Kaufberatung: Das passende Kassensystem für die Gastronomie

Dein Kassensystem ist das Herz Deines Betriebs. Läuft es rund, läuft der Service. Bremst es Dich aus, merkst Du das jeden Abend an der Abrechnung. Nur: Welches Kassensystem passt wirklich zu Deinem Restaurant, Café, zu Deiner Bar oder zu Deiner Foodtruck? In dieser Kaufberatung bekommst Du einen klaren Fahrplan: die wichtigsten Funktionen, die passende Hardware, realistische Kosten und sieben Fragen, die Du Dir vor dem Kauf stellen solltest.

• Was ist ein Kassensystem für die Gastronomie?
• Warum die Wahl des Kassensystems so wichtig ist
• Diese Funktionen sollte Dein Kassensystem können
• Kassensystem für Restaurant, Café, Bar, Foodtruck
• 7 Fragen, die Du Dir vor dem Kauf stellen solltest
• Hardware-Typen im Vergleich
• Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?
• Rechtliches in Kurzform
• In 6 Schritten zum passenden Kassensystem
• Warum sich Gastronomen für orderbird entscheiden
• FAQ

Was ist ein Kassensystem für die Gastronomie?

Ein Kassensystem für die Gastronomie ist weit mehr als eine elektronische Registrierkasse. Es verbindet Software, Hardware und Zahlungsabwicklung in einer Lösung. Bestellungen landen direkt in Küche oder Bar, Zahlungen laufen über dasselbe Gerät, und am Abend hast Du alle Zahlen in einer Auswertung. Ein modernes Gastro-Kassensystem erfüllt zusätzlich die gesetzlichen Vorgaben: TSE, GoBD und Kassenmeldepflicht sind automatisch abgedeckt. Damit ist es gleichzeitig Deine Service-Zentrale und Dein Schutz vor bösen Überraschungen bei der Kassennachschau.

Warum die Wahl des Kassensystems so wichtig ist

Die Kasse ist das Werkzeug, mit dem Dein Team jeden Tag am meisten arbeitet. Jede Sekunde, die es an der Kasse verliert, fehlt am Tisch. Jeder Bonfehler kostet Trinkgeld oder Marge. Jede Stunde manuelle Abrechnung am Monatsende ist Zeit, die Du Deinen Gästen nicht widmen kannst. Ein gutes Kassensystem zahlt also dreifach ein: schnellerer Service, saubere Zahlen und weniger Bürokratie.

Diese Funktionen sollte Dein Kassensystem können

Die Anforderungen variieren nach Betrieb, einige Funktionen sind aber in fast jeder Gastronomie unverzichtbar:

• Tischverwaltung und digitaler Tischplan: Bestellungen pro Tisch, Teilrechnungen, Tische zusammenlegen oder splitten.
• Funkbonieren: Die Bestellung geht direkt vom iPhone oder iPad in Küche und Bar. Weniger Laufwege, schnellere Abläufe.
• Küchen- und Barbons getrennt drucken: Damit Getränke am Tresen und Speisen in der Küche gleichzeitig zubereitet werden.
• Integrierte Kartenzahlung: Betrag wird automatisch ans Terminal übergeben, inklusive Apple Pay, Google Pay und Trinkgeldfunktion.
• Digitales Backoffice: Umsätze, Bestseller und Mitarbeiter-Auswertungen live und von überall. Mit MY orderbird greifst Du jederzeit darauf zu.
• Tagesabschluss auf Knopfdruck: Z-Bon automatisch erstellt, Stornos dokumentiert, DATEV-Export fertig.
• TSE und GoBD-Konformität: Muss automatisch laufen, ohne dass Du etwas nachrüsten musst.
• Reservierungssystem und Gangsteuerung: Für alle, die planbar arbeiten wollen.
• Filialverknüpfung: Mehrere Standorte unter einem Login, falls Du expandierst.
• DATEV-Schnittstelle: Alle Kassendaten fließen direkt in die Software Deines Steuerberaters.

Je besser diese Bausteine ineinandergreifen, desto weniger Stress hast Du im Alltag.

Kassensystem für Restaurant, Café, Bar, Foodtruck

Kasse ist nicht gleich Kasse. Was Dein Betrieb braucht, hängt von Größe, Abläufen und Mobilität ab.

