In der Gastronomie gehört die Kasse zum Alltagswerkzeug – sei es für Restaurantinhaber oder für Hoteliers. Die GoBD spielen dabei eine entscheidende Rolle!

Die GoBD und Deine Kasse

Seit dem Ablauf der Übergangsfrist eines BMF-Schreibens aus dem Jahr 2010 und der Veröffentlichung der GoBD besteht Verunsicherung im Hinblick auf Kassensysteme und elektronische Aufzeichnungen. Verständlich, dass ein Schreck durch die Branche der Gastronomie ging, als es hieß: “Die elektronische Kasse wird Pflicht.”
Doch wir können Entwarnung geben: Das ist ein Irrtum. Fakt ist dennoch: Ein GoBD-Kassencheck ist Pflicht – gerade für Gastronomen. Denn das Finanzamt nimmt Kassen in der Gastronomie genau unter die Lupe. Die Kassennachschauen haben bereits begonnen.
Bereits im Jahr 2010 hat die Finanzverwaltung Regeln und Anforderungen für elektronische Kassen aufgestellt, die seit Januar 2017 gelten. Wer eine elektronische Registrierkasse besitzt, muss also seit dem 01.01.2017 einiges beachten. Die GoBD gelten auch für elektronische Kassensysteme.

Die GoBD Was ist das eigentlich?

Erst einmal vorweg: Die GoBD, das sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie wurden durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht und gelten seit dem 1. Januar 2015. Damit lösen die GoBD die vorher wirksamen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.
Kellner mit elektronischer Kasse

Der GoBD-Kassencheck. Ist Deine Kasse GoBD-konform?

Warum sind die GoBD für Dich als Gastronomen wichtig?

Die GoBD regulieren die gesetzlichen Anforderungen einer ordnungsmäßigen Buchführung und schreiben vor, wie elektronische Daten und Dokumente aufbewahrt werden sollen. Diese Regulierungen gelten auch für Kassen in der Gastronomie. Und für viele ältere Kassensysteme bedeuten sie das Aus, da sie die neuen gesetzlichen Anforderungen der GoBD nicht erfüllen und entsprechend eine ordnungsmäßige Kassenführung nicht möglich ist. Gastronomen hingegen, die mit modernen elektrischen Kassen arbeiten, haben deutlich weniger Stress: Das iPad-Kassensystem von orderbird beispielsweise erfüllt alle Anforderungen des Finanzamts und ist voll GoBD-konform: Alle Daten werden in elektronischer Form erfasst und sind jederzeit abrufbar.
Schlagwörter zu den GoBD: Datenaufbewahrung, Verfahrensdokumentation und elektronische Aufzeichnungen 

Ab 2020 wird Deine Kasse weitere Anforderungen erfüllen müssen

Die Kassensicherungsverordnung: Zusätzlich zu den GoBD fordert das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab dem 01.01.2020 noch einmal mehr von Gastronomen, ihren Registrierkassen und ihrer Kassenführung. Es verlangt, dass die Kassen über einen zertifizierten technischen Manipulationsschutz der Software verfügen. Dieser Schutz besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Durch diese Gesetzgebung soll eine lückenlose Aufzeichnung und Archivierung gewährleistet werden: Kassensysteme dürfen es ihren Nutzern nicht ermöglichen, elektronische Dokumente nachträglich zu manipulieren.

GoBD und BMF-Schreiben von 2010: Elektronische Kassen müssen aufgerüstet werden

Nun aber die beruhigende Nachricht: Die GoBD und das BMF-Schreiben von 2010 verpflichten Gastronomen nicht zum Führen einer elektronischen Registrierkasse. Wer allerdings eine elektronische Registrierkasse besitzt, der muss seit Januar 2017 einige gesetzliche Anforderungen in der Kassenführung beachten. Die Stichwörter lauten: Datenaufbewahrung und Verfahrensdokumentation. Seit 2017 musst Du als Gastronom bei Deiner elektronischen Registrierkasse unbedingt die Archivierung folgender Daten und Unterlagen sicherstellen:
  • Alle im Kassensystem hinterlegten Artikel und Warengruppen sowie die entsprechenden Preise mit Historie.
  • Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten (Verfahrensdokumentation).
  • Sämtliche Journaldaten (das sind alle mit der Kasse gebongten Einnahmen).
  • Die Bedienungsanleitung der Kasse.
  • Die Programmieranleitung der Kasse.
  • Den Einsatzort und die Einsatzzeit der Kasse, wenn sie an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z.B. auf Messen oder Märkten).
Das bedeutet auch, dass nach den GoBD alle Daten, die mit der Kasse elektronisch aufgezeichnet wurden, auch in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen – und zwar langfristig. Selbstverständlich ist das allerdings nicht, denn viele ältere Kassen können die steuerrelevanten Daten nicht dauerhaft speichern. Nach den GoBD haben also leider viele alte Kassen ausgesorgt.
Ganz wichtig: Wenn Du mit Deiner Kasse Stornobuchungen vornimmst, müssen auch diese korrekt dokumentiert werden. Und das gilt nicht erst seit den GoBD, sondern ist bereits durch die GoBS vorgeschrieben gewesen. Denn Stornos fehlerhafter Buchungen bergen eine besondere Manipulationsgefahr. Das Finanzamt schaut deshalb ganz genau hin. Wer in seinem Kassensystem einmal eine falsche Stornobuchung vornimmt, den hat das Finanzamt ab sofort auf dem Kieker: Die Folge ist ein dauerhafter Manipulationsverdacht. Gastronomen sollten es also besser gar nicht so weit kommen lassen. Jede einzelne Änderung muss im Kassensystem sichtbar sein und Manipulationen müssen auszuschließen sein. Ansonsten passiert es schnell, dass Du unter Generalverdacht stehst, die GoBD zu missachten. 
Eine antike Kasse

