Als Gastronom mit eigenem Restaurant, Café oder eigener Bar weißt Du: Die Kalkulation gehört nicht zur Schokoladenseite des Geschäfts. Trotzdem entscheidet die richtige Preiskalkulation über Deinen unternehmerischen Erfolg.

Wie erstellst Du den passenden Preis auf Deiner Karte? Schätzpreise, Faustformeln oder einfach von der Konkurrenz abgeschaute Posten? Das kann nach hinten losgehen.

Ein Patentrezept gibt es nicht, denn jeder Betrieb muss seine Preise individuell berechnen. Aber es gibt eine bewährte Systematik, mit der Du auf einen belastbaren, profitablen Preis kommst. Genau die zeigen wir Dir in diesem Artikel: Schritt für Schritt, mit Rechenbeispiel, Aufschlagstabelle und einem eigenen Abschnitt zur Getränkekalkulation.

Das erwartet Dich in diesem Artikel:

Warum die Preiskalkulation über Deinen Erfolg entscheidet

Woraus sich der Verkaufspreis zusammensetzt

Zwei Methoden, mit denen Du zum Verkaufspreis kommst

Getränkekalkulation: So kalkulierst Du Deine Getränke richtig

Personalkosten realistisch einplanen

Fazit: Was sind Deine Gerichte wirklich wert?

Eine richtige Preiskalkulation ist die Voraussetzung für Deinen Erfolg

Warum die Preiskalkulation über Deinen Erfolg entscheidet

Die richtige Preiskalkulation in der Gastronomie beginnt bereits beim Einkauf. Die genaue Erfassung des Wareneinsatzes je Gericht ist der erste wegweisende Faktor. Kalkulationssoftware oder BWL-Grundkenntnisse helfen Dir dabei. Die alte Faustformel „Wareneinsatz mal drei" ist dagegen längst überholt und in den seltensten Fällen noch kostendeckend, da sie weder Personal- noch Gemeinkosten realistisch abbildet.

Die Preise von Mitbewerbern einfach zu übernehmen, ist ebenfalls keine gute Idee. Eine Ausnahme bilden sogenannte markttransparente Artikel, die auf praktisch jeder vergleichbaren Karte stehen, meist Getränke wie Bier oder Cola. Weil die Einkaufspreise bei diesen Produkten kaum verhandelbar sind, ähneln sich auch die Verkaufspreise am Markt. Bei allem anderen lohnt sich eine eigene, saubere Kalkulation.

Woraus sich der Verkaufspreis zusammensetzt

Der endgültige Preis für ein Gericht oder Getränk auf der Karte muss fünf Komponenten decken:

• Warenkosten: Netto-Einkaufspreis der Zutaten inklusive Lieferung

• Gemeinkosten: Fixkosten wie Miete, Strom, Gas, Versicherungen und Werbung – branchenüblich ca. 15–25 % des Umsatzes

• Kosten fürs Personal – dazu mehr weiter unten (siehe auch: Kosten senken durch richtige Personalplanung)

• Gewinn: Ein gesunder Zielwert liegt bei ca. 10–15 %. Spitzenbetriebe erreichen 20 % und mehr, unter 10 % gilt als riskant, weil dann kaum Puffer für schwächere Monate bleibt

• Mehrwert-/Umsatzsteuer: 7 % für Speisen, 19 % für Getränke

Die Preise von Mitbewerbern einfach zu übernehmen, ist keine gute Idee, außer bei sogenannten markttransparenten Artikeln wie Bier oder Cola, bei denen sich die Einkaufspreise kaum unterscheiden und sich entsprechend auch die Verkaufspreise am Markt ähneln.

Die Warenkosten

Die Kalkulation beginnt mit dem Wareneinsatz also dem, was die Zutaten für ein Gericht tatsächlich kosten. Dazu zählen der reine Einkaufspreis und die Pflege der Ware: Warenannahme, Qualitätskontrolle, Haltbarkeit, Lagerung und Kühlkette. Auch wenn Du beim Einkauf schon einen guten Preis erzielt hast, lohnt sich regelmäßiges Nachverhandeln mit Deinen Lieferanten.

Wichtig: In den seltensten Fällen lässt sich 100 % eines Ausgangsprodukts verwerten. Durch Putzen, Zuschnitt und Reste entsteht Abfall, der aus der kalkulierten Menge herausgerechnet werden muss – bei Fleisch und Fisch etwa oft 10–20 % des Einkaufsgewichts. Rezepttreue und klar definierte Portionsgrößen sind hier Deine wichtigsten Werkzeuge: Wenn jede Küchenkraft „ihr eigenes Süppchen kocht", wird es fast unmöglich, verlässliche Zahlen zu erheben.

