Leistungsbeschreibung

Stand: September 2017

 

Geltungsbereich

Die orderbird AG („orderbird“ oder „Herstellerin“) erbringt gegenüber dem Kunden im Rahmen der bestehenden technischen und betrieblichen Möglichkeiten die nachfolgend beschriebenen Leistungen, soweit diese mit dem Kunden vereinbart sind. Für die vereinbarten Leistungen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von orderbird.
Die vorliegende Leistungsbeschreibung beschränkt sich auf den Servicestand zum Zeitpunkt der Herausgabe und hat nicht den Charakter einer Zusicherung oder Garantie.

 

Inhalt:

  1. orderbird POS
  2. my.orderbird
  3. Serviceleistungen
  4. Hardware


orderbird POS

1.1. Beschreibung

orderbird POS ist eine gastronomische Kassenanwendung, die als iOS App über den Apple Appstore bezogen werden kann. Die Bedienung erfolgt vom jeweiligen Nutzer über die Oberfläche der mobilen Endgeräte des Herstellers Apple Inc. Die Software ist zur Verwendung in gastronomischen Betrieben durch die Geschäftsführung und das Personal bestimmt. Die orderbird POS wird abhängig von der Systemsprache des Gerätes auf Deutsch, Französisch oder Englisch angezeigt. Die im Betrieb verwendete Währung kann einmalig beim App-Start nach ISO 4217 ausgewählt werden. Der Datenaustausch von dem Apple Gerät und der orderbird POS erfolgt über eine gesicherte 256-Bit SSL/TLS-Verschlüsselung. 
Die Software wird durch orderbird kontinuierlich in eigenem Ermessen weiterentwickelt, um orderbird Kunden den größtmöglichen Nutzen zu bieten. Daher beschränkt sich die vorliegende Leistungsbeschreibung auf den Softwarestand zum Zeitpunkt der Herausgabe. Die vorliegende Leistungsbeschreibung hat nicht den Charakter einer Zusicherung oder Garantie. 

1.2. Funktionalitäten

Die Anwendung orderbird POS bietet dem Nutzer folgende Funktionen:
1.2.1    Zugriff und Konfiguration

  • Anlegen von Zugriffsbeschränkungen für verschiedene Benutzer (z.B. Administrator, Oberkellner, Kellner) mit unterschiedlichen Einstellungen und Optionen
  • Individuelle Konfiguration von Produkten (Getränke und Speisen), PLU-Codes, Tischen, Preisen, Favoriten, Bestellabläufen und Bezahlarten
  • Öffnen und Schließen von Schichten

1.2.2    Aufnahme und Verwaltung von Bestellungen mit Tisch-Auswahl

  • Anlage von konfigurierbaren Tischplänen 
  • Definieren von Tischen und Parteien 
  • Ausgabe von Bewirtungsbelegen
  • Gangsteuerung zur Koordination der Menüabfolge zwischen Küche und Service 
  • Bonierung verschiedener Artikel auf verschiedene Drucker (z.B. Küche, Grillstation, Theke)
  • Angabe der Gästeanzahl pro Tisch
  • Verschieben der Bestellungen auf andere Tische bei Platzwechsel

1.2.3    Abrechnung und Bezahlung

  • Abrechnen getrennt nach Gästen, Parteien oder pro Tisch sowie Bezahlen wahlweise mit Bargeld, EC- oder Kreditkarte oder Gutschein
  • Teilzahlung: Mischung verschiedener Bezahlarten
  • Rückgeldrechner
  • Stornierungen 

1.2.4    Berichte und Daten

  • Generieren von Umsatzberichten innerhalb der App mit Zugriffsbeschränkung
  • Sychnronisieren der Stammdaten über die Schwarmfunktion mit TabSync von bis zu neun Geräten (auf Anfrage auch mehr)
  • Synchronisieren der Umsatzdaten zu my.orderbird via Internet
  • Geräteberichte, x-Berichte, z-Berichte
  • Finanzamtkonforme Z-Berichte, die den Richtlinien der Aufbewahrungspflicht für das Finanzamt entsprechen
  • Abrufen der Bewegungsdaten unter “Journale” in der App
  • Schnittstellen zu vordefinierten komplementären digitalen Anwendungen

