Belegausgabepflicht 2020 in der Gastronomie

Seit 2020 gelten neue Regeln für Kassen in der Gastronomie. Zur KassenSichV gehört auch die Belegausgabepflicht.

Bereits seit 2017 gelten in Deutschland wichtige Anforderungen für steuerpflichtige Unternehmen, die mit elektronischen Aufzeichnungssystemen arbeiten. Diese sind im “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” festgelegt. Hast Du in Deiner Gastronomie schon länger eine elektronische Registrierkasse? Dann sind Einzelaufzeichnungspflicht, GoBD und Kassen-Nachschau bestimmt keine neuen Begriffe für Dich.

Aber Achtung: Seit 2020 wurden die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme erweitert! Denn seit 1. Januar 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Für Dich als Gastronomen bedeutet das unter anderem, dass Du zur Belegausgabe verpflichtet bist.

Das erwartet Dich in diesem Artikel zum Thema Belegausgabepflicht:

Belegausgabepflicht: Ein Kassenbon für jeden Gast

Gibt es Ausnahmen von der Bonpflicht?

Das muss auf dem Kassenbeleg stehen

Die Belegausgabepflicht in der Gastronomie: 5 Tipps von orderbird

KassenSichV: Was Du außerdem wissen musst

Belegausgabepflicht: Ein Kassenbon für jeden Gast

Mit dem Kassengesetz 2020 wurde die Belegausgabepflicht eingeführt: Wer mit elektronischen Kassensystemen arbeitet, muss jedem Kunden und Gast einen Beleg über den Geschäftsvorfall zur Verfügung stellen. Wenn Du in Deiner Gastronomie also mit einer Registrierkasse oder einem iPad-Kassensystem arbeitest, dann musst Du Deinen Gästen seit dem 1. Januar 2020 immer einen Beleg zur Verfügung stellen. 

Immer? Leider ja. Egal ob ein Kaffee zum Mitnehmen oder ein großes Familienessen: Mit der Belegausgabepflicht soll sichergestellt werden, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall auch wirklich dokumentiert wird. Der Gesetzgeber sieht darin eine wichtige Maßnahme um Manipulationen, Schwarzgeld und die Hinterziehung von Steuern zu verhindern.

Die Belegausgabepflicht ist in dem § 146a Abs. 2 AO festgelegt. Sie gilt seit dem 1. Januar 2020 für alle elektronische Kassensysteme. Offene Ladenkassen sind davon ausgeschlossen.

Du musst wissen: Die Bonpflicht schreibt Dir als Gastronomen vor, Kassenbelege zur Verfügung zu stellen. Deine Gäste sind aber nicht dazu verpflichtet, sie auch anzunehmen. Möchten sie keinen Beleg, landet er im Müll. Das ist zum Beispiel in Italien nicht der Fall: Hier muss jeder Gast den Beleg entgegennehmen.

“Einen Beleg für Sie?”. Seit 1. Januar 2020 muss jedem Gast ein Beleg zur Verfügung gestellt werden!

Gibt es Ausnahmen von der Bonpflicht?

Grundsätzlich gilt, dass sich seit dem 1. Januar 2020 alle steuerpflichtigen Unternehmen an die Belegausgabepflicht halten müssen, wenn sie mit digitalen Aufzeichnungssystemen arbeiten. Aber:

• Du musst Deinen Gästen den Beleg nicht zwingend in Papierform geben. Wenn Du die entsprechenden Daten hast, kannst Du Belege auch in elektronischer Form zur Verfügung stellen (zum Beispiel als E-Mail) .

Wegen der zunehmenden Digitalisierung geht man davon aus, dass bereits jetzt 25 Prozent der Belegausgabe elektronisch erfolgt.

• Der Gesetzgeber sieht ein, dass es nicht jedem Unternehmen möglich ist, für jeden einzelnen Geschäftsvorgang einen Kassenbeleg anzubieten. Es besteht deshalb die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen.

Befreiung von der Belegausgabepflicht

Für jeden einzelnen Gast einen Beleg auszudrucken oder in elektronischer Form zu verschicken ist nicht ohne – und auch nicht immer möglich. Deshalb heißt es nach § 146a Abs. 2 Satz AO auch: Aus Zumutbarkeitsgründen können Finanzbehörden Unternehmen von der Belegausgabepflicht befreien, wenn es sich um Verkäufe von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt. Und das ist zum Beispiel in großen Bars und Diskotheken oft der Fall.

Du hast einen Club oder eine Bar? Stelle einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht.

Für Dich als Gastronomen heißt das also: Du kannst bei Deinem zuständigen Finanzamt einen Antrag auf eine Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen. Das Finanzamt wird dann vor Ort prüfen, ob es sich in Deinem Fall um eine sachliche oder persönliche Härte handelt, der Belegausgabepflicht nachzugehen.

Im Sinne des § 148 AO kann im Einzelfall eine Befreiung von der Bonpflicht beantragt werden. Die Befreiung kann nach sorgfältiger Prüfung durch die Finanzbehörden gewährt werden, wenn eine sachliche oder persönliche Härte besteht.

Das muss auf dem Kassenbeleg stehen

Im Sinne der Kassensicherungsverordnung geht es nicht nur darum, Belege immer zur Verfügung zu stellen. Du musst auch darauf achten, was genau auf Deinem Kassenbeleg steht.

