Mein Erfolgsrezept – #5 Durchstarten mit Hussein: Gastronomie und Behörden

Du willst eine Gastronomie eröffnen? Egal, was du planst, Behörden werden Deinen Weg kreuzen. Es gibt deutlich angenehmere Aufgaben, aber woran liegt das? Wie es leichter wird, erfährst Du hier.

Im fünften Teil unserer Reihe Mein Erfolgsrezept – Durchstarten mit Hussein teilt Hussein seine Erfahrungen mit Behörden. Er gibt Dir den ein oder anderen Tipp mit auf den Weg, wie Du den Behördenstress deutlich verringern kannst.

Welche Behörden müssen überhaupt aufgesucht werden?

Um folgende Ämter wirst Du nicht herumkommen, wenn Du eine Gastronomie gründen willst. Mit ein paar Vorüberlegungen ersparst Du Dir die ersten schlecht gelaunten Gesichter auf der anderen Seite des Schreibtisches:

1. Gewerbeamt – Überlege Dir vorher schon, welche Rechtsform Du für Deine Gastro wählst und welche Art von Betrieb Du gründen willst: Café, Bar, Diskothek, Restaurant.
2. Gesundheitsamt – Ohne Abnahme des Gesundheitsamtes wirst Du keine Gastro eröffnen können. Du benötigst die Bescheinigung über die Belehrung durch das Gesundheitsamt für das Gewerbeamt. Kümmere Dich also davor darum.
3. Brandschutzbehörde – Ist der Brandschutz gesichert? Es gibt strenge Normen für den Brandschutz, die bei Missachtung häufig zu Eröffnungsverzögerung Deiner Gastronomie führen.
4. Bauaufsichtsbehörde – Besteht Bestandsschutz bei Übernahme eines Betriebs und in welchem Rahmen sind Veränderungen zugelassen? Kläre im Vorhinein, ob bereits genehmigte Bestandteile auch für Dich als neuen Besitzer genehmigt sind.
5. Bundesagentur für Arbeit – Aufgepasst: Bereits bei der ersten Einstellung eines Mitarbeiters ist eine Betriebsnummer bei der Arbeitsagentur zu beantragen. Diese dient zur Erfassung der Arbeitnehmer.
6. Eventuell Denkmalschutzbehörde – Informiere Dich vorher beim Besitzer Deiner Immobilie, ob das Gebäude denkmalgeschützt ist. Daraus können sich nämlich Einschränkungen bei Baumaßnahmen ergeben.

Hussein gibt ein Beispiel:

Wenn Deine Küche gefliest werden soll, solltest Du Dich unbedingt vorher informieren. Die Hygienevorschriften beinhalten Vorgaben, wie gefliest werden muss. Fliese ist nicht gleich Fliese. Du darfst nicht jede Fliese benutzen, denn sie muss den Arbeitsschutzmaßnahmen entsprechen. Hussein hat die Erfahrung gemacht, dass Du sowohl mit dem Arbeitsschutz als auch mit dem Gesundheitsamt absprechen solltest, welche Fliesen sie abnehmen. Sonst könntest Du am Ende das Problem haben, dass eine Behörde Deinen Umbau abnimmt und die andere nicht.

Tipp: Glatte Fliesen können direkt an und unter den Geräten verwendet werden. Das hat den Vorteil, dass Du sie besser reinigen kannst. Das freut das Gesundheitsamt. Auch ein Abfluss im Küchenboden ist gern gesehen. Überall dort, wo Deine Mitarbeiter langlaufen, benötigst du geraffelte Fliesen. Ansonsten ist die Rutschgefahr zu groß und der Arbeitsschutz nicht gewährleistet.

Hussein musste selbst viele Behörden aufsuchen

Vollständigkeit der Unterlagen? Gefühlt unmöglich.

