Gemeinsam mit unserer Markenbotschafterin, Franziska Weidner, selbst erfahrene Gastro-Gründerin, teilen wir in unserer Reihe StartSmart alle wichtigen Schritte, um erfolgreich in der Gastronomie zu gründen. Nach dem letzten Teil zum Businessplan folgt nun das Thema Formalitäten beim Gründen. Niemand mage es, aber es ist ein notwendiges Übel. Franzis Tipps und unsere Übersicht helfen Dir.

 

Checkliste zu Formalitäten:

Hier findest Du 13 wichtige Formalitäten, die Du im Auge haben solltest!

Markenbotschafterin Franziska Weidner für orderbird mit Gründungstipps

Wer ist Franziska Weidner?

Franziska Weidner ist gelernte Veranstaltungskauffrau und Gastronomin aus Leidenschaft. Sie ist Gründerin von Foodtrucks United – Deutschlands führender Eventagentur und Community für mobile Gastronomie mit über 150 Foodtrucks und eigener App. Außerdem hat sie eine Plattform geschaffen, um eng mit Kooperationspartnern wie orderbird zusammenzuarbeiten und so Gastronomen in der täglichen Arbeit und in der Gründungsphase zu unterstützen.

2024 hat Franzi mit ihrer Idee des gemeinsamen Arbeitens den Deutschen Gastro-Gründerpreis gewonnen.

 

Interview mit Franziska Weidner zum Thema Formalitäten beim Gründen

 

Was hat Dich dazu inspiriert, in die Gastronomie einzusteigen, und wie bist Du an den bürokratischen Teil der Gründung herangegangen? 

Ich habe schon mit 14 angefangen zu kellnern und hatte mit meinen Eltern, beide aus dem Hotelbereich, immer schon einen Bezug zur Gastronomie. Den bürokratischen Teil habe ich nie als Problem wahrgenommen, sondern einfach gemacht. Die Behörden meldeten sich stets, wenn etwas fehlte :). 

 

Welche formalen Schritte haben Dich am Anfang besonders viel Zeit oder Nerven gekostet, und wie bist Du mit diesen Herausforderungen umgegangen? 

Die Anmeldung der Steuernummer war sehr anstrengend, bis ich wusste, was ich brauche und so weiter. Es wäre schön gewesen, wenn mich jemand über die verschiedenen Varianten der Unternehmen wie UG, GmbH, Einzelunternehmer etc. aufgeklärt hätte.

Austausch über wichtige Informationen bei Gastronomie Gründung

Gab es Anmeldungen, Genehmigungen oder Nachweise, die Dich überrascht haben, weil sie im Vorfeld weniger bekannt waren? 

Nein. Ich fand, es war auch keine große Hürde, ein Gewerbe anzumelden. 

 

Wie hast Du die passende Rechtsform für Dein Unternehmen gewählt und welche Faktoren waren bei Deiner Entscheidung ausschlaggebend? 

Ganz klar, war die Finanzierung das ausschlaggebende Thema. Deshalb entschied ich mich, als Einzelunternehmerin zu starten, weil es ohne Kapital möglich ist.

 

Welche Versicherungen und Genehmigungen waren für Dich besonders wichtig, und wie hast Du Dich in diesem Bereich beraten lassen? 

Das Wichtigste zu Beginn war definitiv die Haftpflichtversicherung. Zusätzlich war für mein Einzelunternehmen die Reisegewerbe-Karte extrem wichtig. Um dafür die entsprechenden Infos zu kriegen, habe ich mit den Kollegen gesprochen und mich von ihnen beraten lassen. 

Franziska Weidner beim Prüfen von Informationen im Web

Wie konntest Du sicherstellen, dass Du 100 % finanzamtskonform arbeitest? Warum hast Du orderbird gewählt? 

