Um die Frage kurz zu beantworten, nein. Als Kleinunternehmer musst Du nicht unbedingt ein Kassenbuch führen. Dennoch gibt es ein paar Dinge im Bereich Kassenbuch und Buchhaltung zu beachten, um Ärger mit den Behörden zu vermeiden. Die möchten wir Dir natürlich nicht vorenthalten! Deshalb findest Du in diesem Beitrag alle wichtigen Informationen rund um das Thema Kassenbuch im Kleingewerbe.

Darum geht’s im Artikel zum Kassenbuch im Kleingewerbe:

Kassenbuch als Pflicht für Kleinunternehmer
Kassenbuch oder Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Wie führe ich ein Kassenbuch?
Welche Besonderheiten gelten für Kleinunternehmer?
Der Klassiker – Kassenbuch händisch führen
So führst Du ein elektronisches Kassenbuch
Kassenbuch führen mit einer Kassenbuch Software

Kassenbuch als Pflicht für Kleinunternehmer

Ob Du als Unternehmer ein Kassenbuch führen musst, hängt von der Art Deines Unternehmens ab. Bist Du Kleinunternehmer oder freiberuflich unterwegs, musst Du unter Umständen kein Kassenbuch führen. In diesem Fall benötigst Du anstelle eines Kassenbuchs eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), aber dazu gleich mehr. Solltest Du als Kleinunternehmer jedoch freiwillig bilanzieren und gemeldet sein, bist auch Du verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.

Aber warum überhaupt der ganze Wirbel um das Kassenbuch? Nun, bei einem Kassenbuch handelt es sich im Prinzip um eine Dokumentensammlung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben Deines Unternehmens. Nicht nur für Dich als Kleinunternehmer ist das Kassenbuch ein strukturierter Überblick Deiner Finanzen, auch die Behörden werden das eine oder andere Mal einen Blick in Dein Kassenbuch wagen, um zu kontrollieren, ob in Deinem Unternehmen alles mit rechten Dingen zugeht. Vor allem dann, wenn Du als Kleinunternehmer noch auf Barzahlung setzt.

Kassenbuch oder Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Gehen wir einmal davon aus, Du musst kein Kassenbuch führen. Dann bist Du dahin gehend zwar entlastet, zurücklehnen und gar nichts tun ist aber dennoch nicht. Denn in diesem Fall musst Du zumindest eine EÜR erstellen.

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Kurz gesagt: Die EÜR ist eine vereinfachte Art der Gewinnberechnung für Dein Kleinunternehmen.

Eine EÜR liegt das Zufluss- und Abflussprinzip zur Grundlage. Das heißt, dass hierfür ausschließlich das zählt, was tatsächlich zu- oder abfließt. Das betrifft Beträge, die auf Deinem Konto eingegangen oder überwiesen wurden und bar eingenommen oder bar bezahlt wurden. Nur fürs Verständnis: Bei der doppelten Buchführung (wodurch die Kassenbuchpflicht entsteht) würde auch die Entstehung dieser Verbindlichkeit oder deren Begleichung durch eine Leistung eine Rolle spielen.

Durch diesen Unterschied kommt es, dass bei der EÜR allerdings auch alle Anzahlungen – sei es als Einnahmen oder Ausgaben – steuerlich berücksichtigt werden.

Wie führe ich ein Kassenbuch?

Falls Du dazu verpflichtet bist, ein Kassenbuch zu führen, dann musst Du einige Dinge beachten, um nicht in Schwierigkeiten zu geraten. Wenn Du folgende Faktoren erfüllst, ist es für Dich Pflicht, ein Kassenbuch zu erstellen:

  • Dein Kleinunternehmen ist im Handelsregister eingetragen
  • Dein Kleinunternehmen bilanziert oder unterliegt der Pflicht zur doppelten Buchführung
  • Dein Kleinunternehmen erfordert nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb

Trifft einer dieser Punkte auf Dich zu, darfst Du in die Welt des Kassenbuchs eintauchen. Natürlich darfst Du auch freiwillig ein Kassenbuch führen. Das ist primär dann zu empfehlen, wenn Du in Deiner Branche viel mit Bargeld in Kontakt kommst. Denn das Kassenbuch erfasst in erster Linie bare Geschäftsvorfälle und muss folgende Details enthalten:

  • Eine Kennzeichnung der Buchung als Einnahme oder Ausgabe
  • Das Datum der Kassenbewegung
  • Die fortlaufende Belegnummer
  • Den Betrag und die Währung der Bareinnahme oder -ausgabe
  • Den Umsatzsteuersatz in Prozent
  • Den Umsatzsteuerbetrag
  • Einen erklärenden Buchungstext
  • Den Endbestand Deiner Kasse

Notwendig ist außerdem, jeden Beleg über Deine getätigten Buchungen aufzubewahren und diese dem Kassenbuch beizulegen. Ferner versteht es sich von selbst, dass der tatsächliche Kassenbestand Deines Kleinunternehmens immer mit dem Kassenbuch übereinstimmen muss.

Wichtig ist zudem, dass Du weißt, dass Buchhaltung und das Kassenbuch nicht das Gleiche sind. Das Kassenbuch ist lediglich ein Nebenbuch der Buchhaltung. Sprich, das Kassenbuch unterliegt allen gesetzlichen Vorschriften, die auch für Deine Buchhaltung gelten.

Kleinunternehmer sitzen zusammen über dem Kassenbuch

Das Führen eines Kassenbuches ist dann zu empfehlen, wenn Du in Deiner Branche viel mit Bargeld in Kontakt kommst.

Welche Besonderheiten gelten für Kleinunternehmer?

