In der Gastronomie gehört die Kasse zum Alltagswerkzeug – sei es für Restaurantinhaber oder für Hoteliers! Die GoBD spielen dabei eine entscheidende Rolle!

Seit dem Ablauf der Übergangsfrist eines BMF-Schreibens aus dem Jahr 2010 und der Veröffentlichung der GoBD – also der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – besteht Verunsicherung im Hinblick auf elektronische Aufzeichnungen. Verständlich, dass ein Schreck durch die Branche ging, als es hieß: “Die elektronische Kasse wird Pflicht.” Wir können Entwarnung geben – das ist ein Irrtum. Fakt ist dennoch: Ein GoBD-Kassencheck ist Pflicht – gerade für Gastronomen. Denn das Finanzamt schaut hier ganz genau hin. Die Finanzverwaltung hat bereits im Jahr 2010 Regeln für elektronische Kassen aufgestellt, die seit Januar 2017 gelten.

Die GoBD lösen die vorher geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) von 1995 und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) von 2001 ab.

Wer eine elektronische Registrierkasse besitzt, muss ab dem 01.01.2017 einiges beachten. Das gilt auch für elektronische Kassensysteme. Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird bist Du aber auf der sicheren Seite, da alles für Dich bereits geregelt ist.

Alle wichtigen Infos über die neue Gesetzeslage hat Annika Haucke für den orderbird-Blog zusammengestellt. Annika ist Rechtsanwältin und Fachredakteurin für die online-Steuerspezialisten von felix1.de. Im Gastbeitrag präsentiert sie Euch im großen GoBD-Kassencheck, wie ihr Euch optimal auf eine Betriebsprüfung vorbereiten könnt.

 

GoBD und BMF-Schreiben vom 2010 – elektronische Kassen müssen aufgerüstet werden

Die beruhigende Nachricht gleich vorweg: Die GoBD und das BMF-Schreiben von 2010 verpflichten Gastronomen nicht zum Führen einer elektronischen Registrierkasse. Wer allerdings eine solche Registrierkasse besitzt, muss seit Januar 2017 einige Grundsätze in der Kassenführung beachten. Viele Altmodelle haben ausgesorgt. Die Stichwörter lauten: Datenaufbewahrung und Verfahrensdokumentation. Seit 2017 musst Du als Gastronom bei Deiner elektronischen Registrierkasse unbedingt die Archivierung folgender Daten und Unterlagen sicherstellen:

  • alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen sowie die entsprechenden Preise mit Historie
  • Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten (Verfahrensdokumentation)
  • sämtliche Journaldaten
  • die Bedienungsanleitung der Kasse
  • die Programmieranleitung der Kasse
  • den Einsatzort und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z. B. Messen oder Märkte)

Das bedeutet auch, dass nach den GoBD elektronisch aufgezeichnete Daten in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Leserlich müssen sie ebenfalls sein. Selbstverständlich ist das allerdings nicht: Viele ältere Kassen können die steuerrelevanten Daten nicht langfristig speichern.

Ganz wichtig: Auch Stornobuchungen müssen korrekt dokumentiert werden – das gilt nicht erst seit den GoBD, sondern war bereits durch die GoBS vorgeschrieben. Denn Stornos fehlerhafter Buchungen bergen eine besondere Manipulationsgefahr. Die Finanzbehörden schauen deshalb ganz genau hin. Wer einmal eine falsche Stornobuchung vornimmt, den hat das Finanzamt ab sofort auf dem Kieker: Die Folge ist ein dauerhafter Manipulationsverdacht. Gastronomen sollten es also besser gar nicht so weit kommen lassen. Jede einzelne Änderung muss im System sichtbar sein und Manipulationen müssen auszuschließen sein.

 

Offene Ladenkassen müssen nicht auf den Müll, aber…

Die gute Nachricht: Offene Ladenkassen müssen nicht auf den Müll. Ein GoBD-Kassencheck bleibt trotzdem nicht erspart. Bei der offenen Ladenkasse beschränken sich die To-dos allerdings auf einen Punkt: Den täglichen handschriftlichen Kassenbericht. Folgende steuerrelevante Informationen sollte der Kassenbericht enthalten:

Kassenendbestand (Ermittlung durch Zählung)

– Kassenendbestand des Vortages

– Bareinlagen

+ Ausgaben

+ Barentnahmen

= Tageseinnahmen

Eine antike Kasse

 

Kassenbericht ist nicht gleich Kassenbuch

Achtung: Das Kassenbuch ersetzt nicht den Kassenbericht. Ein Kassenbericht gibt Auskunft über die Gesamtsumme der Einnahmen an jedem einzelnen Geschäftstag. Das Kassenbuch hingegen dokumentiert alle Informationen zu einem einzelnen Geschäftsvorfall.