Hier haben wir einfach direkt auf orderbird gesetzt, weil alle Anforderungen, die das Finanzamt hat mit dem Kassensystem komplett abgedeckt sind. Besser geht es für uns nicht. Ich kann mir sicher sein, dass alles richtig läuft, weil ich dieses Thema gleich von Anfang an in die Hände der Profis gegeben habe.

 

Wie regelst Du steuerliche Anforderungen – arbeitest Du mit einem Steuerberater zusammen?

Ganz ehrlich, ohne Steuerberater geht es nicht. Wir haben hier einen tollen Steuerberater an der Hand. Und dank orderbird und lexoffice kann ich seine Anforderungen direkt erfüllen. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm! 

 

Welche Erfahrungen hast Du mit den Hygienevorschriften und der Mitarbeiterschulung gemacht, und welche Dokumentationen sind hier regelmäßig nötig? 

Wir haben sehr strenge Auflagen, die meiner Meinung nach auch wichtig sind. Als erster Schritt erfolgt immer die Hygienebelehrung und dann kommt die individuelle Unterweisung. Wichtig ist, das Personal eng einzubinden. Wir arbeiten da sehr eng zusammen, eben weil es so wichtig ist.

 

Welche Tipps würdest Du anderen Gründer*innen geben, um die bürokratische Vorbereitung möglichst effizient zu gestalten?

Lasst Euch auf keinen Fall abschrecken, sondern macht. Sprecht mit euren Kollegen und auch mit den Banken und den Steuerberatern, was sie Euch empfehlen. Die Gemeinden und Kommunen helfen hier auch. Und wenn ihr etwas vergessen habt, dann wird es meist von Euch nachgefordert. Also keine Angst vor dem Papierkram.

Gab es Hilfsangebote oder Beratungen, die Dir bei der Gründung besonders geholfen haben und die Du weiterempfehlen würdest? 

Leider nicht wirklich. Ich wäre froh gewesen, wenn es mehr Unterstützung gegeben hätte. 


Liebe Franzi, vielen Dank für das Interview zum Ablauf der Formalitäten bei Deiner Gründung. Wir freuen uns schon auf den fünften Teil der StartSmart-Reihe! 

 

Übersicht zu wichtigen Formalitäten bei Gründungen

Du musst unterschiedliche Formalitäten erfüllen, je nachdem was für ein Geschäft Du gründen willst. Diese Übersicht ist demenstsprechend weder vollständig, noch stellt es eine Rechtsberatung dar. Diese Übersicht gibt Dir dennoch wichtige Anhaltspunkte.

1. Geschäftsplan und Finanzierung

  • Geschäftsplan: Ein gut durchdachter Geschäftsplan ist wichtig, um Deine Idee klar zu strukturieren und potenziellen Investoren oder der Bank zu präsentieren.
  • Finanzierung: Kläre, ob Du einen Kredit oder eine Förderung benötigst und recherchiere über Fördermöglichkeiten und Finanzierungsprogramme, z.B. über die KfW-Bank in Deutschland.

2. Gewerbeanmeldung

  • Die Anmeldung Deines Gewerbes erfolgt beim Gewerbeamt. Für Gastronomiebetriebe ist oft eine Gaststättenerlaubnis erforderlich, wenn Du alkoholische Getränke anbietest.
  • Für die Gewerbeanmeldung benötigst Du:
    • Personalausweis oder Reisepass,
    • ggf. eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis,
    • eine Kopie des Mietvertrags (für die Lokalität),
    • und möglicherweise eine Bescheinigung vom Gesundheitsamt.

