Neue Regeln für Kassen in der Gastronomie stehen an! Dazu gehört: Die Belegausgabepflicht.

Bereits seit 2017 gelten in Deutschland wichtige Anforderungen für steuerpflichtige Unternehmen, die mit elektronischen Aufzeichnungssystemen arbeiten. Diese sind im “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” festgelegt. Hast Du in Deiner Gastronomie schon länger eine elektronische Registrierkasse? Dann sind Einzelaufzeichnungspflicht, GoBD und Kassen-Nachschau bestimmt keine neuen Begriffe für Dich.

Aber Achtung: Ab dem 1. Januar 2020 werden die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme erweitert! Denn dann gilt die Kassensicherungsverordnung.  

Was bedeutet das für Dich als Gastronomen? Unter anderem, dass Du ab 2020 zur Belegausgabe verpflichtet bist.

 

Das erwartet Dich in diesem Artikel zum Thema Belegausgabepflicht:

  1. Das kommt auf Dich zu: Ein Kassenbeleg für jeden Gast.
  2. Es gibt Ausnahmen: Verkaufst Du an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen?
  3. Unsere Tipps: Was Du bei der Belegausgabepflicht bedenken solltest.
  4. Der Kassenbeleg: Das sollte auf Deinem Beleg nicht fehlen.
  5. Außerdem wichtig: Die technische Sicherheitseinrichtung und die Kassenmeldepflicht.

 

Ein Beleg auf dem Tisch unter einem ausgetrunkenem Bierglas.

„Einen Beleg für Sie?“. Diese Frage gehört ab 2020 der Vergangenheit an.

 

Ab 2020: Jeder Gast muss einen Beleg bekommen

Mit dem Kassengesetz 2020 wird die Belegausgabepflicht eingeführt: Wer mit elektronischen Kassensystemen arbeitet, muss jedem Kunden und Gast einen Beleg über den Geschäftsvorfall zur Verfügung stellen. Wenn Du in Deiner Gastronomie also mit einer Registrierkasse oder einem iPad-Kassensystem arbeitest, dann musst Du Deinen Gästen ab 2020 immer einen Kassenbeleg geben. 

Immer? Leider ja. Egal ob ein Kaffee zum Mitnehmen oder ein großes Familienessen: Mit der Belegausgabepflicht soll sichergestellt werden, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall auch wirklich dokumentiert wird. Der Gesetzgeber sieht darin eine wichtige Maßnahme um Manipulationen, Schwarzgeld und die Hinterziehung von Steuern zu verhindern.

Die Belegausgabepflicht ist in dem § 146a Abs. 2 AO festgelegt. Sie gilt für alle elektronische Kassensysteme. Offene Ladenkassen sind davon ausgeschlossen.

Du musst wissen: Die Belegausgabepflicht schreibt Dir als Gastronomen vor, Kassenbelege auszuhändigen. Deine Gäste aber sind nicht dazu verpflichtet, sie auch anzunehmen. Möchten sie keinen Beleg, landet er im Müll. Das ist zum Beispiel in Italien nicht der Fall: Hier muss jeder Gast den Beleg entgegennehmen.

 

Kann die Belegausgabepflicht irgendwie umgangen werden?

Grundsätzlich gilt, dass sich ab 2020 alle steuerpflichtigen Unternehmen an die Belegausgabepflicht halten müssen, wenn sie mit digitalen Aufzeichnungssystemen arbeiten. Aber:

  • Du musst Deinen Gästen den Beleg nicht zwingend in Papierform geben. Wenn Du die entsprechenden Daten hast, kannst Du Kassenbelege auch in elektronischer Form zur Verfügung stellen (zum Beispiel als E-Mail) .

Wegen der zunehmenden Digitalisierung geht man davon aus, dass bereits jetzt 25 Prozent der Belegausgabe elektronisch erfolgt.

  • Der Gesetzgeber sieht ein, dass es nicht für jedes Unternehmen machbar ist, für jeden einzelnen Geschäftsvorgang einen Kassenbeleg anzubieten. Es besteht deshalb die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen.

Befreiung von der Belegausgabepflicht

Für jeden einzelnen Gast einen Beleg auszudrucken oder in elektronischer Form Kassenbelege zu verschicken ist nicht ohne. Deshalb heißt es offiziell auch: Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität können Finanzbehörden Unternehmen von der Belegausgabepflicht befreien, wenn es sich um Verkäufe von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt. Und das ist in Bars, Restaurants und Cafés oft der Fall.

 

Eine Gruppe von feiernden Menschen stoßen in einer Bar an.

Du hast einen Club oder eine Bar? Stelle einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht.

 

Das heißt für Dich als Gastronomen also: Du kannst bei Deinem zuständigen Finanzamt einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen. Das Finanzamt wird dann im Einzelfall darüber entscheiden. Eine ähnliche Regelung gibt es bereits auch im Bezug auf die Einzelaufzeichnungspflicht – hier allerdings nur, wenn es sich um eine offene Ladenkasse handelt.

 

Die Belegausgabepflicht in der Gastronomie: 5 Tipps von orderbird

1. Es gibt Ausnahmen: Wende Dich rechtzeitig an Dein zuständiges Finanzamt und stelle einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht. Es besteht die Möglichkeit, dass dem Antrag stattgegeben wird. Dann bist Du nicht dazu verpflichtet, immer einen Beleg auszugeben.