1.3. Leistungen

  • Initiale Download-Funktion unter Verwendung des Apple App-Stores
  • Automatische Update-Funktion unter Verwendung des Apple App-Stores
  • Möglichkeit zur Wiederherstellung des initialen Systemstatus zum Zeitpunkt der Auslieferung
  • Automatische Datensicherung entsprechend der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Archivierungspflicht

1.4. Kundenseitige Voraussetzungen

1.4.1.    Als Hardware können für die Nutzung von orderbird POS folgende Apple Geräte genutzt werden: iPad, iPod oder iPhone. Das für die App empfohlene kompatible Modell des Apple Geräts kann sich mit der Veröffentlichung neuer Modelle  ändern. 

1.4.2.    orderbird POS unterstützt das aktuelle Apple iOS Betriebssystem. Der Kunde muss seine iOS-Software aktualisieren (https://support.apple.com/de-de/HT204204) um die jeweils aktuelle Version der orderbird App nutzen zu können. Die Vorgängerversion der neuesten App-Version der orderbird POS ist jeweils kompatibel mit der letzten iOS-Haupt-Version. Dabei bleibt es der Herstellerin vorbehalten, die Nutzung von orderbird und my.orderbird von der Installation aktualisierter Fassungen der Zugangssoftware abhängig zu machen. 

1.4.3.    Die Weiterentwicklungen von orderbird POS werden im Zuge von Updates bzw. Aktualisierungen zur Verfügung gestellt, die durch den Kunden aufzuspielen sind, um die App im Rahmen der genannten iOS-Versionen auf dem höchstmöglichen Versionsstand zu halten.

1.4.4.    Um die beschriebenen Funktionen von orderbird POS nutzen zu können, wird eine Internetverbindung benötigt, die eigens bereitgestellt werden muss. 

1.4.5.    Die vollumfängliche Nutzung der genannten Funktionen erfordert zudem mindestens einen systemkompatiblen Drucker, Router und eine Kassenlade, die bei orderbird erworben werden können. Mehr zu der zu nutzenden Hardware unter Punkt 4 der Leistungsbeschreibung

1.5. Gebühren

Die Gebühren für die Nutzung von orderbird POS sind per E-Mail über [email protected] oder per Telefon unter 0800 - 6733724 zu erfragen. Sie hängen von der Anzahl der gebuchten Gerätelizenzen in Verbindung mit der Servicepauschale sowie optionalen Zusatzleistungen ab. 
my.orderbird

 

my.orderbird

2.1. Beschreibung

my.orderbird dient als Online-Plattform der orderbird POS zur Anwendung in gastronomischen Betrieben, um eine zentralisierte Datenanalyse, Datensicherung und Datenverwaltung zu ermöglichen, die über sichere Server in Deutschland betrieben und als Software as a Service („SaaS“) über das Internet zur Verfügung gestellt wird. Die verfügbaren Funktionen sind über das individuelle my.orderbird-Konto abrufbar und abhängig von der gewählten Gerätelizenz und Servicepauschale. Der volle Funktionsumfang von my.orderbird ist zwingend von der Verbindung mit orderbird POS (verfügbar im Apple Appstore) abhängig. 
my.orderbird wird abhängig von der Systemsprache des benutzten Gerätes auf Deutsch, Französisch oder Englisch angezeigt. Der Datenaustausch von dem verwendeten Gerät und my.orderbird erfolgt über eine gesicherte 256-Bit SSL/TLS-Verschlüsselung.
Die SaaS-Dienste werden durch orderbird kontinuierlich in eigenem Ermessen weiterentwickelt, um den Kunden den größtmöglichen Nutzen zu bieten. Daher beschränkt sich die vorliegende Leistungsbeschreibung auf den Servicestand zum Zeitpunkt der Herausgabe. Sie hat nicht den Charakter einer Zusicherung oder Garantie.

