GoBD konform: Korrekte Kassenführung in der Gastronomie

Als Betreiber einer Gastronomie musst Du sicherstellen, dass Deine Kassenführung GoBD-konform ist. Was bedeutet das? Hier erfährst Du alles über die GoBD.

Das erwartet Dich in diesem Artikel zum Thema GoBD-konforme Kassenführung

1. Die GoBD: Was sind die GoBD?

2. Die GoBD und die Gastronomie: Warum gelten die GoBD für Dich als Gastronomen?

3. GoBD-konforme Aufzeichnung und Archivierung: Wie Du die GoBD ordnungsgemäß in die Praxis umsetzt.

4. Die GoBD und orderbird: Das iPad-Kassensystem von orderbird – die GoBD-konforme Kasse für Deine Gastronomie.

GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Das steckt hinter den GoBD

Die GoBD sind die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. 

Das heißt: Die GoBD schreiben den Unternehmen Regeln vor, die bei der Buchführung und Archivierung aller Dokumente und Rechnungen eingehalten werden müssen. Darüber hinaus wird durch die GoBD sichergestellt, dass das Finanzamt immer die Möglichkeit hat, auf die Daten eines Unternehmens zuzugreifen. Ziel der GoBD ist somit zweierlei:

• Die Sicherstellung, dass steuerrelevante Unterlagen und Aufzeichnungen in originaler, unveränderter Form digital aufbewahrt werden.
• Problemlose Steuerprüfungen von Unternehmen.

Die GoBD sind also eine gesetzlich festgelegte Maßnahme, um Schwarzgeld zu verhindern. 

Die GoBD sind ein wichtiger Schritt gegen Steuerhinterziehung: Sie sollen verhindern, dass Unternehmen Rechnungen, Aufzeichnungen und Belege unterschlagen.

Die GoBD wurden bereits 14. November 2014 in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht und gelten seit dem 1. Januar 2015. Damit lösen sie die zuvor wirksamen GDPdU (“Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, BMF-Schreiben von 2001) und die GoBS (“Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme”, BMF-Schreiben von 1995) ab.

Du verzweifelst an den GoBD? orderbird hilft!

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Unternehmen in Deutschland, die zur Buchführung und zur Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen verpflichtet sind – aber nur, wenn die Buchhaltung elektronisch geführt wird. Wenn Du als Gastronom also mit einem digitalen Kassensystem, einer Registrierkasse oder einer PC-Kasse arbeitest, muss Deine Buchhaltung in elektronischer Form erfolgen – und zwar GoBD-konform. Das heißt, Du als Gastronom musst auf eine ordnungsmäßige Erfassung, Bearbeitung und Archivierung sämtlicher Unterlagen, Aufzeichnungen und Rechnungen achten. Darüber hinaus schreiben die GoBD vor, dass Du der Steuerbehörde jederzeit einen problemlosen Datenzugriff ermöglichen musst. So kann überprüft werden, ob Deine Bücher ordnungsgemäß geführt werden.

Wieso Du Dich an die GoBD halten musst

Wenn Du als Gastronom mit einem digitalen Aufzeichnungssystem arbeitest, gelten für Dich die GoBD. Wird Deine Buchführung durch die Finanzbehörden geprüft, muss sichergestellt sein, dass Du sämtliche Anforderungen der GoBD erfüllst. Ist dies nicht der Fall, kann Dir das Finanzamt Steuerhinterziehung vorwerfen. Du musst dann mit einer Hinzuschätzung rechnen, die sich auf bis zu 10 % Deines Umsatzes belaufen kann!

Die Einhaltung der GoBD ist für Dich als Gastronom Pflicht! Andernfalls erwartet Dich spätestens bei der Steuerprüfung ein böses Erwachen.

Die GoBD und Dein Kassensystem

Was bedeuten die GoBD für Dein Kassensystem in der Gastronomie? Die Antwort ist kurz und knapp: Die GoBD besagt, dass alle steuerrelevanten Daten in elektronischer Form erfasst werden müssen. Außerdem müssen sie für die Dauer von 10 Jahren jederzeit verfügbar sein. Du musst sicherstellen, dass Dein Kassensystem die relevanten Daten GoBD-konform bereithalten kann. Dann wirst Du bei einer Betriebsprüfung keine Probleme haben!

Die GoBD gilt für alle Betriebe, die mit einem digitalen Kassensystem arbeiten.

GoBD-konforme Buchführung

Du arbeitest mit einem digitalen Kassensystem? Dann wird Dir durch die GoBD genau vorgeschrieben, welche Unterlagen, Rechnungen, Aufzeichnungen und Daten Du archivieren musst. Die GoBD regeln zudem, wie Du die einzelnen Buchungen vornehmen musst. Außerdem erfährst Du durch die GoBD, was Du bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Dokumente beachten musst.

Die GoBD schreiben Unternehmen eine digitale Buchung und Aufbewahrung steuerrelevanter Daten vor.