2. Wenn Du nicht von der Belegausgabepflicht befreit wirst: Informiere Deine Gäste rechtzeitig. Denn jeder einzelne Beleg produziert zusätzlichen Müll, während das Umweltbewusstsein vieler Menschen zunehmen steigt. Es könnte deshalb sein, dass sich einige Deiner Gäste darüber beschweren. Es erscheint ja auch etwas absurd, einen Beleg zu bekommen, wenn man nur einen Kaffee bestellt hat. Wir empfehlen Dir deshalb: Mach Deine Gäste rechtzeitig darauf aufmerksam, dass Du ab 2020 zu der Belegausgabe verpflichtet sein wirst. So wissen sie, dass Du nichts dagegen tun kannst. Du kannst die Information zum Beispiel auf einem deutlich sichtbaren Aushang anbringen.

 

Junge Kellnerin die sich bei Kunden wegen der Belegausgabepflicht entschuldigt.

Vermeide Ärger mit Deinen umweltbewussten Gästen: Informiere sie über die Belegausgabepflicht.

 

3. Du kannst Belege auch elektronisch versenden: Die Belegausgabepflicht besagt nicht, dass Du zum Drucken aller Belege verpflichtet bist. Du kannst sie Deinen Gästen zum Beispiel auch per Mail senden. Informiere Deine Gäste auch darüber. Gerade für Stammkunden kann das eine gute Alternative sein. Aber Achtung: Wenn Du Dich für das Versenden von Belegen in elektronischer Form entscheidest, musst Du die DSGVO beachten (Stichwort Datenschutz)!

4. Vermeide Strafen: Ein Verstoß gegen das neue Kassengesetz und die Belegausgabepflicht kann zu hohen Strafen führen – im Ernstfall droht eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro. Informiere deshalb unbedingt auch alle Deine Mitarbeiter und stelle sicher, dass sie sich an die neuen Anforderungen halten.

5. Überprüfe Dein Kassensystem auf technische Anforderungen: Du musst rechtzeitig überprüfen, ob Du mit Deiner Kasse problemlos Belege drucken kannst. Auf den Kassenbelegen müssen alle erforderlichen Informationen über den Geschäftsvorfall stehen. Außerdem solltest Du auch überprüfen, ob Du die Belege auf Wunsch schnell und einfach elektronisch übermitteln kannst (zum Beispiel per E-Mail). Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird zum Beispiel wird das kein Problem sein.

 

Das muss auf dem Kassenbeleg stehen

Außerdem solltest Du auf Nummer sicher gehen und überprüfen, ob Deine Kassenbelege ordnungsgemäß sind. Das heißt, folgende Informationen müssen auf den Belegen stehen:

  • vollständiger Name und Anschrift Deiner Gastronomie
  • das Datum und die Uhrzeit der Belegausstellung
  • die Art und Menge der Bestellungen
  • die Rechnungsnummer
  • der zu zahlende Betrag und der Steuerbetrag
  • ab 2020: die Seriennummer von Deinem Kassensystem oder die Seriennummer von dem Sicherheitsmodul

 

Die iPad-Kasse von orderbird mit Kassenlade und Drucker auf einem Tresen stehend. Dahinter Alkoholflaschen an der Wand.

Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird bist Du immer auf der sicheren Seite.

Auch wichtig: Weitere Regelungen ab 2020

Neben der Pflicht zur Belegausgabe sieht das Kassengesetz 2020 noch weitere Regelungen vor:

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a Abs. 1 S. 2 AO)

Das neue Kassengesetz schreibt vor, dass alle digitalen Kassensysteme eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung haben müssen. Diese Sicherheitseinrichtung muss vom Kassenhersteller zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel in Form eines Updates. Du als Gastronom musst also nicht viel machen. Außer: Informiere Dich rechtzeitig, ob Deine Kasse eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung haben wird. Sie muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle bestehen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Grundaufzeichnungen in der Kasse nicht manipuliert werden können.

Kassenmeldepflicht (§ 146a Abs. 4 AO)

Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen ab 2020 dem Finanzamt ihre Kasse melden. Laut § 146a Abs. 4 AO muss die Finanzverwaltung folgende Daten über die Kassensysteme haben:

  • Information über das verwendete elektronische Aufzeichnungssystem
  • die genaue Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • das Datum der Anschaffung
  • die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
  • das Datum der Außerbetriebnahme

Denkt dran:

Dank der Kassen-Nachschau können Finanzbehörden bereits seit 2018 Prüfungen ohne vorherige Ankündigung vornehmen. Man kann davon ausgehen, dass diese Prüfungen im kommenden Jahr verschärft werden. Es kann dann auch passieren, dass Steuerprüfer verdeckt in Deiner Gastronomie auftauchen und überprüfen, ob Du Deinen Gästen einen Beleg zur Verfügung stellst.

Du hast Deine Kasse überprüft? Und festgestellt, dass sie den neuen Anforderungen nicht standhält? Dann lass Dich unverbindlich von orderbird beraten: Denn das iPad-Kassensystem von orderbird wird auf das neue Kassengesetz und die technische Verordnung vorbereitet sein, sodass die finanzamtkonforme Kassenführung auch ab 2020 kein Problem ist. Trag Dich einfach hier unten ein und überzeuge Dich von den Funktionen von orderbird.

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