Restaurant mit Tischservice

Tischplan, Funkbonieren, Gangsteuerung und Reservierungssystem sind hier besonders hilfreich. In größeren Restaurants spart Funkbonieren Laufwege, weil Dein Team Bestellungen direkt am Tisch aufnehmen und an Küche oder Bar senden kann. Dafür brauchst Du kein starres Kassensystem, sondern eine vernetzte iPad-Kasse wie orderbird PRO, die zentrale Kasse und mobile Bestellaufnahme verbindet.

Café

Schnelle Artikelbuttons, Milchvarianten, einfache Tagesabschlüsse. Kleine Cafés kommen oft mit einer iPad-Kasse ohne Funkbonieren aus. Für mobile Betriebe (Kaffeetheke auf Events, Popup, Außenverkauf) ist ein All-in-one Gerät wie das orderbird MINI die flexiblere Wahl.

Bar

Stoßzeiten, kurze Kassiervorgänge, viele Zahlungen pro Stunde. Wichtig: robuster Barbon-Druck, schnelle Kartenzahlung, zuverlässige Performance. Trinkgeldfunktion direkt am Terminal ist ein Muss.

Foodtruck und Marktstand

Kein Platz für Hardware, kein verlässliches WLAN. Gefragt ist ein mobiles All-in-one-System mit eigenem Akku und SIM-Karte. Das orderbird MINI bringt Kasse, Drucker, Kartenleser und Scanner in einem Gerät mit und ist sofort startklar.

7 Fragen, die Du Dir vor dem Kauf stellen solltest

1. Wie viele Kassen brauchst Du?
Eine Kasse reicht, wenn Du einen klaren Servicebereich hast. Mehrstöckige Restaurants, große Biergärten oder Clubs brauchen mehrere. Wichtig dabei: Laufen die Kassen vernetzt, damit Bestellungen, Tische und Auswertungen zusammenfließen? Bei orderbird PRO arbeiten mehrere iPads „im Schwarm”, mit einem gemeinsamen Datenstand.

2. Komplettlösung oder einzelne Bausteine?
Du hast zwei Wege: Du kaufst ein fertig abgestimmtes System aus einer Hand oder Du baust Dir aus Software, Tablet und Zubehör selbst eine Lösung zusammen. Die Komplettlösung ist in der Gastronomie fast immer die bessere Wahl. Du hast einen Ansprechpartner für Updates, Support und Rechtssicherheit. Eigenbau wirkt günstiger, verursacht aber oft versteckte Kosten bei Wartung und Schnittstellen.

3. Stationär oder mobil?
Viele Betriebe kombinieren beides: In der Kernlocation läuft ein iPad-Kassensystem wie orderbird PRO als zentrale Basis. Für Tischservice oder Terrasse können dann mobile Geräte angebunden werden. Und für eigenständige Einsätze wie Pop-ups, Events oder Sonderverkäufe ist ein mobiles All-in-one-Gerät wie orderbird MINI die praktischere Lösung.

4. Welche Geräte sollen angeschlossen sein?
Bondrucker für Küche und Bar, Kassenlade, Kartenzahlungsterminal, eventuell Barcodescanner oder Waage. Kläre vorab: Ist das alles im System integriert oder brauchst Du zusätzliche Schnittstellen? WLAN-Drucker sparen Kabel, setzen aber ein stabiles Netzwerk voraus. Achte auf die Reichweite Deines Routers.

5. Wer richtet das System ein?
Gute Anbieter liefern heute Plug-and-Play. Du packst aus, schaltest ein, richtest Artikel und Tischplan ein und kannst loslegen. Frag vor dem Kauf: Ist die Einrichtung inklusive? Wie lange dauert die Einarbeitung? Gibt es eine Schulung für Dein Team?

6. Wie schnell muss das System laufen?
Plane zumindest etwas Zeit für die Einführung ein. Speisekarte digitalisieren, Steuersätze und Warengruppen anlegen, Mitarbeiter schulen. Mit einfachen Lösungen wie orderbird ist eine Woche Vorlauf völlig ausreichend, für andere Systeme sind zwei Wochen und mehr ratsam. Direkt vor einer Eröffnung oder vor einer Saison in ein neues System zu wechseln, ist selten eine gute Idee.

