Gastronomie-Dienstplan erstellen – diese wichtigen Kennzahlen helfen Dir

Wenn Du eine Gastronomie betreibst oder vielleicht kurz vor der Existenzgründung stehst, solltest Du über einen Dienstplan nachdenken – aber was ist wichtig für einen guten Dienstplan?

Die meisten Gastronomen unterschätzen das unglaubliche Potenzial eines wirklich durchdachten Schichtplans. Dabei ist doch klar, dass jeder erfolgreiche Gastronom gleichzeitig auch immer Personalplaner sein muss. Der Planungsaufwand lohnt sich und wird mit einem gut funktionierenden Dienstplan und dadurch mit wirtschaftlichem Erfolg belohnt. In diesem Artikel findest Du hilfreiche Tipps, wie Du Deinen Dienstplan gewinnbringend entwerfen kannst.

Dienstplan erstellen Schritt 1: Bestimmung geeigneter Kennzahlen

Um einen professionellen Dienstplan zu erstellen, benötigst Du geeignete Betriebskennzahlen. Wir haben die wichtigsten für Dich zusammengestellt:

1. Durchschnittliche Anzahl an Kassenbons pro Stunde pro Tageszeit

Hast Du Dich schonmal gefragt, wie viele Kassenbons pro Stunde in Deiner Gastronomie produziert werden? Wie häufig klingelt Dein Kassensystem an einem durchschnittlichen Umsatztag? Um die benötigte Kennzahl eines durchschnittlichen Umsatztages herauszufinden, bildest Du einen Durchschnittswert mit einem Betrachtungszeitraum von mindestens 14 Tagen. Unterscheide dabei zwischen saisonalen Umsatz- und Frequenzschwankungen. Veranstaltungen wie Stadtfeste oder besondere Festlichkeiten bilden dabei eine Ausnahme. Wenn Du die Werte jetzt noch zusätzlich nach Jahreszeiten trennst, hast Du brauchbare Zahlen.

Für unser Beispiel-Café ergibt sich daraus folgendes Schaubild:

Diagramm: Durchschnittliche Bons pro Stunde auf die Tageszeit aufgeteilt

2. Durchschnittliche Anzahl an Kassenbons pro Stunde pro Mitarbeiter:

Bei dieser Kennzahl geht es darum, dass Du herausfindest, wie viele Kassenbons ein einzelner Mitarbeiter pro Stunde schaffen kann. Um einen aussagekräftigen Wert zu ermitteln, musst Du auch hier einen Durchschnittswert bilden, der mindestens 14 Arbeitseinsätze des jeweiligen Mitarbeiters beinhalten sollte:

Diagramm: Durchschnittliche Bons pro Stunde auf die Mitarbeiter aufgeteilt

“Benchmark: Eine sehr gute Servicekraft in einem klassischen servicebasierten Cafébetrieb kann bis zu 25 Bons pro Stunde „bewältigen“. Selbstverständlich spielen dabei viele Faktoren wie die Verweildauer der Gäste eine Rolle.”

3. Durchschnittlicher Umsatz pro Rechnung pro Mitarbeiter:

Diese Kennzahl gibt Dir Auskunft darüber, wie viel Umsatz ein einzelner Mitarbeiter durchschnittlich pro Rechnung macht. Das ist nicht unwesentlich für Dich als Schichtplaner. Auch hier gilt, dass Du einen Durchschnittswert pro Mitarbeiter ermitteln solltest. Wiederum lohnt es sich 14 Tage bzw. Arbeitseinsätze zu betrachten:

Diagramm: Durchschnittlicher Umsatz pro Bon auf die Mitarbeiter aufgeteilt

“Benchmark: Eine sehr gute Servicekraft im klassischen Cafébetrieb macht ungefähr 10-12 € Umsatz pro Rechnung.”

Hinweis: Es ist auch möglich, diese Kennzahlen händisch zu ermitteln. Der Aufwand ist jedoch entsprechend groß. Mittlerweile bietet Dir deshalb eine Vielzahl an Anbietern digitale Lösungen. Mit ihnen ist es leichter und schneller, die nötigen Kennzahlen zu erheben, auszuwerten und im Blick zu behalten.

Für einen besseren Überblick kannst Du Balkendiagramme anlegen. So wird schnell deutlich, an welchen Stellschrauben Du für den Dienstplan in Deiner Gastronomie drehen kannst. Jetzt hast Du die entsprechenden Kennzahlen bestimmt, aber wie helfen Dir diese genau bei der Optimierung Deiner Dienstplanung?

Dienstplan erstellen Schritt 2: Kennzahlen nutzen für effizienten Personaleinsatz

Was musst Du als Schichtplaner also bei einem gut funktionierenden Dienstplan beachten? Das Ziel einer effizienten Dienstplanung ist ganz klar, die anfallenden Kassenbons/Stunde ideal mit dem zur Verfügung stehenden Personal abzudecken. Folgende Bedingungen solltest Du bei Deinem Dienstplan/Schichtplan unbedingt beachten:

Bedingung 1: Unterbesetzung im Dienstplan vermeiden

Klar ist, dass Deine Mitarbeiter im Dienstplan so aufgeteilt werden müssen, dass sie die anfallende Arbeit (Kassenbons/Stunde) bewältigen können. Wenn Du das nicht garantieren kannst, hast Du eine klassische Unterbesetzung. Du bräuchtest also einfach mehr Personal, um die notwendige Arbeit zu schaffen. Ansonsten läufst du Gefahr, dass Deine Kunden zu lange warten müssen und der Service überfordert ist, eventuell Fehler macht und unfreundlich reagiert. Das wirft kein gutes Licht auf Dein Gastronomie und führt über einen längeren Zeitraum auf jeden Fall zu weniger Kunden und Umsatzeinbußen. Beachte bei Deiner Schichtplanung unbedingt auch die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und mögliche Abwesenheiten wie Urlaube.