Die GoBD verpflichten Dich nicht zu einer elektronischen Kasse, aber…

Die GoBD bedeuten nicht, dass offene Ladenkassen auf den Müll müssen, aber…

Die gute Nachricht: Offene Ladenkassen müssen nicht auf den Müll, zumindest noch nicht. Ein GoBD-Kassencheck bleibt trotzdem nicht erspart. Bei der offenen Ladenkasse beschränken sich die To-Dos allerdings auf einen Punkt: Den täglichen handschriftlichen Kassenbericht. Folgende steuerrelevante Informationen sollte der Kassenbericht bei einer solchen Kasse enthalten:
Kassenendbestand (Ermittlung durch Zählung)
– Kassenendbestand des Vortages
– Bareinlagen
+ Ausgaben
+ Barentnahmen
= Tageseinnahmen

Kassenbericht ist nicht gleich Kassenbuch

Achtung: Das Kassenbuch ersetzt nicht den Kassenbericht. Ein Kassenbericht gibt Auskunft über die in bar getätigten Einnahmen und Ausgaben eines einzelnen Geschäftstags – er gibt also Auskunft darüber, wie viel Bargeld in Deiner Kasse sein sollte. Das Kassenbuch hingegen dokumentiert alle Informationen zu einem einzelnen Geschäftsvorfall. Dabei bilden die täglichen Kassenberichte die Grundlage für ein Kassenbuch.

 

Ein Kassenbuch enthält folgende Angaben:
  • Datum
  • Beleg
  • Belegnummer
  • Steuersatz
  • Einnahme in der Kasse
  • Ausgabe durch Kasse
  • Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer
  • Kassenbestand

Kurzum:

Jeder Unternehmer, der zur Buchführung verpflichtet ist, muss ein Kassenbuch führen. Die Daten über Tageseinnahmen der Kasse müssen, laut GoBD, in dieses Kassenbuch eingeführt werden. Das geschieht bei der offenen Ladenkasse mittels Kassenbericht und bei der Registrierkasse über die Tagesendsummenbons (Z-Bons).

Wichtig dabei:

Ein gutes Management Deiner Unterlagen und Dokumente ist das A und O. Daher gilt: Die Z-Bons Deiner Kasse müssen immer gut aufbewahrt werden! Auch das gilt nicht erst seit Inkrafttreten der GoBD. Die Z-Bons zeigen an, wie viel Geld in die Kasse geflossen ist (also Deinen Sollbestand) und müssen als Buchungsbeleg 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Da Z-Bons durch die Z-Nummern fortlaufend durchnummeriert sind, erkennt das Finanzamt sofort, wenn einmal ein Z-Bon Deiner Kasse fehlt.
Zwei Gastronomen am Tisch mit Stift und Papier

Informiere Dich rechtzeitig über die GoBD.

Kasse richtig führen Was es neben den GoBD sonst noch Wichtiges zu beachten gibt

Wer sich an die oben genannten Anforderungen hält, ist gut auf die Rechtslage mit den GoBD vorbereitet – vorausgesetzt natürlich, er ist auch gegen alle anderen Fehlerquellen im Bezug auf Kasse und Kassenführung gewappnet. Wer sich hier nicht sicher ist, für den haben wir noch einmal die wichtigsten Punkte zum Thema Kassenführung zusammengefasst:

1. Trenn bare und unbare Zahlungen: Nur Barzahlungen gehören in den Kassenbericht und das Kassenbuch!

2. Achte auf die Kassensturzfähigkeit: Bei einer Betriebsprüfung wird kontrolliert, ob der tatsächliche Bestand in einer Kasse mit dem buchmäßigen Bestand übereinstimmt. Wenn der Betriebsprüfer kommt, um Deine Unterlagen und Deine Kasse zu prüfen, sollte alles korrekt sein!

3. Achte auf lückenlose Aufzeichnungen: Dass die Belege Deiner Kasse vollständig sein müssen, sollte selbstverständlich sein.

4. Zeichne unterschiedliche Umsätze getrennt auf: Außer-Haus-Umsätze werden nur mit 7% besteuert und dürfen deshalb nicht mit Inhouse-Umsätzen vermischt werden. 

Mit dem Kassensystem von orderbird bis Du als Gastronom stets auf der sicheren Seite, denn die Kasse erfüllt die GoBD.

Suchst Du guten Rat zu den GoBD und den Anforderungen an Kassen in der Gastronomie?

Du bist Dir unsicher, was die Anforderungen der GoBD für die Gastronomie betreffen? Trag Dich einfach im Kontaktformular ein und erfahre, wie ein finanzamtkonformes Kassensystem, dass die GoBD erfüllt, arbeitet. Wir zeigen Dir eine leicht bedienbare Lösung, auf die Du Dich als Gastronom auch in Zukunft verlassen kannst. Schließlich sind wir finanzamtkonform seit Gründung!

Mach Deine Gastronomie noch erfolgreicher!

Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird sparst Du Zeit, Geld und Nerven. Trag Dich einfach kurz ein und einer unserer Gastronomie-Experten wird sich bei Dir melden.

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