2.2. Funktionalitäten

my.orderbird kann von einem gastronomischen Betrieb genutzt werden und ermöglicht den Verantwortlichen folgende Verwaltungs- und Buchungsmodule zur Verwertung der betrieblichen Daten, die mittels der orderbird POS erhoben werden:

2.2.1.    Rechnungsarchiv:

Rechnungen der orderbird POS werden in my.orderbird gespeichert und können über die Online-Plattform als PDF abgerufen, heruntergeladen oder per E-Mail verschickt werden.

2.2.2    Speicherung umsatzrelevanter Daten (Bewegungsdaten):

Die Endgeräte übermitteln nach einer Online-Verbindung Daten und Kennzahlen über den Gastronomiebetrieb an my.orderbird, wo sie GoBD und IDEA konform gespeichert werden. Nach automatischer Datensicherung bietet my.orderbird die Option bei Bedarf Berichte eines bestimmten Zeitraums zu erstellen.

2.2.3    Speicherung nicht umsatzrelevanter Daten (Stammdaten):

In my.orderbird werden die konfigurierten Stammdaten gespeichert und sind über die Plattform abrufbar.

2.2.4    Konsolidierung und Darstellung von Berichten:

Die verschiedenen Kassenberichte (Tagesbericht, Monatsbericht, Schichtbericht) sowie Kennzahlen werden von my.orderbird in Form von individuellen grafischen Auswertungen und einem Berichtswesen zur Verfügung gestellt. 

2.2.5    Datenexport GOBD und DATEV:

GoBD und IDEA konforme Berichte können direkt aus dem System an den Kassenprüfer gesendet werden (per E-Mail). Für DATEV kompatible Datenexporte stehen ebenfalls zum Herunterladen zur Verfügung.

2.2.6    Konfiguration:

Über my.orderbird wird ein Benutzerprofil mit Zugangsdaten erstellt, welches über die Plattform konfigurierbar ist.

2.2.7    Schwarmfunktion:

Es können bis zu neun – auf individuelle Anfrage ggf. auch mehr – Endgeräte, die einem Schwarm entsprechen, mit dem Account von my.orderbird verbunden werden. Ein Schwarm ist eine Synchronisierungsfunktion mehrerer Geräte eines Gastronomiebetriebes.

2.2.8    Offene Buchungen:

Über my.orderbird ist die Darstellung offener Tische und Buchungen der laufenden Schicht möglich.

2.3. Leistungen

2.3.1    Allgemeine Leistungen

  • Automatische Datensicherung entsprechend der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Archivierungspflicht
  • Verfügbarkeit des Systems von 99,5%
  • Zugriff auf Rechnungsarchiv, umsatzrelevante Daten, GOBD- und DATEV-Datenexport und Konfiguration der Benutzer- und Zugangsdaten in my.orderbird durch Buchung der Servicepauschale

2.3.2    Sicherung Datenbestände

Sofern eine Verbindung mit my.orderbird besteht, wird serverseitig ein fortlaufendes Backup ausgeführt. Das Backup sichert sowohl die umsatzrelevanten Daten (Bewegungsdaten) als auch die nicht umsatzrelevanten Daten (Stammdaten) auf dem Server in Deutschland. Finanzrechtlich relevante Daten werden für 10 Jahre aufbewahrt. Die Z-Berichte sind monatlich auszudrucken und zuverlässig zu archivieren.

2.3.3    Lizenzbuchung

Die Aktivierung der Funktionen von my.orderbird erfolgt durch den Erwerb einer Gerätelizenz als auch einer Servicepauschale. Die Buchung von Geräte- und Servicelizenzen kann per Telefon oder E-Mail erfolgen. Die Anzahl der benötigten Gerätelizenzen richtet sich nach der maximalen Anzahl an Geräten die gleichzeitig in einer Schicht arbeiten. Das Erwerben einer Gerätelizenz ist nur in Verbindung mit einer Servicepauschale möglich, die mindestens die Laufzeit der Gerätelizenz hat.