Folgende Informationen müssen auf einem ordnungsgemäßen Beleg zu finden sein:

• vollständiger Name und Anschrift Deiner Gastronomie
• das Datum und die Uhrzeit der Belegausstellung
• die Art und Menge der Bestellungen
• die Rechnungsnummer
• der zu zahlende Betrag und der Steuerbetrag
• die Seriennummer von Deinem Kassensystem oder die Seriennummer von dem Sicherheitsmodul (diese Information kann erst dann auf dem Beleg vermerkt werden, wenn Dein Kassensystem über eine TSE verfügt)

Die Belegausgabepflicht in der Gastronomie: 5 Tipps von orderbird

1. Es gibt Ausnahmen: Wende Dich rechtzeitig an Dein zuständiges Finanzamt und stelle einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht. Es besteht die Möglichkeit, dass dem Antrag stattgegeben wird. Dann bist Du nicht dazu verpflichtet, immer einen Beleg auszugeben.

2. Wenn Du nicht von der Belegausgabepflicht befreit wirst: Informiere Deine Gäste! Denn jeder einzelne Beleg produziert zusätzlichen Müll, während das Umweltbewusstsein vieler Menschen zunehmen steigt. Es könnte deshalb sein, dass sich einige Deiner Gäste darüber beschweren. Es erscheint ja auch etwas absurd, einen Beleg zu bekommen, wenn man nur einen Kaffee bestellt hat. Wir empfehlen Dir deshalb: Mach Deine Gäste darauf aufmerksam, dass Du seit dem 1. Januar 2020 zu der Belegausgabe verpflichtet bist. So wissen sie, dass Du nichts dagegen tun kannst. Du kannst die Information zum Beispiel auf einem deutlich sichtbaren Aushang anbringen.

Vermeide Ärger mit Deinen umweltbewussten Gästen: Informiere sie über die Belegausgabepflicht.

3. Du kannst Belege auch elektronisch versenden: Die Belegausgabepflicht besagt nicht, dass Du zum Drucken aller Belege verpflichtet bist. Du kannst sie Deinen Gästen zum Beispiel auch per Mail senden. Informiere Deine Gäste auch darüber. Gerade für Stammkunden kann das eine gute Alternative sein. Aber Achtung: Wenn Du Dich für das Versenden von Belegen in elektronischer Form entscheidest, musst Du die DSGVO beachten (Stichwort Datenschutz)!

4. Vermeide Strafen: Ein Verstoß gegen das neue Kassengesetz kann zu hohen Strafen führen – im Ernstfall droht eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro. Informiere deshalb unbedingt auch alle Deine Mitarbeiter und stelle sicher, dass sie sich an die neuen Anforderungen halten.

5. Überprüfe Dein Kassensystem auf technische Anforderungen: Du musst rechtzeitig überprüfen, ob Du mit Deiner Kasse problemlos Belege drucken kannst. Auf den Kassenbelegen müssen alle erforderlichen Informationen über den Geschäftsvorfall stehen. Außerdem solltest Du auch überprüfen, ob Du die Belege auf Wunsch schnell und einfach elektronisch übermitteln kannst (zum Beispiel per E-Mail). Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird zum Beispiel wird das kein Problem sein.

KassenSichV: Was Du außerdem wissen musst

Die Belegausgabepflicht ist wichtiger Bestandteil der seit dem 1. Januar 2020 geltenden Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Neben der Verpflichtung zur Ausgabe von Belegen, bringt die KassenSichV weitere Regelungen für alle elektronischen Kassensysteme mit sich. Das sind:

• Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung – kurz: TSE (§ 146a Abs. 1 S. 2 AO): Spätestens seit Ende September 2020 müssen alle digitalen Kassensysteme mit einer TSE ausgestattet sein. Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle bestehen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass keine Aufzeichnungen in der Kasse manipuliert werden können. Ausführliche Informationen zur TSE findest Du hier: technische Sicherheitseinrichtung.
• Die Kassenmeldepflicht (§ 146a Abs. 4 AO): In Zukunft müssen alle elektronischen Kassensysteme im Geschäftsverkehr dem Finanzamt gemeldet werden. Damit soll unter anderem sichergestellt werden, dass Deine Kasse über eine TSE verfügt. Weitere Informationen dazu findest Du hier: Kassenmeldepflicht.

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Mit dem Kassensystem von orderbird ist das Kassengesetz 2020 samt Belegausgabepflicht kein Problem.

Eine benutzerfreundliche Lösung für die Umsetzung der technischen Anforderungen ist die Online TSE von orderbird.

Denk dran:

Dank der Kassennachschau können Finanzbehörden bereits seit 2018 Prüfungen ohne vorherige Ankündigung vornehmen. Man kann davon ausgehen, dass diese Prüfungen nun verstärkt werden. Es kann zum Beispiel passieren, dass Steuerprüfer verdeckt in Deiner Gastronomie auftauchen und überprüfen, ob Du Deinen Gästen einen Beleg zur Verfügung stellst.

Du als Gastronom solltest deshalb sicherstellen, dass Du mit Deiner Kasse problemlos Belege drucken kannst und dass alle erforderlichen Informationen über den Geschäftsvorfall auf dem Beleg zu finden sind. Außerdem solltest Du auch überprüfen, ob Du die Belege auf Wunsch schnell und einfach elektronisch übermitteln kannst (zum Beispiel per E-Mail). Mit dem iPad-Kassensystem von orderbird zum Beispiel wird das kein Problem sein.

Das iPad-Kassensystem von orderbird ist nämlich auf das neue Kassengesetz und die technische Umsetzung der KassenSichV vorbereitet. Eine finanzamtkonforme Kassenführung ist mit orderbird auch 2020 kein Problem! Fülle das untenstehende Formular aus und wir nehmen mit Dir unverbindlich Kontakt auf, um Dich von den Funktionen unseres Kassensystems zu überzeugen.