Für jeden Normalsterblichen scheint es unmöglich, jeden Antrag komplett und fehlerfrei auszufüllen. Zu groß und zu sehr verklausuliert sind die Anträge für die Behörden. Die Masse an Unterlagen erschlägt einen förmlich. Folgende zwei Tipps helfen Dir:

1. Bist Du Dir unsicher beim Ausfüllen der Unterlagen, lass die Felder lieber vorerst frei und markiere sie mit einem Post-it. Schreib kurz darauf, warum Du unsicher bist. Das ist dann die Grundlage für den nächsten Termin. So vermeidest Du, dass Du falsche Angaben machst und den gleichen Antrag wieder und wieder ausfüllen musst. Das stiftet nur noch mehr Verwirrung.
2. Wenn Du bereits einen direkten Ansprechpartner in der Behörde hast, versuche möglichst mehrere Anliegen zu sammeln. In einem persönlichen Vorsprechtermin kannst Du dann alles auf einmal klären. Besonders hilfreich ist es für den Beamten, wenn Du ihm bei der Terminvereinbarung Deine Anliegen kurz benennst. Häufig gibt es dann den ein oder anderen Tipp sogar schon vorab.

Wie kann ich meine Terminplanung für Amtsbesuche und Fristen übersichtlich regeln?

Am besten Du besorgst Dir einen übersichtlichen Jahreskalender auf einer A2-Seite. Das ermöglicht Dir eine viel bessere Übersicht. Das hilft Dir gerade dann, wenn Du Bescheinigung A brauchst, um Bescheinigung B zu bekommen und es entsprechende Bearbeitungsdauern gibt. Die Anmeldung beim Gewerbeamt zum Beispiel kann bis zu 6 Wochen dauern. Die Gewerbegenehmigung bekommst Du erst nach der Bestätigung vom Brandschutz und so weiter.

Zusätzlich solltest Du ein Kalender-Tool nutzen, das Dir rechtzeitig vorab Erinnerungen für Deine Termine schickt. So läufts Du nicht Gefahr, wichtige Behördengänge zu verpassen. Sei fair zu Dir selbst und pack den Kalender nicht zu voll. Plane nicht mehr als zwei Termine in der Woche, wenn es nicht unbedingt notwendig ist. Mache unbedingt Notizen bei den Treffen, damit Du später nichts vergisst.

Wie gehst Du mit Behörden um, um an Dein Ziel zu kommen?

Es ist ein offenes Geheimnis, dass manche Vorgänge bei Behörden schneller gehen als andere. Woran liegt das? Niemand würde das offiziell bestätigen, aber der gute Draht zum Sachbearbeiter beschleunigt vieles. Auch wenn der Stress gerade bei der Gastro-Gründung groß ist, solltest Du Dir alle Mühe geben, stets freundlich zu sein, auch wenn es manchmal schwer fällt. Ein wenig Small Talk und eine gute Vorbereitung der Unterlagen sind echte Beschleuniger.

Nicht jeder Beamter erwartet Gastronomen mit Freude

Auch nur Menschen in Behörden

Die Menschen in Behörden fühlen sich oft als reines Mittel zum Zweck. In der öffentlichen Wahrnehmung gelten sie als schlecht gelaunte Schreibtischtäter, die den ganzen Tag Daten eingeben und willkürlich ihren Stempel unter Genehmigungen setzen oder halt nicht. Natürlich ist das nicht der Fall. Wie zuvor beschrieben, freut sich jeder über ein Lächeln und ein freundliches Wort. Wenn Du von Dir ein paar Informationen preisgibst, erinnert sich die bearbeitende Person an Dich. Das ist von Vorteil.

Gastro-Gründer plagen häufig folgende Fragen: Verstehe ich das Beamtendeutsch? Kann ich die Forderungen erfüllen? Steigen meine Kosten dadurch? Daraus entsteht manchmal eine unbegründete Angst. Generell arbeiten die Beamten auch nur nach Auflagen, die für alle gelten. Wenn Du offen bist und bei Problemen nachfragst, findest Du fast immer auch helfende Personen in den Behörden. Wenn Du hingegen schlecht vorbereitet bist und schweigst, wird es schwer.

Hussein und orderbird hoffen, dass Dir diese Tipps weiterhelfen. Wir wünschen Dir viel Erfolg bei Deiner Gastro-Gründung.