2.4. Kundenseitige Voraussetzungen

2.4.1    Die Nutzer des orderbird Kassensystems sind verpflichtet, die Z-Berichte monatlich auszudrucken und zuverlässig zu archivieren.
2.4.2    Als Hardware wird für die Nutzung von my.orderbird ein Computer oder ein mobiles Endgerät benötigt, mit dem auf das Internet zugegriffen werden kann.
2.4.3    Der Zugriff auf my.orderbird erfolgt über eine bereitzustellende Internetverbindung. 
2.4.4    Die Plattform my.orderbird lässt sich mit den folgenden Internet-Browsern aufrufen: Apple Safari, Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox.

2.5. Gebühren

Die Nutzung der Funktionalitäten von my.orderbird in vollem Umfang setzt den Erwerb der Gerätelizenz und Servicepauschale der orderbird POS voraus. Die Servicepauschale sichert die kontinuierliche Speicherung der Kassendaten, Berichte und Konfigurationen in my.orderbird. Die Gebühren sind per E-Mail über [email protected] oder per Telefon unter 0800 - 6733724 zu erfragen. 

 

Serviceleistungen 

3.1. Beschreibung

Der orderbird Support ist ein Serviceangebot, das orderbird Kunden, die eine Servicepauschale als auch mindestens eine Gerätelizenz erworben haben, zur Verfügung steht.  Die Serviceleistung dient zur Unterstützung bei Fragen und Problemen rund um die Inbetriebnahme und Benutzung von orderbird POS, my.orderbird als auch der bei orderbird erworbenen Hardware. Daneben hat der Kunde die Möglichkeit, entgeltlich weitere Zusatzleistungen in Anspruch zu nehmen. Der Pflegezeitraum gilt für die Dauer der Servicepauschale. 

3.2. Funktionalitäten

Zur idealen Nutzung von orderbird werden folgende Pflege-Funktionalitäten angeboten.
Konfiguration und Schulung zur Inbetriebnahme von my.orderbird, orderbird POS und bei orderbird erworbene Hardware; 

  • Lieferung von Software Updates;
  • Telefonische Betreuung im Zusammenhang mit orderbird POS:
  • Hotline durchgehend zwischen 9:00 und 18:00 Uhr (MEZ) von Montag bis Freitag, ausgenommen der gesetzlichen Feiertage des Landes Berlin;
  • 24/7 Notfall-Hotline;
  • Supportanfragen auf elektronischem Wege über das Internet;
  • Hilfestellung und Koordination der Vertragsabwicklung mit der ConCardis;
  • Korrektur von Fehlern in Berichten, sofern eine der von orderbird genannten Funktionen diese verursacht hat.

3.3. Leistungen

Die Leistungen der Support Dienstleistung hängen von der Art und dem Umfang der Servicepauschale ab. Die Reaktionszeit des Kundendienstes hängt von den Geschäftszeiten, Verfügbarkeiten als auch Kategorisierung ab. Im Folgenden werden die Leistungen im Zusammenhang mit den oben genannten Funktionalitäten genauer definiert.

3.3.1    Die Herstellerin orderbird bietet als von der Vergütung umfasste Zusatzleistung sowohl einen einmaligen Einrichtungssupport als auch eine dauerhafte Betreuung nach Maßgabe nachstehender Bedingungen. Der Einrichtungssupport umfasst nach Vertragsschluss die einmalige Konfiguration der zum Betrieb des Systems my.orderbird in Verbindung mit der Clientsoftware orderbird POS im Wege der Fernwartung oder der Vorabkonfiguration und Rücksendung. Die Wahl der im Einzelfall geeigneten Form des Einrichtungssupports obliegt allein der Herstellerin. Der Kunde stellt bei Bedarf sicher, dass ein Internetzugang zur Einrichtung eines Fernzugangs sowie ein WLAN-fähiger Computer zur Verfügung stehen.