Die Gemeinkosten

Den zweiten Faktor bilden die allgemeinen Gemeinkosten: Pacht, Miete, Strom, Gas, Wasser, Internet- und Telefonkosten, Müllentsorgung, Wartungen sowie die Kosten für Dein Gastro-Kassensystem. Seit 2020 zählen auch die Kosten für eine TSE dazu, die durch die KassenSichV vorgeschrieben ist.

Die Personalkosten

Ein großer Kalkulationsblock sind die Kosten für Dein Team: Gehälter plus Lohnnebenkosten wie Sozialversicherungsabgaben oder Urlaubsgeld. Kalkuliere weitsichtig – zu Stoßzeiten brauchst Du mehr Personal, Deine Preise sollten aber trotzdem stabil bleiben, sofern keine dauerhaft höheren Kosten entstehen.

Gewinn und Mehrwertsteuer

Zum Schluss kalkulierst Du Deinen angestrebten Gewinn ein. Er entscheidet, wie profitabel Dein Betrieb am Ende wirklich arbeitet – je höher die Nachfrage nach einem Gericht, desto mehr Spielraum hast Du in der Regel beim Aufschlag. Die Mehrwertsteuer musst Du immer im Verkaufspreis berücksichtigen. Seit 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie in der Regel der ermäßigte Steuersatz von 7 % – egal, ob Deine Gäste vor Ort essen oder die Speisen mitnehmen. Für Getränke fallen grundsätzlich 19 % an. Lese-Tipp: Alle Details zu den aktuellen Steuersätzen findest Du in unserem Beitrag zur Mehrwertsteuer in der Gastronomie.

Zwei Methoden, mit denen Du zum Verkaufspreis kommst

In der Praxis haben sich zwei Herangehensweisen etabliert. Beide funktionieren – wichtig ist, dass Du Dich für eine entscheidest und sie konsequent anwendest, statt beide zu vermischen.

Methode 1: Die Aufschlagskalkulation (Kalkulationsfaktor)

Bei dieser – in der Gastronomie am weitesten verbreiteten – Methode multiplizierst Du den Netto-Wareneinsatz mit einem Kalkulationsfaktor, der Gemeinkosten, Personal und Gewinn bereits einpreist:

Netto-Verkaufspreis = Wareneinsatz × Kalkulationsfaktor

Der Faktor unterscheidet sich stark nach Warengruppe – bei Speisen liegt er meist zwischen 3 und 4, bei Getränken teils deutlich höher (mehr dazu im Getränke-Abschnitt weiter unten). Auf den Netto-Verkaufspreis schlägst Du anschließend die Mehrwertsteuer auf. Wichtig: Kalkuliere immer netto und addiere die Steuer erst am Ende – wer stattdessen mit Bruttopreisen rechnet, verschenkt schnell einen zweistelligen Prozentsatz Marge.

Methode 2: Die Wareneinsatzquoten-Methode

Bei dieser Methode gehst Du von einer Ziel-Wareneinsatzquote aus (Richtwerte je Betriebstyp findest Du weiter unten) und rechnest den Verkaufspreis zurück:

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz (Einkauf) ÷ Nettoumsatz (Verkauf) × 100

Netto-Verkaufspreis = Wareneinsatz ÷ Ziel-Wareneinsatzquote × 100

Diese Methode eignet sich besonders gut zur Kontrolle: Du kannst jederzeit prüfen, ob Deine tatsächliche Quote noch im gesunden Korridor liegt.

Mischkalkulation: Das Gesamtbild zählt, nicht jeder Einzelpreis

Unabhängig davon, welche der beiden Methoden Du anwendest, kalkulierst Du am Ende nicht jedes Gericht isoliert für sich. In der Praxis hat sich die Mischkalkulation etabliert: Günstige Zugartikel mit hoher Marge – etwa Kaffee oder Bier – gleichen margenschwächere, aber beliebte Hauptgerichte aus, sodass unterm Strich ein rentabler Gesamtdurchschnitt entsteht. Ein Wiener Schnitzel muss also nicht für sich allein Deinen Zielgewinn erwirtschaften, solange Deine Karte insgesamt ausgewogen kalkuliert ist.

Rechenbeispiel: So kalkulierst Du ein Schnitzel

Angenommen, der Wareneinsatz für ein Wiener Schnitzel mit Beilage liegt bei 3,50 €. So unterscheiden sich die beiden Methoden im Ergebnis:

Beide Ergebnisse liegen im plausiblen Rahmen. Die kleine Differenz zeigt, warum es wichtig ist, sich für eine Methode zu entscheiden und sie konsequent anzuwenden, statt Ansätze zu vermischen.