Bedingung 2: Überbesetzung bei der Dienstplanung vermeiden

Im Gegensatz dazu, führt eine Überbesetzung dazu, dass Dein Servicepersonal unterfordert ist und gelangweilt wirkt. Außerdem kostet Dich das unnöttig Geld. Klare Aufgabe für Dich als Dienstplaner: Überbesetzung dringend vermeiden! Schau Dir deshalb beim Erstellen Deines Dienstplanes die Kennzahlen genau an. Optimal wäre es, wenn in Deiner Gastronomie beispielsweise 20 Bons/Stunde anfallen und der eingeplante Mitarbeiter im Schnitt 20 Bons pro Stunde abkassiert.

Bedingung 3: Umsatz durch den Dienstplan maximieren

Zusätzlich zur ersten und zweiten Bedingung solltest Du in der Rolle als Schichtplaner Deine Mitarbeiter im Dienstplan so verteilen, dass jeder seine Arbeitszeiten bestmöglich ausreizen kann. Das heißt, dass Deine Personalplanung Deine Kollegen weder über- noch unterfordert und dass Du als Gastronom natürlich maximalen Profit erwirtschaftest. Diejenigen, die nachweislich den höchsten Umsatz pro Rechnung machen, sollten auch die Schichten bekommen bzw. zu den Tageszeiten eingesetzt werden, die besonders umsatzstark sind. Bei allem musst Du die Bestimmungen für die Arbeitszeiten, die Pausenzeiten und die Abwesenheiten wie geplanten Urlaub einkalkulieren. Wenn Du clever bist, hast Du auch einen Notfallplan, falls es zu Ausfällen durch beispielsweise Krankheitsfälle kommt.

Wie Du siehst, ergibt sich hieraus eine äußerst komplizierte Optimierungsaufgabe. Hilfreich ist es, wenn Du geeignete mathematische Modelle für Deine Dienstpläne nutzen kannst. Insbesondere dann, wenn Du eine große Anzahl an Personal einsetzen musst, solltest Du über eine professionelle Lösung für die Erstellung des Dienstplans nachdenken. 2017, in Zeiten von Apps und Softwarelösungen ist es nicht mehr nötig, dass Du selbst mit Zettel und Stift Nächte lang vor Dienstplänen hockst. Ähnlich wie beim Kassensystem kannst Du Dir die ganzen Optimierungsaufgaben zuverlässig abnehmen lassen. Es gibt Softwarelösungen, die Dir zugleich die Personalplanung, die Zeiterfassung und die Lohnabrechnung abnehmen. Um für Dich die beste Lösung zu finden, musst Du zunächst entscheiden, was für ein Schichtsystem für Deine Gastronomie sinnvoll ist. Die erhobenen Kennzahlen aus Deiner Gastro helfen Dir dabei. Für unser Beispiel bedeutet das:

Dienstplan-Beispiel:

Für das vorgestellte Café erweist sich ein Zwei-Schichtbetrieb, also eine Früh- und eine Spätschicht, als praktikabel. Die Berechnungen ergeben, dass in der Frühschicht, die von 8-15 Uhr angesetzt wurde, Simone und Christin am besten zum Einsatz kommen sollten. In der Spätschicht, welche von 15-22 Uhr angesetzt ist, sollten Michelle, Elmar, Norbert und Susanne zusammenarbeiten.

Das Besondere am Dienstplan: Alle Mitarbeiter werden jedoch mit fließendem Schichtende eingeteilt, sodass sie bei einer geringen Anzahl an Gästen auch früher gehen könnten. Gleichzeitig sollte Dein Dienstplan eine gewisse Flexibilität besitzen, falls es mehr Gäste gibt, als Du erwartet hast. Eine professionelle digitale Softwarelösung wie beispielsweise von gastromatic kann solche Fälle spielend leicht einrechnen. Überleg Dir also, inwiefern Du Zeit und Geld bei der Dienstplangestaltung sparen kannst.

Hinweis: Für die Früh- und Spätschicht wurde jeweils die durchschnittlich anfallenden Kassenbons als Referenzgröße verwendet. Natürlich kannst Du Dich als Dienstplaner auch dafür entscheiden, mehrere Schichten im Dienstplan anzulegen. Das hat den Vorteil, eine genauere Einteilung vornehmen zu können. Der Planungsaufwand für einen solchen Schichtplan ist dann natürlich größer. Das macht jedoch dann Sinn, wenn Du Mitarbeiter hast, die besondere Arbeitssituationen oder -zeiten haben. Gemeint sind zum Beispiel Azubis oder Aushilfen. Mit einem gut funktionierendem Dienstplan sollte es kein Problem sein, ganz viele unterschiedliche Dinge wie Arbeitszeiten und Stoßzeiten zu kalkulieren.