Kosten senken durch richtige Personalplanung

Personalplanung in der Gastronomie ist ein Drahtseilakt: Zu hohe Kosten für Personal treiben die Kalkulation in die Höhe, bei zu wenig Personal leidet die Gastfreundschaft. Wer den Satz „Personalkosten sind der größte Kostenfaktor in der Gastronomie“ nicht kennt, muss jetzt weiterlesen.

Ehrlich gesagt ist die richtige Personalplanung ein Drahtseilakt. Sie bewegt sich zwischen unzufriedenen Gästen, da zu wenig Personal vor Ort ist, und zwischen zu hohen Ausgaben, weil zu viel Personal da ist, aber der Umsatz nicht stimmt. Zusätzlich kommt die Personalplanung auf den Service an, den man anbietet. Für Kaffee und Kuchen musst Du eine andere Dienstplanung betreiben als für ein 3-Gänge-Menü am Abend. Also was tun? Wie lässt sich der Personaleinsatz flexibel und kostengünstig in der Gastronomie planen? Sind Stempeluhr und Stundenkonten die Lösung? Diese 4 Punkte helfen Dir:

1. Schon bei der Personalauswahl bestimmte Faktoren berücksichtigen

Motivation und Fachkenntnisse sind enorm wichtige Grundlagen für jedes Unternehmen. Jedes Personalgespräch kostet Zeit, die Gastronomen theoretisch auch anders nutzen könnten. Sie sind jedoch absolut essentiell. Mach es doch wie ein professioneller Personalplaner – bereite Dir eine Liste mit Punkten vor, die der perfekte Bewerber erfüllen sollte und benutze diese im Gespräch. Das vereinfacht nach vielen Gesprächen den Vergleich unter den Bewerbern. Wer ein gutes Verhältnis zu seinen Mitarbeitern hat, dem ist zu empfehlen, diese nach Freunden und Bekannten zu fragen, die gerade eine Beschäftigung suchen. Wenn Deine Mitarbeiter sich schon länger kennen, ist es für Dich als Personalplaner häufig leichter. Du kannst beispielsweise krankheitsbedingte Personaländerungen im Dienstplan leichter auffangen. Einfach weil die Bereitschaft höher ist, einen Kollegen, mit dem auch privat viel gemacht wird, zu vertreten.

2. Flexible Verhältnisse schaffen

Unter eine geringfügige Beschäftigung, der sogenannte Minijob, fallen 520-EUR-Kräfte und Geringverdiener, die laut Lohnabrechnung bis zu 520 Euro im Monat verdienen. Im Rahmen der Personalplanung stellen Minijobs große Vorteile dar, denn sie sind bei einer kurzfristigen Anstellung grundsätzlich kranken-, renten-, arbeitslosen- und pflegeversicherungsfrei. Der Arbeitgeber zahlt lediglich bei dauerhaften geringfügigen Beschäftigungen einen Pauschalbeitrag für die Krankenversicherung in Höhe von 13 % und für die Rentenversicherung einen Pauschalbeitrag von 15 %. Weiterhin gibt es die Midi-Jobs in der Gleitzone mit einem Monatseinkommen von 520,01 bis 2.000,00 Bruttoeinkommen. Hierfür führt der Arbeitgeber ebenfalls einen Pauschalbetrag ab. Dieser lässt sich ganz einfach mit dem Gleitzonenrechner der Deutschen Rentenversicherung berechnen. Wenn Du Mitarbeiter auf Mini-Job-Basis einstellst, solltest Du darauf achten, dass sie nicht mehr arbeiten und verdienen. Fällt die Lohnabrechnung höher aus, steigen auch Deine Abgaben. In einem gut funktionierenden Dienstplan sollte das Maximum an Arbeitszeiten pro Monat genauso berücksichtigt werden wie die Urlaubsplanung Deiner Mitarbeiter.

3. Kurzfristige Beschäftigungen ermöglichen

Diese Form der Beschäftigung spart viel Geld, weil sich diese Mitarbeiter auf Abruf einsetzen lassen, also beispielsweise in saisonalem Hochbetrieb, und so Lohnnebenkosten eingespart werden können. Für diese Kräfte ist die genaue Zeiterfassung extrem wichtig, da sie Dich zeitlich variabel unterstützen und sie eine gewisse Arbeitszeit nicht überschreiten dürfen.

Bei Beginn der Beschäftigung muss bereits feststehen:

1. dass die Tätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird
2. dass sie nicht länger als zwei Monate am Stück oder im Maximalfall 50 Arbeitstage im Jahr andauert

4. Erfahrungen für die Personalplanung sammeln

Ohne Erfahrung geht es nicht. Wir raten von Gastro-Faustregeln à la 20 Tische benötigen zwei Servicekräfte ab. Jedes Restaurant, jede Bar, jedes Café hat seine Besonderheiten sowie Mitarbeiter mit Persönlichkeit und individuellem Potential. Aus diesem Grund hilft es, die eigenen Mitarbeiter gut zu kennen und einschätzen zu können. Nur so kannst Du einen Dienstplan erstellen, der auf Akzeptanz stößt und gleichzeitig effektiv ist. So sollten Festangestellte immer definierte Arbeitsschichten im Schichtplan haben, im besten Fall zu den Stoßzeiten. Aushilfskräfte in der Gastronomie können häufig spontan und variabel einspringen. Das solltest Du als gewissenhafter Schichtplaner bereits im Vorstellungsgespräch abgeklären. Somit ergänzen die Aushilfskräfte die Festangestellten und unterstützen sie besonders in stressigen Situationen. Durch diese Art der Personalplanung wird Deine Personalsituation finanziell und personell entlastet.

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