3.3.2    In Bezug auf den dauerhaften Support gelten folgende Definitionen:

  • „Support-Kontaktperson“ bezeichnet bis zu drei namentlich von dem Kunden zu benennende Mitarbeiter, die ausschließlich befugt sind, Vorfälle an die Herstellerin zu melden;
  • „Vorfall“ bezeichnet eine Fehlfunktion der in Punkt 2 dieses Vertrags beschriebenen SaaS-Lösung my.orderbird nebst der zu ihrer Nutzung erforderlichen Hard- und Software, insbesondere der Anwendung orderbird POS;
  • „Reaktionszeiten“ bezeichnet den Zeitraum zwischen dem Eingang der Mitteilung eines Vorfalls bei der Herstellerin und der ersten Reaktion gegenüber dem Kunden durch Rückruf, E-Mail, aber auch Beginn der Arbeiten zur Beseitigung der Störung;
  • „Geschäftszeiten“ bezeichnet die verkehrsüblichen Geschäftszeiten, wovon im Mindestmaß Kernzeiten von 09:00 Uhr bis 18:00 Uhr von Montag bis Freitag umfasst sind; im Land Berlin bestehende gesetzliche Feiertage sind ausgenommen.
  • „Arbeitstage“ bezeichnet die Tage Montag bis Freitag; im Land Berlin bestehende gesetzliche Feiertage sind ausgenommen. 

3.3.3    Vorfälle werden wie nachstehend kategorisiert:

  • Vorfall der Kategorie 1 bedeutet, dass die in Ziffer 1 beschriebene SaaS-Lösung im Echtbetrieb zum Stillstand gekommen ist und als Ergebnis einer schwerwiegenden Funktionsstörung nicht in der Lage ist, Daten zu verarbeiten;
  • Vorfall der Kategorie 2 bezeichnet ein Problem der SaaS-Lösung, das eine schwerwiegende Unterbrechung wesentlicher Funktionen zur Folge hat und nicht vorübergehend, etwa durch eine Umgehung (Workaround) beseitigt werden kann;
  • Vorfall der Kategorie 3 bezeichnet ein für die Grundfunktion der Software nicht kritisches Problem, bei dem der Kunde in der Lage ist, sich nach wie vor an dem System anzumelden und/oder eine Umgehung (Workaround) möglich ist;
  • Vorfall der Kategorie 4 bezeichnet Anfragen zur Bedienung der Software.

3.3.4    Die Herstellerin erbringt Support-Dienstleistungen während der Geschäftszeiten mit folgenden Reaktionszeiten, beginnend mit der Aufnahme der Supportanfrage:

  • Supportanfrage der Kategorie 1: höchstens zwei Stunden;
  • Supportanfrage der Kategorie 2: höchstens vier Stunden;
  • Supportanfrage der Kategorie 3: höchstens zehn Stunden;
  • Supportanfrage der Kategorie 4: bis zum Ablauf des nächsten Arbeitstags, also Montag bis Freitag.

3.3.5    Die Herstellerin erbringt Support-Dienstleistungen außerhalb der Geschäftszeiten mit folgenden Reaktionszeiten, wobei telefonische Anfragen vorrangig behandelt werden:

  • Supportanfrage der Kategorie 1: höchstens sechs Stunden;
  • Supportanfrage der Kategorie 2: höchstens zehn Stunden;
  • Supportanfrage der Kategorien 3 und 4: bis zum Ablauf des nächsten Arbeitstags, also Montag bis Freitag.

3.3.6    Die Reaktion kann in einer Nachricht des technischen Personals, aber auch in der Beseitigung der Störung liegen. Die Meldung hat ausschließlich durch eine Support-Kontaktperson an die Telefonnummer 0800 - 6733724 oder an die E-Mail-Adresse [email protected] zu erfolgen.