Du wirst Dich jetzt vielleicht fragen, ob es einen Unterschied zwischen dem Führen eines Kassenbuches von Kleinunternehmern und dem Führen eines Kassenbuches von Großunternehmern gibt. Die Frage lässt sich leicht beantworten. Denn der wohl größte Unterschied der Kassenbücher dieser beiden Klassen liegt darin, dass Du im Kleinunternehmen frei entscheiden kannst, ob Du ein Kassenbuch führen möchtest oder nicht. Ein Großunternehmer hingegen hat keine Wahl. Für ihn ist das Anlegen und Führen eines Kassenbuches in jedem Fall verpflichtend.

Überdies müssen Großunternehmer eine Bilanzierung durchführen. Das Kassenbuch dient dabei als Stütze, da es einen Überblick über die aktuellen Einnahmen und Ausgaben bietet. Ansonsten unterscheiden sich die zwei Kassenbücher nur noch vom Umfang.

Der Klassiker – Kassenbuch händisch führen

In Zeiten der Digitalisierung ist die Frage danach, ob Du Dein Kassenbuch auch handschriftlich führen darfst, gar nicht so abwegig. Wir können Dich aber beruhigen. In diesem Fall darfst Du noch das gute alte Notizbuch zur Hand nehmen und Deine Sonntagsschrift unter Beweis stellen. Allerdings ist es tatsächlich einfacher, das ganze über den Computer zu machen, denn jeder Kassenbucheintrag muss eine Vielzahl von Angaben enthalten.

Verzeichnet Dein Kleinunternehmen eher wenige bare Geschäftsvorfälle, kann ein handschriftlich geführtes Kassenbuch reichen. Vergesse jedoch nicht, dass Dein Kassenbestand später manuell in Dein Hauptbuch übertragen werden muss.

Solltest Du Dich dennoch für die handschriftliche Kassenbuch-Variante entscheiden, findest Du bereits fertig gebundene Kassenbücher im Bürofachhandel. Alternativ kannst Du Dirauch Muster für Dein Kassenbuch aus dem Internet herunterladen. Auch Excel oder Word bieten Vorlagen, allerdings musst Du dafür die Software gekauft haben. Excel Kassenbücher sind außerdem unzulässig, da diese veränderbar sind. Die Finanzbehörden verlangen jedoch, dass Buchführungsunterlagen sowohl im Kleinunternehmen als auch im Großunternehmen unveränderbar sind.

So führst Du ein elektronisches Kassenbuch

Die unkomplizierteste Möglichkeit für ein Kassenbuch zu führen ist es, Dein Kassenbuch elektronisch zu erfassen. Die Vorteile dieser modernen Formgebung eines Kassenbuches liegen auf der Hand. Du sparst Dir einen Haufen Zeit, da für das Kassenbuch nötige Summen und Überträge vollautomatisch ermittelt werden und der Soll-Ist-Abgleich der Kassenbestände automatisch effizienter gestaltet wird. Abgesehen davon sind Erfassungs- und Rechenfehler bei dieser Kassenbuch Variante eher unwahrscheinlich.

Diese digitalen Kassenbuch Varianten gibt es:

  • Online-Kassenbuch: Ein elektronisches Kassenbuch, das über Cloud-Dienste läuft.
  • PC Kassenbuch Software: Die Kassenbuch Software wird lokal auf Deinem Endgerät installiert, wodurch Dein Kassenbuch auch unabhängig von einer Internetverbindung verwalten kannst.
  • Kassenbuch in Excel: Diese Kassenbuch Option wäre rein für Deine privaten Unterlagen, denn wie bereits erwähnt, akzeptieren die Behörden kein Excel Kassenbuch, da dieses veränderbar ist.

Das Kassenbuch zu führen, erklärt sich im Grunde mit dem Programm, wobei sich die verschiedenen Kassenbuch-Arten im Kern kaum voneinander unterscheiden. Du legst ein Kassenbuch in Deinem Programm an, erfasst die Zählbestände als Anfangsbestand und klickst auf „Kassenbewegung eingeben“. Das Programm sagt Dir im Grunde alles, was Du benötigst und eintragen musst. Folge einfach immer den Anweisungen.

Kleinunternehmerin sitzt vor ihrem elektronischen Kassenbuch

Das Kassenbuch mithilfe einer Software elektronisch zu führen ist die einfachste Möglichkeit für Dich als Kleinunternehmer.

Kassenbuch führen mit einer Kassenbuch Software

Die wohl unkomplizierteste Möglichkeit ein Kassenbuch zu führen ist die mit einer Kassenbuch-Software. Diese Form des Kassenbuches lässt sich in der Regel direkt mit Deinem Kassensystem verbinden, wodurch alle Daten und Belege automatisch ins Kassenbuch übertragen werden.

Möchtest Du Geld und Zeit sparen, investierst Du direkt in ein Kassensystem, welches bereits über ein integriertes Kassenbuch verfügt. Die Vorteile sind überzeugend, denn zum einen musst Du nicht jeden einzelnen Geschäftsvorfall manuell in Dein Kassenbuch eintragen und außerdem kannst Du Dich darauf verlassen, dass keine Buchung im Kassenbuch vergessen wird.

So werden all Deine Einträge und Daten vollautomatisch und fiskuskonform im Kassenbuch erfasst. Grundvoraussetzung hierfür ist jedoch, dass Du Dein Kassensystem gewissenhaft bedienst. Orderbird bietet zum Beispiel ein solches Kassensystem an. Das Kassensystem ist finanzamtkonform und beinhaltet alles, was Du benötigst, um Dein Kassenbuch zeitsparend und unkompliziert zu verwalten.

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