7. Welche Zusatzprodukte und Funktionen brauchst Du wirklich?
Bondrucker für Küche oder Bar, Kassenlade, Kartenzahlung oder mobiles Kassieren am Tisch: Überlege, was Deinen Ablauf wirklich leichter macht. Sollen Getränke direkt am Tresen ankommen? Müssen Speisen automatisch in der Küche landen? Soll Dein Team auch am Tisch kassieren können? Nicht alles ist für jeden Betrieb nötig. Sinnvoll ist, was Wege spart, Fehler reduziert oder den Service spürbar entlastet.

Kassieren direkt am Tisch: mit dem orderbird MINI geht das ohne Laufwege.

Hardware-Typen im Vergleich

Grob gibt es drei Bauformen, die für Gastronomen infrage kommen:

iPad-Kassensystem

Du nutzt ein iPad (oder mehrere) mit einer Kassensoftware und koppelst Bondrucker, Kassenlade und Kartenzahlungsterminal dazu. Intuitiv wie ein Smartphone, flexibel erweiterbar, ideal für Restaurants, Bars und Cafés. Das ist das Modell hinter orderbird PRO.

Stationäre Komplettkasse

Klassischer Touchscreen-PC mit vorinstallierter Software. Robust, aber wenig flexibel. Updates und Hardware-Wechsel sind oft teuer.

Mobile All-in-one-Kasse

Kasse, Drucker, Kartenleser und Scanner in einem Handheld. Mit Akku und SIM-Karte auch ohne WLAN einsatzbereit. Das orderbird MINI gehört in diese Kategorie und ist die kompakteste Lösung für mobile oder kleine Betriebe.

Für die meisten Gastronomen ist die iPad-Kasse die richtige Basis, ergänzt durch ein mobiles Gerät für Terrasse oder Außenservice.

Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?

Die Kosten setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen:

• Hardware: iPad, Bondrucker, Kassenlade, ggf. mobiles All-in-one-Gerät. Einmalige Anschaffung oder Leasing.
• Software-Lizenz: monatliche Gebühr, meistens pro Gerät. Viele Anbieter bieten flexible Laufzeiten, zum Beispiel monatlich kündbar für saisonale Betriebe.
• Zahlungsabwicklung: Gebühr pro Kartentransaktion. Bei orderbird 1,75 % pro Transaktion, keine Mindestumsätze.
• TSE und Rechtssicherheit: Bei seriösen Anbietern bereits im Paket enthalten. Keine versteckten Zusatzkosten, keine separate Hardware.
• Support und Einrichtung: Kläre vor dem Kauf, was im Preis enthalten ist: Beratung, Einrichtung, Schulung, Support, Updates und TSE. Gute Anbieter machen transparent, welche Leistungen inklusive sind und wofür zusätzliche Kosten entstehen.

Ein realistisches Monatsbudget für einen kleinen bis mittleren Betrieb liegt im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich, je nach Hardware-Umfang und Anzahl der Geräte. Wichtig: Achte auf Transparenz. Versteckte Wartungsverträge, teure Updates und hohe Installationspauschalen sind ein rotes Tuch.

Hinweis: Viele moderne Kassensysteme laufen heute auf Tablets, Smartphones oder eigener Kassenhardware. Manche Anbieter setzen auf iPad-basierte Systeme, andere unterstützen auch Android, Windows oder spezielle Kassengeräte. Entscheidend ist weniger das Gerät selbst, sondern ob Kasse, Zahlungen, Bondruck, Tischservice und Auswertungen zu Deinem Betrieb passen.

Rechtliches in Kurzform

Ein Kassensystem in der Gastronomie muss gesetzlich einiges können. Kurz zusammengefasst:

• TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Pflicht seit 2020. Sichert jede Transaktion manipulationssicher. Bei modernen Systemen als Online-TSE integriert.
• GoBD: Verlangt, dass alle Kassendaten lückenlos, unveränderbar und in maschinell auswertbarem Format gespeichert werden.
• Kassenmeldepflicht nach § 146a AO: Jede Kasse muss beim Finanzamt gemeldet werden. Das geht heute in wenigen Minuten online.
• Belegausgabepflicht: Für jede Transaktion muss ein Beleg erstellt werden, digital oder auf Papier.
• Registrierkassenpflicht 2027 in Deutschland: Ab diesem Zeitpunkt müssen alle bargeldintensiven Betriebe ein elektronisches Kassensystem einsetzen. Offene Ladenkassen sind dann keine Option mehr.