Archivierung von Daten nach den GoBD

Du bist dazu verpflichtet, alle für die Besteuerung relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form aufzubewahren. Nach den GoBD handelt es sich dabei um:

• Journaldaten (dazu gehören einzelne Bestellungen, Rechnungen, Belege, begründete Stornos)
• Buchungsbelege
• Berichte (Auswertungsdaten wie Z-Berichte)
• alle für die Buchführung relevanten Bücher (z.B. das Kassenbuch)
• Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
• Stammdatenänderungen (Benutzer, Artikel, Warengruppen usw.)
• Programmierdaten bzw. die Bedienungsanleitung der Kasse
• Verfahrensdokumentation

Rechnungen und Belege, die Du nur in Papierform zur Verfügung hast, musst Du für eine ordnungsmäßige Aufbewahrung scannen. Auf diese Weise kannst Du diese Dokumente GoBD-konform in elektronischer Form ablegen und archivieren.

Die iPad-Kasse von orderbird erleichtert Dir die Buchführung nach den GoBD: Mit der integrierten Kamera kannst Du wichtige Belege und Rechnungen einfach abfotografieren und problemlos speichern.

Außerdem empfehlen wir Dir: Geh für eine GoBD-konforme Buchführung auf Nummer sicher und spreche mit Deinem Steuerberater oder direkt mit der Finanzbehörde. Frage nach, ob neben den genannten Dokumenten noch weitere Daten aufbewahrt werden müssen.

Buchführung nach den GoBD heißt, sämtliche Unterlagen in digitaler Form zu speichern.

Das gehört zu einer GoBD-konformen Buchführung:

Die GoBD schreiben nicht nur vor, welche Dokumente Du archivieren musst: Sie regeln auch, wie genau die einzelnen Informationen aufgezeichnet werden müssen. Bei einer GoBD-konformen Buchführung musst Du Folgendes beachten:

Einzelaufzeichnungspflicht: Bare und unbare Einnahmen müssen dringend separat aufgezeichnet werden. Alle Bargeldbewegung müssen vollständig und chronologisch geordnet in einem Kassenbuch aufgeführt werden. Wichtig ist: Die GoBD besagen, dass auch das Kassenbuch in elektronisch Form geführt werden muss.

Richtigkeit: Nach den GoBD bist Du dazu verpflichtet, sämtliche Daten zu den einzelnen Geschäftsvorfällen fehlerfrei zu dokumentieren.

Vollständigkeit: Für eine GoBD-konforme Buchführung müssen alle buchungsrelevante Daten vollständig gespeichert werden. Das heißt auch, dass sie folgende Informationen enthalten müssen: Belegnummer, Datum, Betrag und Menge, Absender und Empfänger.

Zeitnah: Nach den GoBD müssen alle Belege unmittelbar nach Eingang, spätestens aber am 10 Tag gebucht und archiviert werden. Bareinnahmen müssen sogar täglich gebucht werden!

Nachvollziehbarkeit: Eine GoBD-konforme Buchhaltung muss sinnvoll geordnet sein. Betriebsprüfer und Steuerberater müssen sie leicht nachvollziehen können. Das bedeutet, dass die einzelnen Einträge z.B. nach Datum und Geschäftsbereich sortiert sind.

Unveränderbarkeit: Die GoBD schreiben vor, dass alle Einträge in Deiner Buchhaltung in originaler Form vorliegen müssen. Sie dürfen nachträglich nicht verändert, unkenntlich oder gelöscht werden. Du hast Dich vertippt und musst deshalb eine Änderung vornehmen? Das muss leicht nachvollziehbar protokolliert werden. Der ursprüngliche Eintrag darf dabei nie unkenntlich gemacht werden, denn das verstößt gegen die GoBD.

Bedenke: Ab 2020 werden die GoBD durch das Kassengesetz verschärft. Informiere Dich rechtzeitig! 

Verfahrensdokumentation: Nach den GoBD bist Du dazu verpflichtet eine Verfahrensdokumentation zu machen. Hier beschreibst Du, wie Du Belege und Dokumente erfasst, bearbeitet und archiviert hast.

Aufbewahrungspflicht: Für alle steuerrelevante Belege, Rechnungen, Aufzeichnungen und Bücher schreiben die GoBD eine Aufbewahrung von 10 Jahren vor.

orderbird: Die GoBD-konforme Lösung für Deine Gastronomie

Mit orderbird ist die GoBD-konforme Kassenführung kein Problem.

Das iPad-Kassensystem von orderbird ist nicht nur eine rechtssichere, GoBD-konforme Kasse für die Gastronomie: Es erleichtert Dir sogar die gesamte Kassenführung. Bei einer korrekten Nutzung der Kasse kannst Du die GoBD schnell und einfach in der Praxis umsetzen:

• Belege problemlos abfotografieren und in digitaler Form speichern
• automatische Datenerfassung
• einfache Erstellung von Berichten, die den Anforderungen des Finanzamts entsprechend
• schneller Export steuerrelevanter Unterlagen (problemloser Datenzugriff durch die Finanzbehörden)
• ein integriertes Kassenbuch

Darüber hinaus ist orderbird stets aktuell und zukunftsorientiert: Schreibt der Gesetzgeber neue Regelungen vor, bietet orderbird schnelle und einfache Updates für das Kassensystem an. Dadurch wird jederzeit eine finanzamtkonforme Kassenführung ermöglicht.

Vermeide Komplikationen mit den Finanzbehörden und sorge für eine Kassenführung nach den GoBD! Fülle einfach das unten stehende Formular aus und Du erhältst eine kostenlose Demo von orderbird. So kannst Du Dich selbst davon überzeugen, wie einfach unser GoBD-konformes Kassensystem ist.