3.4. Kundenseitige Voraussetzungen

  • Kunde von orderbird durch den Erwerb mindestens einer Gerätelizenz
  • Konto bei my.orderbird und obligatorische Servicepauschale 
  • Internetzugang zur Einrichtung eines Fernzugangs sowie ein WLAN-fähiger Computer sind zur erstmaligen Inbetriebnahme notwendig
  • Verpflichtung nach Bearbeitung der Speisekarte durch den orderbird Support diese auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen

3.5. Gebühren

Die Nutzung des Support Dienstes ist durch den Erwerb der Gerätelizenz und Servicepauschale bedingt. Das Support Angebot hängt von dem Umfang der Servicepauschale ab. Die Tarife können per Telefon unter 0800 - 6733724 oder via E-Mail über [email protected] jederzeit angefordert werden.


Hardware

4.1. Beschreibung

Die Nutzung von orderbird setzt die Installation bestimmter Hardware-Geräte voraus. Die Hardware ist besonders für die Software der orderbird POS geeignet und spezifisch vorkonfiguriert. Die Anzahl der benötigten Geräte hängt von dem gastronomischen Betrieb ab. Die folgende Hardware wird zur Nutzung des Kassensystems benötigt und kann aktuell über die orderbird AG erworben werden: Drucker, Kassenlade, Router, Ständer, Kartenleser, Buzzer, Bonrollen, Apple Hardware. 
Detailauflistung: 

Drucker

  • Epson TM T20 II Drucker
  • Epson TM M30

Kassenlade

  • Kassenlade Metapace-K2
  • Touch Kassenlade KA-330 Push

Ständer Tablet

  • iPad Ständer Windfall (Mini, Pro 12.9, 2017/Air)
  • orderbird iPad Ständer (alle Modelle)
  • orderbird iPad Ständer liegend (alle Modelle)
  • iPad Ständer UpStand (Universal)

Ständer Kartenleser

  • Windfall Kartenleser Halterung (für Miura M10)

Router

  • Basis Router (Superscale)
  • Wifi Erweiterung (Superscale)
  • Kabel Erweiterung (Superscale)

Kartenleser

  • Kartenleser Miura M10

Zubehör

  • Bonrollen 56 gr/m2 (30 Stck.)
  • Bonrollen 80 gr/m2 (50 Stck.)
  • Epson Buzzer (Signalgeber) 

Apple Hardware

  • iPad 2017 32 GB Wifi Spacegrau
  • iPad Mini 128 GB Wifi Spacegrau
  • iPad Pro 12.9 64 GB Wifi Spacegrau
  • iPod Touch 6. Gen. 16 GB Spacegrau

4.2. Funktionalitäten

Die Hardware komplettiert den Funktionsumfang der orderbird POS und der Plattform my.orderbird. Mithilfe der aufgelisteten Hardware sind folgende Funktionen möglich:

  • Drucken von Rechnungs- und Produktionsbons für z.B. Küche oder Bar
  • Integrierte Kartenzahlung
  • Automatisches Öffnen der Kassenlade im Bezahlprozess
  • Sichere Halterung für iPad 
  • Sichere Halterung für Kartenleser

4.3. Leistungen

  • grundlegender Support für sämtliche Hardware die bei orderbird gekauft wurde
  • Beratung und Hilfestellung zur Installation und Inbetriebnahme
  • Vorkonfiguration der Router
  • Vorkonfiguration der Drucker

4.4. Kundenseitige Voraussetzungen

  • Für die Inbetriebnahme des Druckers werden ein Stromanschluss sowie eine Netzwerkverbindung zu einem orderbird Router oder einem ISP Router benötigt;
  • Damit die Kassenlade sich automatisch öffnet, muss diese mit dem Drucker verbunden werden;
  • Die Funktion eines Basis Routers setzt einen Stromanschluss und eine Verbindung zum Internet – im besten Fall über eine ISP Router – voraus;
  • Um die Erweiterung eines Routers zu aktivieren wird der Basis Router benötigt;
  • Für die Integration des Kartenlesers wird die Verbindung via Bluetooth zum iPad/iPod/iPhone genutzt;
  • Die Apple Hardware benötigt eine Internetverbindung und zum Laden der Batterie einen Stromanschluss.

4.5 Gebühren

Die Preise für die einzelnen Hardware-Geräte sind telefonisch unter 0800 - 6733724 oder per E-Mail über [email protected] zu erfragen.