Ein Kassenbuch enthält folgende Angaben:

  • Datum
  • Beleg
  • Belegnummer
  • Steuersatz
  • Einnahme in der Kasse
  • Ausgabe durch Kasse
  • Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer
  • Kassenbestand

Kurzum:

Jeder Unternehmer, der zur Buchführung verpflichtet ist, muss ein Kassenbuch führen. Die Daten über Tageseinnahmen müssen in dieses Kassenbuch eingeführt werden – und das geschieht:

– bei der offenen Ladenkasse mittels Kassenbericht

– bei der Registrierkasse über die Tagesendsummenbons (Z-Bons).

Wichtig dabei:

Ein gutes Dokumentenmanagement ist das A und O. Daher gilt: Die Z-Bons müssen immer gut aufbewahrt werden! Auch das gilt nicht erst seit Inkrafttreten der GoBD. Die Z-Bons zeigen an, wie viel Geld in die Kasse geflossen ist und sind als Buchungsbeleg 10 Jahre lang aufbewahrungspflichtig. Da Z-Bons durch die Z-Nummern fortlaufend durchnummeriert sind, erkennt das Finanzamt sofort, wenn einmal ein Z-Bon fehlt.

 

Zwei Gastronomen am Tisch mit Stift und Papier

 

Was es sonst noch wichtiges zu tun gibt

Wer das erledigt, ist gut auf die Rechtslage mit den GoBD vorbereitet – vorausgesetzt natürlich, er ist auch gegen alle anderen Fehlerquellen gewappnet. Wer sich hier nicht sicher ist, für den haben wir hier noch einmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  1. Trennt bare und unbare Zahlungen – nur Barzahlungen gehören in den Kassenbericht und das Kassenbuch!
  2. Achtet auf auf die Kassensturzfähigkeit – bei einer Betriebsprüfung wird kontrolliert, ob der tatsächliche Kassenbestand mit dem buchmäßigen Bestand übereinstimmt. Wenn der Betriebsprüfer kommt, sollte alles korrekt sein!
  3. Achtet auf lückenlose Aufzeichnungen – dass die Belege vollständig sein müssen, sollte aber selbstverständlich sein.
  4. Zeichnet unterschiedliche Umsätze getrennt auf – Außer-Haus-Umsätze werden nur mit 7% besteuert und dürfen deshalb nicht mit Inhouse-Umsätzen vermischt werden. Du willst mehr über GoBD-konforme Kassensysteme erfahren?

    Über die GoBD:

    Die GoBD – kurz für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – gelten seit dem 1. Januar 2015. Sie lösen die vorher wirksamen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdu) und die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführung.

     

    Ab 2017:

    Ab dem Jahresende von 2016 wurde es für viele Besitzer von elektronischen Registrierkassen ernst. Die Anforderungen an Datenaufbewahrung und Verfahrensdokumentation bedeuteten das Aus für viele ältere Kassenmodelle. Weniger Stress haben Gastronomen mit einem der modernen Kassensysteme wie beispielsweise dem iPad-Kassensystem von orderbird.

     

    Ab 2020:

    Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen fordert ab dem 01.01.2020 noch einmal mehr von Gastronomen und Ihren Registrierkassen. Das Gesetz verlangt einen zertifizierten technischen Manipulationsschutz, der aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle besteht.

     

    Ihr seid Euch unsicher mit den GoBD-Anforderungen und möchtet Buchhaltung und Steuern lieber in die erfahrenen Hände eines auf Gastronomie spezialisierten Steuerberaters geben? Dann informiert Euch jetzt bei felix1.de.

    Portrait von GoBD-Expertin Annicka HauckeÜber die Autorin: Annika Haucke ist Rechtsanwältin und Fachredakteurin bei felix1.de. Sie schreibt unter anderem für den felix1.de-Blog News zu steuerlichen Themen. Ihr Ziel ist es, komplexe Steuerthemen in einer verständlichen Sprache zu vermitteln.

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