du Kartenzahlungen direkt über Dein Kassensystem an.
FAQ – Häufige Fragen zur Registrierkassenpflicht
Gibt es ab 2028 eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?
Ja, geplant ist eine Registrierkassenpflicht ab dem 1. Januar 2028. Ursprünglich sah der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD den 1. Januar 2027 vor; Bundesfinanzminister Lars Klingbeil kündigte am 16. Juli 2026 die Verschiebung auf 2028 an. Seit Juni 2026 liegt ein Referentenentwurf vor, das Gesetz muss aber noch durch Bundestag und Bundesrat.
Ab welchem Umsatz gilt die Registrierkassenpflicht?
Die geplante Grenze liegt bei 100.000 Euro Jahresumsatz. Betriebe unterhalb dieser Schwelle wären ausgenommen. Maßgeblich ist laut Referentenentwurf der Gesamtumsatz, nicht nur der Barumsatz.
Sind Restaurants, Cafés und Bars betroffen?
Ja, mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit. Die 100.000-Euro-Grenze entspricht nur etwa 320 Euro Tagesumsatz. Die allermeisten Gastronomiebetriebe liegen darüber.
Was kostet ein Verstoß gegen die Kassenvorschriften?
Aktuell drohen nach § 379 AO Bußgelder von bis zu 25.000 Euro, etwa für fehlende TSE oder Verstöße gegen die Meldepflicht. Welche Sanktionen speziell für die neue Kassenpflicht gelten, steht noch nicht endgültig fest.
Wird die Bonpflicht wirklich abgeschafft?
Nach aktuellem Stand soll die papierhafte Belegausgabepflicht zum 1. Januar 2028 entfallen und durch einen digitalen Beleg ersetzt werden, zum Beispiel per QR-Code. Verlangt ein Gast ausdrücklich einen Papierbon, muss er ihn weiterhin erhalten. Die interne Aufzeichnungspflicht bleibt bestehen: Dein Kassensystem muss jeden Vorgang weiterhin lückenlos dokumentieren.
Kann ich meine offene Ladenkasse behalten?
Wenn Dein Betrieb einen Jahresumsatz von über 100.000 Euro hat: voraussichtlich nicht mehr ab 2028. Du brauchst dann ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter TSE.
Was muss mein Kassensystem können?
Dein Kassensystem braucht eine zertifizierte TSE, muss den DSFinV-K-Standard unterstützen und alle Vorgaben der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) erfüllen. Außerdem muss es beim Finanzamt gemeldet sein.
Fazit
Die Registrierkassenpflicht ab 2028 wird die Kassenführung in der Gastronomie grundlegend verändern. Die offene Ladenkasse hat für die meisten Betriebe ausgedient. Gleichzeitig soll mit der Lockerung der Bonpflicht eine der unbeliebtesten Regelungen der letzten Jahre entschärft werden.
Du musst jetzt nicht in Hektik verfallen. Aber wenn Du Dich heute mit dem Thema beschäftigst und auf ein gesetzeskonformes Kassensystem setzt, kannst Du den Stichtag entspannt abwarten. orderbird PRO und orderbird MINI erfüllen schon heute alle gesetzlichen Anforderungen, von der TSE über die Kassenmeldepflicht bis zur digitalen Belegverwaltung. So bist Du vorbereitet, egal wann das Gesetz kommt.
Quellen: Koalitionsvertrag CDU/CSU/SPD vom 09.04.2025, Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 02.06.2026, Ankündigung von Bundesfinanzminister Lars Klingbeil vom 16.07.2026, Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), § 379 Abgabenordnung (AO), Bundesfinanzministerium, Deutscher Steuerberaterverband (DStV).
Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die dargestellten Inhalte basieren auf dem Koalitionsvertrag vom 09.04.2025, dem Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 02.06.2026 sowie der Ankündigung von Bundesfinanzminister Klingbeil vom 16.07.2026. Ein Gesetz ist zum Zeitpunkt der Veröffentlichung noch nicht verabschiedet. Für verbindliche Auskünfte wende Dich bitte an Deinen Steuerberater oder Dein zuständiges Finanzamt. Stand: Juli 2026.
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