Getränkekalkulation: So kalkulierst Du Deine Getränke richtig

Getränke gehören zu den margenstärksten Positionen auf Deiner Karte: Der Wareneinsatz ist meist niedrig, der Zubereitungsaufwand überschaubar – entsprechend höher fallen die üblichen Kalkulationsfaktoren aus.

Richtwerte auf Basis mehrerer Branchenpublikationen. Bei Kaffee streuen die Quellen spürbar (Faktor 5–11) – der konkrete Wert hängt stark vom Konzept ab (Systemgastronomie-Automat vs. Barista-Kaffee). Dein individueller Faktor hängt außerdem von Standort, Positionierung und tatsächlichen Fixkosten ab – nutze die Tabelle als Startpunkt, nicht als starre Vorgabe.

Beispielrechnung: Bier

Kostet Dich 1 Liter Fassbier im Einkauf 2,20 €, liegt der Wareneinsatz für ein 0,3-l-Glas bei 0,66 €. Rechnest Du den üblichen Schankverlust von ca. 5–10 % ein, landest Du bei rund 0,71 €. Mit Kalkulationsfaktor 4 (300 % Aufschlag) ergibt sich ein Netto-Verkaufspreis von 2,84 €. Zuzüglich 19 % Mehrwertsteuer auf Getränke liegst Du bei 3,38 € – in der Praxis meist aufgerundet auf 3,40 € oder 3,50 €.

Beispielrechnung: Wein

Eine Flasche Wein kostet im Einkauf 6 €. Schenkst Du realistisch drei 0,2-l-Gläser pro Flasche aus (der Rest geht als Ausschankverlust drauf), liegt der Wareneinsatz pro Glas bei 2,00 €. Mit Kalkulationsfaktor 4 ergibt sich ein Netto-Verkaufspreis von 8,00 €, brutto mit 19 % MwSt. also 9,52 € – gerundet 9,50 €.

Praxistipps für die Getränkekalkulation

• Schankverlust einrechnen: ca. 5–10 % des Einkaufsvolumens gehen bei Bier typischerweise durch Schaum und Leitungsreste verloren

• Glasbruch und Schwund: In belebten Betrieben sind 3–5 % Bruchquote pro Jahr üblich und sollten refinanziert werden

• Immer netto kalkulieren, die Mehrwertsteuer erst zum Schluss aufschlagen

• Speisen und Getränke getrennt auswerten – die Wareneinsatzquoten unterscheiden sich stark und eine Vermischung verschleiert die tatsächliche Profitabilität beider Bereiche

Personalkosten realistisch einplanen

Die Personalkostenquote (Personalkosten ÷ Nettoumsatz × 100) liegt branchenüblich bei etwa 30–35 % – in den vergangenen Jahren tendenziell steigend, unter anderem durch Mindestlohnentwicklung und Fachkräftemangel. Plane großzügig: Zu Stoßzeiten brauchst Du mehr Personal, Deine Preise sollten aber trotzdem stabil bleiben, sofern sich nicht dauerhaft höhere Kosten ergeben. Zusammen mit der Wareneinsatzquote ergibt sich daraus Deine Prime Cost (siehe oben).

Fazit: Was sind Deine Gerichte wirklich wert?

Die Basis für Deinen unternehmerischen Erfolg ist gelegt, sobald Du diese Frage überzeugend beantworten kannst. Achte darauf, dass Deine Preiskalkulation transparent und fair bleibt. Gäste lassen sich heute kaum noch über den Tisch ziehen, und im schlimmsten Fall war es ihr letzter Besuch bei Dir. Gib ihnen stattdessen genug Informationen an die Hand, damit sie die Wertigkeit Deines Angebots verstehen: Herkunft, Region, Erzeuger. Transparenz schafft Vertrauen – und Vertrauen lockert die Geldbeutel Deiner Gäste. Ein stimmiges Ambiente, freundlicher Service und ein klares Konzept tun ihr Übriges, damit Deine Gäste überzeugt sind, dass Dein Angebot sein Geld wert ist.

Möchtest Du mehr über unser intuitives Gastro-Kassensystem erfahren? Informiere Dich über die Vorteile und spare Zeit, Geld und Nerven – gerade wenn Du regelmäßig Dein Angebot und Deine Kalkulation anpasst, wirst Du die einfache Bedienung lieben.