3. Gaststättenkonzession (Betriebserlaubnis)

  • Wenn Du ein Lokal mit alkoholischem Ausschank führst, benötigst Du eine Gaststättenkonzession. Diese wird ebenfalls beim zuständigen Ordnungsamt beantragt.
  • Voraussetzungen sind:
    • Nachweis der persönlichen Zuverlässigkeit (polizeiliches Führungszeugnis)
    • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
    • Nachweis über die Teilnahme an einem Lebensmittelhygienekurs
    • Teilnahme an einem Ersthelfer-Kurs für Dich und ggf. auch für Mitarbeiter

4. Gesundheitsamt und Hygieneschulungen

  • Das Gesundheitsamt überprüft gastronomische Betriebe regelmäßig auf Einhaltung der Hygienebestimmungen. Du und Deine Mitarbeiter müssen daher an einer Hygieneschulung teilnehmen und ein Gesundheitszeugnis vorweisen können.
  • Die Hygieneschulung nach dem Infektionsschutzgesetz ist Pflicht und kann z.B. bei der IHK oder dem Gesundheitsamt absolviert werden.

5. Handwerkskammer oder Industrie- und Handelskammer (IHK)

  • Als Gastronomiebetrieb ist in den meisten Fällen eine Anmeldung bei der IHK erforderlich, da viele Tätigkeiten im Bereich der Gastronomie zur Industrie- und Handelsbranche zählen.
  • Je nach Art Deines Betriebs, insbesondere bei handwerklichen Tätigkeiten (z.B. eigene Bäckerei oder Konditorei), kann eine Mitgliedschaft in der Handwerkskammer erforderlich sein.

6. Finanzamt

  • Nach der Gewerbeanmeldung meldet sich das Finanzamt bei Dir. Du erhältst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du ausfüllen und zurücksenden musst.
  • Für die Gastronomie sind spezielle steuerliche Regelungen zu beachten, z.B. der ermäßigte Mehrwertsteuersatz für Speisen im Gegensatz zu Getränken.

7. Berufsgenossenschaft und Versicherungen

  • Melde Deinen Betrieb bei der Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) an. Sie ist für die Unfallversicherung der Mitarbeiter zuständig.
  • Weitere wichtige Versicherungen sind:
    • Betriebshaftpflichtversicherung
    • Inhaltsversicherung (für Inventar, Vorräte und technische Geräte)
    • Rechtsschutzversicherung
    • Ertragsausfallversicherung

8. Kassenführung und Fiskalisierungspflicht

  • In Deutschland müssen Kassensysteme bestimmte Anforderungen erfüllen, um gegen Manipulationen geschützt zu sein (GoBD und TSE). Informiere dich über die Fiskalisierungspflicht und die richtige Kassenführung.
  • Wähle ein geeignetes Kassensystem, das gesetzeskonform ist, da Fehler hier kostspielig werden können.

9. GEMA und andere Urheberrechte

  • Wenn Du Musik in Deinem Lokal abspielst (Radio, Live-Musik, Hintergrundmusik), musst Du dies bei der GEMA anmelden und die entsprechenden Gebühren entrichten.

10. Kennzeichnung und Verbraucherschutz

  • In der Gastronomie bist Du verpflichtet, Deine Speisekarte gemäß den Vorgaben zur Allergenkennzeichnung und Nährwertdeklaration zu gestalten.
  • Prüfe die Anforderungen, welche Allergene und Zusatzstoffe angegeben werden müssen und stelle sicher, dass Du die Vorgaben zum Verbraucherschutz einhältst.

11. Mitarbeiter anmelden und Mindestlohn

  • Wenn Du Mitarbeiter beschäftigst, musst Du diese bei der Sozialversicherung und bei der Minijob-Zentrale (bei geringfügiger Beschäftigung) anmelden.
  • Beachte den gesetzlichen Mindestlohn und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften wie Arbeitszeiten und Pausen.

12. Schildergenehmigung

  • Wenn Du ein Firmenschild oder eine Außenwerbung anbringen willst, benötigst Du je nach Gemeinde eine Genehmigung.

13. Weitere mögliche Genehmigungen

  • Je nach Art und Lage des Betriebs können weitere Genehmigungen notwendig sein, z.B. wenn Du einen Außenbereich für Gäste einrichten möchtest oder Lärmschutzauflagen zu beachten sind.
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