Ein finanzamtkonformes Kassensystem deckt all das automatisch ab. Bei orderbird weisen wir darauf hin, dass unser System die rechtlichen Anforderungen erfüllt.

In 6 Schritten zum passenden Kassensystem

1. Bedarf klären: Welche Abläufe hast Du? Tischservice, Theke, mobil? Wie viele Geräte brauchst Du?
2. Funktionsliste erstellen: Welche Features sind Pflicht (TSE, Kartenzahlung, Funkbonieren), welche Kür (Reservierungssystem, Filialverknüpfung)?
3. Anbieter vergleichen: Wer liefert eine Komplettlösung? Wie transparent sind die Preise? Gibt es eine Garantie auf Finanzamtkonformität?
4. Demo anfragen: Lass Dir das System live zeigen. Teste es mit echten Abläufen, nicht nur auf dem Hochglanz-Video.
5. Vertrag prüfen: Laufzeit, Kündigungsfristen, inkludierte Services, Kosten für Zusatz-Hardware.
6. Einführung planen: Vorlaufzeit für Einrichtung und Schulung einplanen. Nicht mitten in der Hochsaison wechseln.

Warum sich Gastronomen für orderbird entscheiden

Über 17.000 gastronomische Betriebe arbeiten mit orderbird. Das sind Cafés, Bistros, Landgasthöfe, Bars und Foodtrucks. Warum sie sich für uns entschieden haben:

• Zwei passende Lösungen: orderbird PRO als iPad-Kasse für den stationären Betrieb, orderbird MINI als mobile All-in-one-Lösung für unterwegs.
• Finanzamtkonform ohne Zusatzaufwand: Online-TSE, GoBD, Kassenmeldepflicht. Alles inklusive, inklusive KassenSichV-Garantie.
• Integrierte Kartenzahlung: EC, Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay. Transparente 1,75 % pro Transaktion, keine Mindestumsätze.
• Digitales Büro: MY orderbird zeigt Dir Umsätze, Bestseller und Mitarbeiter-Auswertungen live, egal wo Du bist.
• DATEV-Schnittstelle: Dein Steuerberater bekommt alle Daten auf Knopfdruck.
• Support von Gastronomen für Gastronomen: Unser Service-Team kommt aus der Branche. 24/7 Notfall-Support für orderbird PRO inklusive.

Was Kunden dazu sagen:

„orderbird ist für mich Effizienz, Einfachheit und Geschwindigkeit in einem.” — John, Le Belfort, Berlin

„Gerade im Saisongeschäft ist es für mich wichtig, flexibel zu bleiben. Beim orderbird MINI kann ich meine Lizenz jederzeit pausieren.” — Klaus Zinsmeister, Tribeca Ice Cream

FAQ

Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?

Die Kosten setzen sich aus Hardware, Software-Lizenz, Zahlungsabwicklung und Support zusammen. Ein kleiner bis mittlerer Betrieb bewegt sich monatlich im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich. Bei orderbird sind TSE, Updates und Support inklusive.

Ist ein Kassensystem in der Gastronomie Pflicht?

Eine offene Ladenkasse ist in Deutschland aktuell noch erlaubt, wird aber mit der Registrierkassenpflicht 2027 für bargeldintensive Betriebe abgeschafft. Wer heute investiert, ist ohnehin auf der sicheren Seite.

Brauche ich zwingend eine TSE?

Ja. Jedes elektronische Kassensystem muss eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung haben. Bei modernen Lösungen wie orderbird ist sie als Online-TSE bereits integriert.

Funktioniert das Kassensystem auch ohne WLAN?

Das orderbird MINI hat eine SIM-Karte mit unbegrenztem Datenvolumen in Deutschland integriert. Damit bist Du unabhängig vom WLAN.

Kann ich ein bestehendes iPad weiternutzen?

Bei orderbird PRO ja. Du kannst ein vorhandenes iPad einsetzen oder zusätzlich neue Hardware dazukaufen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Plug-and-Play ist die Regel. Mit einer Woche Vorlauf für Speisekarte, Artikel und Team-Schulung bist Du entspannt im Betrieb. orderbird bietet eine 15-tägige Schulungsphase inklusive.